Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW Bankengruppe) setzt auf Workshare, um Microsoft Office-Dokumente von versteckten und sensiblen Informationen zu bereinigen. Workshare Protect wird bei den rund 3.900 Mitarbeitern der KfW in alle Office-Anwendungen integriert und entfernt auf Mausklick potenziell sensible Daten. Workshares Lösung zur Verhinderung von Informationslecks (Information Leak Prevention (ILP)) ist ohne Schulungsaufwand für jeden Office-Nutzer zu bedienen und sorgt bei der KfW für höchste Sicherheit in der dokumentenbasierten Kommunikation.
Im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten aus Word, Excel und Powerpoint wird oft übersehen, dass sie neben den sichtbaren Inhalten auch versteckte Informationen enthalten. Das können als so genannte Metadaten abgespeicherte Informationen wie Autoren, E-Mail-Adressen, Versionsnummern, Schlagworte oder Speicherverzeichnisse sein. Ebenso heikel ist die „Überarbeiten“-Funktion in Word, die protokolliert, wer an einem Dokument welche Änderungen vorgenommen hat. Ein weiteres Risiko stellen versteckte Excel-Spalten dar, die vertrauliche Finanzinformationen enthalten können. Wenn sie versehentlich an Dritte weitergegeben werden, können solche vertraulichen Angaben zu einem ernsten Sicherheitsproblem werden, nicht nur für Banken.
Die KfW entschloss sich nach einer Testphase mit zwanzig Mitarbeitern für die ILP-Lösung Workshare Protect, um die strengen internen Datenschutzbestimmungen auch im täglichen Umgang mit Office-Dokumenten umzusetzen. Workshare Protect analysiert Dokumente aller Art auf versteckte Daten und sensible Informationen und macht den Anwender gemäß der Sicherheitsregeln darauf aufmerksam. Dabei muss der Nutzer seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen - ein Mausklick auf den Workshare Protect-Button in der Menüleiste genügt, um das aktuelle Dokument zu prüfen. Sollten sensible Daten gefunden werden, werden sie angezeigt und der Anwender erhält die Option, sie zu löschen oder im Dokument zu belassen.
„Uns war es wichtig, dass unsere Mitarbeiter ein Bewusstsein für die Existenz inhalteabhängiger Risiken in ihren Dokumenten entwickeln. Jeder weiß selbst am besten, welche Informationen sensibel sind und welche nicht. Das gleiche gilt für den Bearbeitungsstand eines Dokuments“, erläutert Gerd Reinhardt, Abteilungsleiter PC Management bei der KfW, die Motivation, Workshare einzusetzen. „Mit Workshare Protect haben unsere Mitarbeiter jetzt ein Werkzeug, mit dem sie ihre Dateien kinderleicht bereinigen können, wenn es angebracht ist. Es fördert den verantwortungsvollen Umgang mit Dokumenten, wenn man selbst entscheiden kann, was mit den Inhalten zu tun ist.“
Workshare Protect integriert nahtlos mit Microsoft Office 2003, das bei der KfW im Rahmen einer unternehmensweiten Migration aller Desktop-Rechner auf Windows XP Service-Pack 2 mit installiert wurde. Nach dem Update ihres Rechners erhielten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung der Abteilung PC Management, in der sie über die neuen Funktionen ihres Arbeitsgeräts informiert wurden. Dabei wurde auch auf das Risiko versteckter und sensibler Daten hingewiesen und Workshare als Bereinigungswerkzeug eingeführt. Aufwändige Schulungen im Umgang mit der Lösung waren nicht notwendig, eine schrittweise Anleitung im KfW-Intranet genügte.
„Die KfW ist ein Musterbeispiel für unseren Ansatz, Endanwender in die Lage zu versetzen, die Sicherheit ihrer dokumentenbasierten Kommunikation selbst in die Hand zu nehmen“, meint Frank Böning, Sales Direktor EMEA bei Workshare. „Gerade im Bankenwesen ist das Vertrauen zwischen der Bank und ihren Kunden und Partnern eine unverzichtbare Grundlage für das gemeinsame Geschäft. Das weiß jeder Mitarbeiter, und mit Workshare Protect kann er seine Vertrauenswürdigkeit im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten unter Beweis stellen. Das schafft mehr Nutzerakzeptanz für ein Softwaretool als jede Vorschrift oder Zwangsprüfung von Kommunikationsprozessen.“
Workshare unterstützte die IT-Mitarbeiter der KfW beim Auswahlprozess, der Testphase und bei der anfänglichen Implementierung. Der Rollout an den drei Standorten Berlin, Bonn und Frankfurt am Main indes lag komplett in der Hand der KfW IT-Fachleute.
Über die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
Die Kreditanstalt für Wiederaufbau gibt als Förderbank des Bundes (80%) und der Länder (20%) seit über 50 Jahren maßgebliche Impulse für Wirtschaft, Gesellschaft und Ökologie in Deutschland, Europa und der Welt. Die KfW fokussiert den Mittelstand und Existenzgründer, fördert aber auch Wohneigentum und Wohnraummodernisierung, den Schutz von Umwelt und Klima, ist in der Export- und Projektfinanzierung aktiv und kümmert sich um die Förderung von Entwicklungs- und Reformländern. Mit einer Bilanzsumme von rund 314 Milliarden Euro (Stand: 31.12.2005) ist sie eine der zehn größten Banken in Deutschland. Die KfW unterhält Niederlassungen in Frankfurt am Main, Berlin und Bonn.
