Polizei Berlin ist mit ca. 26.000 Mitarbeitenden die größte Verwaltungseinheit des Landes Berlin. Entsprechend nimmt Digitalisierung bei der Berliner Polizei einen hohen Stellenwert ein. Als Vorreiter erschließt und ertüchtigt die Polizei Berlin digitale Verfahrensabläufe, um diese für Bezirke und andere Verwaltungseinheiten des Landes Berlin zur Verfügung zu stellen. Experten der Polizei Berlin haben die Notwendigkeit des digitalen Einkaufes erkannt. Die bis dato praktizierte “analoge” Beschaffung erwies sich als aufwändig und nicht zukunftsfähig. Anfang 2019 wurde man Im Rahmen eines Kongresses auf eine landesweite Einkaufslösung (KOKA RLP) aufmerksam. Das Modell basierte auf dem Zusammenspiel zwischen Kommunalem Dachverband, zugehörigen Mitgliedern, sowie TEK-SERVICE AG, als Technologie- und Servicedienstleister.
“Im Grunde sahen wir darin bereits den Prototypen, der in weiten Teilen bereits unsere Vorstellungen abdeckte.
Die Frage war, inwieweit die digitale und automatisierte Verzahnung ganz unterschiedlicher Akteure und Systeme gelingen konnte, “ so Achim Florin, Projektleiter bei der Polizei Berlin. “Die Anforderungen waren ambitioniert. So sollte beispielsweise für jede Bestellung, vor Weiterleitung an den betreffenden Lieferanten, in dem Haushalts- und Kassensystem Profiskal eine Mittelbindung erfolgen und die erzeugte Festlegungsnummer weiter verarbeitet werden. Diese wichtige Referenz sollte mit der Bestellung an den Lieferanten übermittelt und bei der Rechnungslegung berücksichtigt werden. Im Rahmen eines Projektes wurde das Modell realisiert und auf Belastbarkeit geprüft. Aus diesen Erkenntnissen entwickelte sich das zukünftige Pflichtenheft für eine Ausschreibung. So bestellen heute aurorisierte Besteller auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenvertäge über das eWarenhaus des Landes Berlin.
Aufträge werden an das Haushalts- und Kassensystem der Berliner Verwaltung (Profiskal) weitergeleitet und nach der Mittelbindung erhalten sie eine Festlegungsnummer (Form der Mittelbindung). Erst danach werden Bestellungen inklusive dieser wichtigen Referenz an die zugeordneten Lieferanten verschickt. Bei der Faktura berücksichtigen Lieferanten die Festlegungsnummern. Es handelt sich hierbei um einen durchgängig automatisierten Prozess, der den Einkauf enorm vereinfacht. Das Verfahren hat sich bewährt und ist übertragbar. So wurde das eWarenhaus Berlin für alle Dienststellen der Landeshauptstadt freigegeben. “Erste Interessensbekundungen aus den Bezirken liegen vor. Ca 20 Lieferanten haben das Onboardingverfahren bereits durchlaufen. Einige davon haben sich während dieser Zeit auch in Sachen Technologie weiterentwickelt. So sind e-Kataloge entstanden, wo zuvor keine waren, oder OCI Schnittstellen wurden auf Grund der Anforderungen realisiert. Es bleibt also spannend,” so Achim Florin, Polizei Berlin.
“Im Grunde sahen wir darin bereits den Prototypen, der in weiten Teilen bereits unsere Vorstellungen abdeckte.
Die Frage war, inwieweit die digitale und automatisierte Verzahnung ganz unterschiedlicher Akteure und Systeme gelingen konnte, “ so Achim Florin, Projektleiter bei der Polizei Berlin. “Die Anforderungen waren ambitioniert. So sollte beispielsweise für jede Bestellung, vor Weiterleitung an den betreffenden Lieferanten, in dem Haushalts- und Kassensystem Profiskal eine Mittelbindung erfolgen und die erzeugte Festlegungsnummer weiter verarbeitet werden. Diese wichtige Referenz sollte mit der Bestellung an den Lieferanten übermittelt und bei der Rechnungslegung berücksichtigt werden. Im Rahmen eines Projektes wurde das Modell realisiert und auf Belastbarkeit geprüft. Aus diesen Erkenntnissen entwickelte sich das zukünftige Pflichtenheft für eine Ausschreibung. So bestellen heute aurorisierte Besteller auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenvertäge über das eWarenhaus des Landes Berlin.
Aufträge werden an das Haushalts- und Kassensystem der Berliner Verwaltung (Profiskal) weitergeleitet und nach der Mittelbindung erhalten sie eine Festlegungsnummer (Form der Mittelbindung). Erst danach werden Bestellungen inklusive dieser wichtigen Referenz an die zugeordneten Lieferanten verschickt. Bei der Faktura berücksichtigen Lieferanten die Festlegungsnummern. Es handelt sich hierbei um einen durchgängig automatisierten Prozess, der den Einkauf enorm vereinfacht. Das Verfahren hat sich bewährt und ist übertragbar. So wurde das eWarenhaus Berlin für alle Dienststellen der Landeshauptstadt freigegeben. “Erste Interessensbekundungen aus den Bezirken liegen vor. Ca 20 Lieferanten haben das Onboardingverfahren bereits durchlaufen. Einige davon haben sich während dieser Zeit auch in Sachen Technologie weiterentwickelt. So sind e-Kataloge entstanden, wo zuvor keine waren, oder OCI Schnittstellen wurden auf Grund der Anforderungen realisiert. Es bleibt also spannend,” so Achim Florin, Polizei Berlin.
