Elektronische Rechnungen sind die automatisierte Alternative zur herkömmlichen Papierrechnung und helfen, Kosten, Platz und Zeit zu sparen. Seit 2011 sind die digitalen Rechnungen Papierrechnungen gleichgestellt, müssen aber eine Reihe an Anforderungen erfüllen. Das kostenlose Rechnungsformat ZUGFeRD bringt Forderungen des Gesetzgebers und Wünsche der Anwender zusammen und wird inzwischen von immer mehr Unternehmen genutzt. Ab sofort verwendet auch die WIEDEMANN-Gruppe ZUGFeRD. Partner im Fachhandwerk, deren Software das neue Format für die Rechnungsstellung unterstützt, können so nun ebenfalls auf ZUGFeRD umstellen und ihr Tagesgeschäft entlasten.
Praktisch, papierlos, schnell und sicher
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das deutschen, europäischen und internationalen Standards entspricht. Es bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei einzubetten. „Der Fachhandwerker erhält also eine PDF-Datei, die ganz normal am Bildschirm betrachtet werden kann, zudem aber einen Datensatz XML-Daten beinhaltet, die ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können“, erklärt Carsten Ranke, Leiter IT/Organisation der WIEDEMANN-Gruppe.
Vorteile der digitalen Rechnung: Prüfroutinen und Buchung können automatisiert abgewickelt und wesentlich beschleunigt werden, manuelle Eingabefehler werden ausgeschlossen und die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung lassen sich verringern. Die elektronische Archivierung spart Papier, Platz und Arbeitzeit, auch der Zugriff auf abgelegte Rechnungen wird dank hinterlegter Suchfunktionen vereinfacht. Das PDF-Format erfüllt die Anforderungen an eine rechts- und revisionssichere Archivierung.
„Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD ist für uns eine weitere Investition in die Zukunft. Speziell für das Handwerk ist es sehr wichtig, den Anschluss in der Digitalisierung nicht zu verlieren. Außerdem müssen ab November 2020 alle Rechnungen für öffentliche Aufträge elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.“
Praktisch, papierlos, schnell und sicher
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das deutschen, europäischen und internationalen Standards entspricht. Es bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei einzubetten. „Der Fachhandwerker erhält also eine PDF-Datei, die ganz normal am Bildschirm betrachtet werden kann, zudem aber einen Datensatz XML-Daten beinhaltet, die ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können“, erklärt Carsten Ranke, Leiter IT/Organisation der WIEDEMANN-Gruppe.
Vorteile der digitalen Rechnung: Prüfroutinen und Buchung können automatisiert abgewickelt und wesentlich beschleunigt werden, manuelle Eingabefehler werden ausgeschlossen und die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung lassen sich verringern. Die elektronische Archivierung spart Papier, Platz und Arbeitzeit, auch der Zugriff auf abgelegte Rechnungen wird dank hinterlegter Suchfunktionen vereinfacht. Das PDF-Format erfüllt die Anforderungen an eine rechts- und revisionssichere Archivierung.
„Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD ist für uns eine weitere Investition in die Zukunft. Speziell für das Handwerk ist es sehr wichtig, den Anschluss in der Digitalisierung nicht zu verlieren. Außerdem müssen ab November 2020 alle Rechnungen für öffentliche Aufträge elektronisch ausgestellt und übermittelt werden.“