Im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten aus Word, Excel und Powerpoint wird oft übersehen, dass sie neben den sichtbaren Inhalten auch versteckte Informationen enthalten. Das können als so genannte Metadaten abgespeicherte Informationen wie Autoren, E-Mail-Adressen, Versionsnummern, Schlagworte oder Speicherverzeichnisse sein. Ebenso heikel ist die „Überarbeiten“-Funktion in Word, die protokolliert, wer an einem Dokument welche Änderungen vorgenommen hat. Ein weiteres Risiko stellen versteckte Excel-Spalten dar, die vertrauliche Finanzinformationen enthalten können. Wenn sie versehentlich an Dritte weitergegeben werden, können solche vertraulichen Angaben zu einem ernsten Sicherheitsproblem werden, nicht nur für Banken.
Die KfW entschloss sich nach einer Testphase mit zwanzig Mitarbeitern für die ILP-Lösung Workshare Protect, um die strengen internen Datenschutzbestimmungen auch im täglichen Umgang mit Office-Dokumenten umzusetzen. Workshare Protect analysiert Dokumente aller Art auf versteckte Daten und sensible Informationen und macht den Anwender gemäß der Sicherheitsregeln darauf aufmerksam. Dabei muss der Nutzer seine gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen - ein Mausklick auf den Workshare Protect-Button in der Menüleiste genügt, um das aktuelle Dokument zu prüfen. Sollten sensible Daten gefunden werden, werden sie angezeigt und der Anwender erhält die Option, sie zu löschen oder im Dokument zu belassen.
„Uns war es wichtig, dass unsere Mitarbeiter ein Bewusstsein für die Existenz inhalteabhängiger Risiken in ihren Dokumenten entwickeln. Jeder weiß selbst am besten, welche Informationen sensibel sind und welche nicht. Das gleiche gilt für den Bearbeitungsstand eines Dokuments“, erläutert Gerd Reinhardt, Abteilungsleiter PC Management bei der KfW, die Motivation, Workshare einzusetzen. „Mit Workshare Protect haben unsere Mitarbeiter jetzt ein Werkzeug, mit dem sie ihre Dateien kinderleicht bereinigen können, wenn es angebracht ist. Es fördert den verantwortungsvollen Umgang mit Dokumenten, wenn man selbst entscheiden kann, was mit den Inhalten zu tun ist.“
Workshare Protect integriert nahtlos mit Microsoft Office 2003, das bei der KfW im Rahmen einer unternehmensweiten Migration aller Desktop-Rechner auf Windows XP Service-Pack 2 mit installiert wurde. Nach dem Update ihres Rechners erhielten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung der Abteilung PC Management, in der sie über die neuen Funktionen ihres Arbeitsgeräts informiert wurden. Dabei wurde auch auf das Risiko versteckter und sensibler Daten hingewiesen und Workshare als Bereinigungswerkzeug eingeführt. Aufwändige Schulungen im Umgang mit der Lösung waren nicht notwendig, eine schrittweise Anleitung im KfW-Intranet genügte.
„Die KfW ist ein Musterbeispiel für unseren Ansatz, Endanwender in die Lage zu versetzen, die Sicherheit ihrer dokumentenbasierten Kommunikation selbst in die Hand zu nehmen“, meint Frank Böning, Sales Direktor EMEA bei Workshare. „Gerade im Bankenwesen ist das Vertrauen zwischen der Bank und ihren Kunden und Partnern eine unverzichtbare Grundlage für das gemeinsame Geschäft. Das weiß jeder Mitarbeiter, und mit Workshare Protect kann er seine Vertrauenswürdigkeit im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten unter Beweis stellen. Das schafft mehr Nutzerakzeptanz für ein Softwaretool als jede Vorschrift oder Zwangsprüfung von Kommunikationsprozessen.“
Workshare unterstützte die IT-Mitarbeiter der KfW beim Auswahlprozess, der Testphase und bei der anfänglichen Implementierung. Der Rollout an den drei Standorten Berlin, Bonn und Frankfurt am Main indes lag komplett in der Hand der KfW IT-Fachleute.
Über die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
Die Kreditanstalt für Wiederaufbau gibt als Förderbank des Bundes (80%) und der Länder (20%) seit über 50 Jahren maßgebliche Impulse für Wirtschaft, Gesellschaft und Ökologie in Deutschland, Europa und der Welt. Die KfW fokussiert den Mittelstand und Existenzgründer, fördert aber auch Wohneigentum und Wohnraummodernisierung, den Schutz von Umwelt und Klima, ist in der Export- und Projektfinanzierung aktiv und kümmert sich um die Förderung von Entwicklungs- und Reformländern. Mit einer Bilanzsumme von rund 314 Milliarden Euro (Stand: 31.12.2005) ist sie eine der zehn größten Banken in Deutschland. Die KfW unterhält Niederlassungen in Frankfurt am Main, Berlin und Bonn.
