Printmedien werden immer weniger gelesen und abonniert, die Nutzerzahlen von Social Media-Diensten legen dagegen zu und haben insbesondere bei jungen Menschen eine hohe Verbreitung und Akzeptanz. Darauf reagieren Unternehmen und staatlichen Einrichtungen. Immer mehr Institutionen sind auf Facebook, Instagram oder anderen Plattformen präsent. Was ist mit dem Datenschutz? Bei staatlichen Stellen kommt auch noch Vorbildcharakter hinzu. „Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Normen ist für Unternehmen, aber auch für Behörden, Ministerien oder Stadtverwaltungen von großer Bedeutung. Fehltritte von ihnen sind immer auch mit einem Vertrauens- und Ansehensverlust verbunden“, erklärt UIMC-Geschäftsführer Dr. Jörn Voßbein. So fordert die Datenschutz-Aufsichtsbehörde in Rheinland-Pfalz nun von Behörden ein Social-Media-Konzept. Ist dies auch für Unternehmen zu empfehlen?
Um mit Kundeninnen und Kunden bzw. Bürgerinnen und Bürger besser zu kommunizieren, kommen immer mehr Institutionen auf die Idee eines eigenen Social-Media-Kanals (ob bei Facebook, Youtube oder TikTok). Datenschutzrechtlich begeben sich diese dann aber in eine Rolle der (Datenschutz-)Verantwortung. Der Europäische Gerichtshof urteilte dazu schon im Jahr 2018 eindeutig: Nicht nur Facebook ist beim Betrieb von Fanpages datenschutzrechtlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich, sondern ebenso der Betreiber der Fanpage. Das Gericht ging sogar noch weiter, indem es eine Außerbetriebnahme der Fanpage für verhältnismäßig erachtet, wenn die von Facebook zur Verfügung gestellte digitale Infrastruktur schwerwiegende datenschutzrechtliche Mängel aufweise. Klar ist aber, dass die Abschaltung auf den Fanpage-Betreiber negativ zurückfällt und gerade bei staatlichen Institutionen für Schlagzeilen sorgen wird.
Außer Frage steht allerdings auch, dass Facebook und andere Plattformen immer attraktiver für werden, da sich hierüber Personengruppen erreichen lassen, an die man anders nicht herankommt. Was ist also besonders zu beachten beim Betrieb eines Social-Media-Kanals?
Für das Social Media-Angebot sollte ein Konzept erarbeitet werden. In diesem muss dargelegt und begründet werden, wie die Entscheidung für das gewählte Social-Media-Angebot erfolgte. Warum dieses und nicht ein anderes, warum in dieser Form und nicht in einer anderen. Außerdem muss daraus hervorgehen, warum ein Verzicht zu einem massiven Qualitätsverlust bei der Aufgabenerfüllung führt.
Ebenfalls behandelt werden muss in dem Konzept der Zweck, die Art und der Umfang des Angebotes, das über die Social Media-Plattform präsentiert werden soll. Klar ist, dass eine kleine Gemeinde oder kleiner Handwerksbetrieb einen anderen Umfang erzeugen wird als das Robert-Koch-Institut in Zeiten einer Pandemie. In einem guten Social Media-Konzept sollten zudem die Verantwortlichkeiten für die inhaltliche und technische Redaktion des Angebotes festgehalten sein. Natürlich sollte auch eine Festlegung der Verantwortlichkeiten für die Wahrnehmung der Rechte der Betroffenen hier zu finden sein.
„Es ist datenschutzrechtlich kein Hexenwerk über Social Media-Kanäle mit den Menschen zu kommunizieren. Diese Art der Kommunikation wird weiter an Bedeutung gewinnen. Viel zu selten greifen Unternehmen und Behörden bisher auf fachliche Expertise zurück und verstolpern ihr Image oder gar ihre Vorbildfunktion“, betont der erfahrene Datenschutzfachmann Dr. Voßbein und hofft auf ein Umdenken. Ganz nach dem Motto „Wer schreibt, der bleibt“ ist man durch ein (kurzes) Konzept auf etwaige Rückfragen der Aufsichtsbehörden gut vorbereitet. „Natürlich nur, wenn die Inhalte auch ‚Hand und Fuß‘ haben,“ so Dr. Jörn Voßbein abschließend.
Um mit Kundeninnen und Kunden bzw. Bürgerinnen und Bürger besser zu kommunizieren, kommen immer mehr Institutionen auf die Idee eines eigenen Social-Media-Kanals (ob bei Facebook, Youtube oder TikTok). Datenschutzrechtlich begeben sich diese dann aber in eine Rolle der (Datenschutz-)Verantwortung. Der Europäische Gerichtshof urteilte dazu schon im Jahr 2018 eindeutig: Nicht nur Facebook ist beim Betrieb von Fanpages datenschutzrechtlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich, sondern ebenso der Betreiber der Fanpage. Das Gericht ging sogar noch weiter, indem es eine Außerbetriebnahme der Fanpage für verhältnismäßig erachtet, wenn die von Facebook zur Verfügung gestellte digitale Infrastruktur schwerwiegende datenschutzrechtliche Mängel aufweise. Klar ist aber, dass die Abschaltung auf den Fanpage-Betreiber negativ zurückfällt und gerade bei staatlichen Institutionen für Schlagzeilen sorgen wird.
Außer Frage steht allerdings auch, dass Facebook und andere Plattformen immer attraktiver für werden, da sich hierüber Personengruppen erreichen lassen, an die man anders nicht herankommt. Was ist also besonders zu beachten beim Betrieb eines Social-Media-Kanals?
Für das Social Media-Angebot sollte ein Konzept erarbeitet werden. In diesem muss dargelegt und begründet werden, wie die Entscheidung für das gewählte Social-Media-Angebot erfolgte. Warum dieses und nicht ein anderes, warum in dieser Form und nicht in einer anderen. Außerdem muss daraus hervorgehen, warum ein Verzicht zu einem massiven Qualitätsverlust bei der Aufgabenerfüllung führt.
Ebenfalls behandelt werden muss in dem Konzept der Zweck, die Art und der Umfang des Angebotes, das über die Social Media-Plattform präsentiert werden soll. Klar ist, dass eine kleine Gemeinde oder kleiner Handwerksbetrieb einen anderen Umfang erzeugen wird als das Robert-Koch-Institut in Zeiten einer Pandemie. In einem guten Social Media-Konzept sollten zudem die Verantwortlichkeiten für die inhaltliche und technische Redaktion des Angebotes festgehalten sein. Natürlich sollte auch eine Festlegung der Verantwortlichkeiten für die Wahrnehmung der Rechte der Betroffenen hier zu finden sein.
„Es ist datenschutzrechtlich kein Hexenwerk über Social Media-Kanäle mit den Menschen zu kommunizieren. Diese Art der Kommunikation wird weiter an Bedeutung gewinnen. Viel zu selten greifen Unternehmen und Behörden bisher auf fachliche Expertise zurück und verstolpern ihr Image oder gar ihre Vorbildfunktion“, betont der erfahrene Datenschutzfachmann Dr. Voßbein und hofft auf ein Umdenken. Ganz nach dem Motto „Wer schreibt, der bleibt“ ist man durch ein (kurzes) Konzept auf etwaige Rückfragen der Aufsichtsbehörden gut vorbereitet. „Natürlich nur, wenn die Inhalte auch ‚Hand und Fuß‘ haben,“ so Dr. Jörn Voßbein abschließend.
