Schnell von der Hand: One Click Solutions GmbH integriert manuelle Datenerfassung in den Workflow

(PresseBox) ( Hannover, )
Clicken statt Tippen, so lautet das Motto der One Click Solutions GmbH. Sie präsentiert auf der diesjährigen CeBIT ihre Softwarelösung ClickReader dem Messepublikum, mit der die manuelle Erfassung von Dokumenten und Belegen bis zu drei mal schneller erledigt werden kann. Als Partner am Stand von windream, Hersteller eines Dokumenten-Management- und Archiv-Systems (Halle 1, K90), führt One Click Solutions unter anderem vor, wie mit dem ClickReader Dokumente und Belege per Click einfach und schnell manuell indexiert werden – Eintippen wird damit überflüssig.
ClickReader ist eine ideale Ergänzung zu automatischen Lösungen zur Dokumenten- und Belegerfassung oder für Unternehmen mit geringerem Belegaufkommen. Über entsprechende Schnittstellen kann der ClickReader in den Workflow mit DMS, ERP, FiBu, RePrü etc. eingebunden werden.

Die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten hat inzwischen bei vielen Unternehmen Einzug gehalten. Bestellungen, Anfragen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Posteingänge werden gescannt und in elektronischer Form im Unternehmen weiterbearbeitet oder archiviert. Moderne Technologien ermöglichen bei der Dokumentenerfassung inzwischen einen hohen Automatisierungsgrad. Insbesondere die Vergabe von Indizes oder Dokument-Attributen erfordert jedoch häufig noch immer manuelle Eingriffe seitens des Anwenders – ein Prozess, der oft mit einem beträchtlichen Zeitaufwand und mit der Gefahr von Fehleingaben verbunden ist. Das gilt natürlich erst recht in kleineren Unternehmen, wo alle Belege grundsätzlich manuell digitalisiert werden, da sich eine automatische Erfassung aufgrund des relativ geringen Belegaufkommens nicht lohnt.

Mit dem ClickReader hat One Click Solutions eine Softwarelösung geschaffen, die Mitarbeiter bei der manuellen Erfassung unterstützt. Damit ist sie insbesondere auch für kleinere Unternehmen attraktiv. ClickReader ermöglicht die Posteingangserfassung ohne vorherige Klassifizierung nach Dokumententypen. Zeichenfolgen wie Wörter oder Beträge werden als Block erkannt und am Bildschirm markiert angezeigt. Der Anwender klickt einfach auf einen Block, und der ClickReader übergibt die Daten in die Eingabemaske. Ebenso können Tabellen übernommen werden. Der Anwender kommt ohne Tastatur aus, die Erfassung wird um Faktor zwei bis drei beschleunigt und Fehleingaben werden vermieden. Zusätzlich steigt die Qualität der Daten, indem die Software bekannte Stammdaten mit den aktuellen Belegdaten abgleicht und ggf. ergänzt.

ClickReader lässt sich zudem einfach in den Workflow zu DMS, ERP, FiBu, RePrü etc. anbinden. Welchem System die erfassten Informationen übergeben werden, wird mit dem Erfassungs-Layout festgelegt. Es kann jederzeit zwischen Layouts gewechselt werden. Die Layouts kann der Anwender individuell erstellen. Dazu stehen Felder, Listboxes und Checkboxes zur Auswahl. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Auf der CeBIT 2007 zeigt die One Click Solutions GmbH unter anderem, wie ClickReader zur Belegerfassung mit dem Dokumenten-Management- und Archiv-System windream eingesetzt werden kann. Beliebige Papierdokumente oder Belege wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Schadensmeldungen, Bewerbungen usw., die in windream archiviert werden sollen, werden zunächst im Stapelverfahren gescannt und mit der in das System eingebundenen OCR-Software analysiert. Anschließend legt die Software die gescannten Dokumente im TIFF- oder im PDF-Format ab. Sobald diese Dateien zur Verfügung stehen, kann der Anwender sie zur weiteren Verschlagwortung mit dem ClickReader aufrufen. Das gleiche Verfahren funktioniert selbstverständlich auch mit Dokumenten, die bereits in elektronischer Form (TIFF oder PDF) vorliegen und nicht mehr gescannt werden müssen. Sobald die Erfassung durchgeführt ist, werden die Indizes und Dokumente per Click an windream übergeben und dort automatisch archiviert.

Für jeden die richtige Lösung
ClickReader ist nicht nur ergonomisch getrimmt und kinderleicht zu bedienen, sondern auch je nach Anforderung flexibel skalierbar. Als Einstiegslösung bietet sich der ClickReader Light als Basisfunktionalität an. Aus einem Baukastensystem können je nach Anforderung beliebige Add-On-Module zur weiteren beschleunigten Erfassung eingebunden werden, wie z.B. Tabellenfunktion, Schnellrechner, Stammdatenerfassung. Für die Anbindung an andere Back-Office-Systeme stehen Schnittstellenmodule zur Verfügung. Die Anbindung an das Archivsystem windream ist sogar mit einer automatischen Layoutgenerierung im ClickReader verbunden.
Die One Click Solutions GmbH finden sie auf der CeBIT 2007 in Halle 1, am Stand K90 und am Stand F91.

One Click Solutions GmbH
Die One Click Solutions GmbH entwickelt und vertreibt die Software Clickreader zur manuellen Belegerfassung. Das Unternehmen wurde im März 2006 gegründet und hat sich auf Lösungen im Bereich der Belegerfassung spezialisiert. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart. Gesellschafter der One Click Solutions GmbH sind Klaus Marx und Klaus Rehm (geschäftsführende Gesellschafter).

Redaktionskontakt:

One Click Solutions GmbH
Klaus Marx
Geschäftsführer
Zwergbachstr. 16
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Telefon +49 (0)9131 918916-1
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klaus.marx@oneclicksolutions.de
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