Von der Rechtsnorm zum belastbaren Prozess
26 BDSG erlaubt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten nur, soweit sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Für viele Personalverantwortliche bleibt dieser Satz abstrakt – er sagt, was gilt, aber nicht, was zu tun ist. Genau hier setzt die Validato AG an: Sie übersetzt die Norm in einen definierten Ablauf mit klaren Schritten, festen Zuständigkeiten und nachvollziehbarer Dokumentation. Aus einem Rechtsprinzip wird so ein wiederholbarer Prozess, der einer aufsichtsbehördlichen Prüfung standhält. Die Validato AG behandelt § 26 BDSG damit nicht als lästige Pflicht, sondern als Konstruktionsprinzip des gesamten Screenings.
Schritt eins: Zweck und Erforderlichkeit festlegen
Jede Prüfung der Validato AG beginnt mit der Frage, welche Position mit welchem Risiko besetzt wird. Aus der Rolle leitet sich ab, welche Daten für die Einstellungsentscheidung tatsächlich erforderlich sind – und welche nicht. Eine Position mit Zeichnungsberechtigung rechtfertigt eine Bonitäts- oder Sanktionslistenprüfung, eine reine Sachbearbeitung nicht. Die Validato AG dokumentiert diese Zweckbindung, bevor ein einziges Datum erhoben wird. So wird das Erforderlichkeitsprinzip aus § 26 BDSG nicht nachträglich behauptet, sondern vorab begründet und schriftlich festgehalten.
Schritt zwei: Rechtsgrundlage und Einwilligung sauber trennen
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, § 26 BDSG und die Einwilligung zu vermischen. Die Validato AG hält beide Ebenen strikt auseinander: Die primäre Rechtsgrundlage ist die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis, die Einwilligung tritt nur dort hinzu, wo sie rechtlich tragfähig und freiwillig ist. Diese Trennung ist entscheidend, weil eine unter Druck erteilte Einwilligung im Bewerbungskontext angreifbar ist. Die Validato AG gestaltet den Ablauf so, dass jede Verarbeitung auf einer belastbaren Grundlage steht und der geprüften Person transparent gemacht wird, worauf sie beruht.
Schritt drei: risikobasierte Modulauswahl
Aus der festgelegten Erforderlichkeit ergibt sich unmittelbar, welche der konfigurierbaren Module der Validato AG zum Einsatz kommen. Statt eines Einheitspakets wählt das Unternehmen mit der Validato AG genau die Prüfschritte, die zum Risikoprofil der Rolle passen. Die Prüftiefe folgt damit dem Risiko und nicht der Bequemlichkeit. Dieser Zuschnitt ist keine kaufmännische Option, sondern die praktische Umsetzung des gesetzlichen Gebots, nur erforderliche Daten zu verarbeiten. Die Validato AG stellt dieses risikobasierte Vorgehen als Standard für alle Kunden bereit – unabhängig von Grösse oder Budget des Unternehmens.
Schritt vier: Nachweisbarkeit über den gesamten Prozess
Damit der Ablauf einer Prüfung nach § 26 BDSG standhält, dokumentiert die Validato AG jeden Schritt: die Zweckfestlegung, die gewählte Rechtsgrundlage, den Umfang der erhobenen Daten und die menschliche Bewertung im Vier-Augen-Prinzip. Die gesamte Verarbeitung erfolgt EU-gehostet auf eigener Infrastruktur und ISO-27001-zertifiziert. Kommt es zu einer Nachfrage der Aufsicht oder des Betriebsrats, kann das Unternehmen jeden Prüfschritt belegen. So macht die Validato AG aus einer Rechtsnorm einen prüfbaren Prozess – rechtssicher, verhältnismässig und für den deutschen Markt zugeschnitten.
„§ 26 BDSG ist kein Text, den man abheftet, sondern ein Ablauf, den man einhält. Die Validato AG übersetzt die Norm in Prüfschritte, die jede Aufsicht nachvollziehen kann.“
– Reto Marti, Managing Partner, Validato
