Vom Briefkasten auf die Festplatte – VOI Showcase „Digitale Postbearbeitung“ zeigt, wie es geht.

Büro ohne Papier

(PresseBox) ( Bonn, )
Auf der CeBIT 2007 tritt der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. erneut den Beweis an: Ohne Papier werden Prozesse schneller verarbeitet und Dokumente gleichzeitig sicher archiviert. In unmittelbarer Nähe des DMS-Forums ist das digitale Musterbüro (Halle 1, Stand M81) aufgebaut. Hier kann der Besucher live mitverfolgen, wie Unternehmen eingehende Dokumente vollständig papierlos bearbeiten können. Das Konzept für das digitale Musterbüro wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI entwickelt. Verschiedene Aussteller der DMS-Area unterstützen das Projekt mit ihren Technologien.

Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter

Der VOI empfiehlt, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch – und damit papierlos – vorzunehmen. Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit bei der Bearbeitung, sie erleichtern durch eine zentrale Datenhaltung das Finden von Informationen und reduzieren den Platz für die Archivierung: Auf eine CD passen circa 10.000 Dokumente, das entspricht dem Inhalt von etwa 20 Aktenordnern.

Das Platz sparende Archivieren von Dokumenten ist aber nur ein Vorteil der Dokumentendigitalisierung. Wesentlicher ist die schnelle Bereitstellung der Dokumenteninhalte und deren Bearbeitung. Erst dann kann die Effizienz der Geschäftsprozesse nachhaltig gesteigert werden bei gleichzeitiger Kostensenkung. „Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung lassen sich Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren“, rechnet Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, vor.

Viele Vorteile für den Arbeitsalltag

Wie Unternehmen diese Vorteile für sich nutzen können, zeigt der VOI vom 15. bis 21. März 2007 zum zweiten Mal auf einer Sonderfläche „Digitale Postbearbeitung“ während der CeBIT 2007 in Hannover. Innerhalb der DMS-Area in der Halle 1 ist ein Musterbüro (Stand M81) aufgebaut, in dem der Besucher live erleben kann, wie eingehende Dokumente digital verteilt, bearbeitet, archiviert und gegebenenfalls weiterverarbeitet werden. Auf stündlich stattfindenden Führungen erläutert ein Moderator die Arbeitsweise der Lösungen und beantwortet Fragen.

Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf – eines Unternehmens, sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im Posteingangsbereich sichern Elektronische Signaturen die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort unmittelbar für einen erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.
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