Kleine Unternehmen würden am liebsten einfach nur das tun, was sie am besten können: die Kunden mit ihren jeweiligen Produkten oder Dienstleistungen versorgen. Zusätzlich müssen sie jedoch viel bürokratischen Aufwand treiben, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen - aber auch, um das eigene Geschäft optimal steuern zu können. Die beiden Unternehmen Smart Store und Tec Media Services bieten jetzt gemeinsam eine Lösung an, die anderen kleinen und mittleren Betrieben das Leben erleichtern soll: eine Online-Archivlösung speziell für diese Zielgruppe.
Die Aufbewahrung von Dokumenten ist Pflicht - mindestens zehn Jahre, in Deutschland aber teilweise auch 30 Jahre. Digitale Archivlösungen erfordern bis jetzt jedoch die Anschaffung einer Software zu Konditionen, die für kleine Firmen meist eine hohe Hürde darstellen. Das Einscannen der Dokumente ist mit zusätzlichem Zeitaufwand verbunden. Aber auch die Arbeit mit Papier ist ineffizient, weil viel Zeit mit Suchen verbracht und für die Aktenberge viel Lagerraum benötigt wird.
Die Lösung von Smart Store und Tec Media Services verbindet die Vorteile der digitalen Archivierung mit den Vorzügen des Papiers. Kunden können ihre Dokumente weiter in Papierform anlegen und abheften. In regelmäßigen Abständen werden die Ordner jedoch abgeholt und eingescannt. Anschließend stehen die Daten in einem geschützten Online-Bereich zur Verfügung und können bequem nach verschiedenen Kriterien und Stichworten durchsucht werden. Auch die Ergänzung der Dokumente ist problemlos möglich. Die Kunden zahlen für das Scannen und die Archivierung eine "Flatrate", also eine Pauschale.
"Alleine in Deutschland gibt es mehr als 100 Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen", erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. "Aber keiner macht Cloud Computing - das heißt, niemand bietet die Archivierung auf einer Online-Plattform an." Der Vorteil für die Nutzer bestehe darin, dass sie keine teure Software kaufen, installieren und pflegen müssen.
Das Angebot richtet sich an Unternehmen zwischen einem und rund 500 Mitarbeitern. "Besonders die kleinen Betriebe wie Klempner, Steuerberater und Immobilienmakler hatten bis jetzt kaum eine Möglichkeit, ihre Unterlagen effizient zu archivieren", betont Smart-Store-Inhaber Frank Czerwinski. "Attraktiv ist die Lösung aber auch für mittelgroße Unternehmen, die mit geringem Aufwand ein rechtssicheres Dokumentenmanagement betreiben wollen."
Pilotkunde für das gemeinsame Angebot ist die Holzring GmbH, ein Gemeinschaftsunternehmen von rund 50 Holz-Großhändlern, dessen zentrale Aufgabe in der Verhandlung von Rahmenverträgen mit den wichtigsten Lieferanten besteht. Die 40 Jahre alte Firma hat ihren Sitz im Technologiepark Universität Bremen und beschäftigt zehn Mitarbeiter. "Unser Ziel war es, das leidige Papier wegzubekommen", berichtet Hans Röhrs, der kaufmännische Leiter bei Holzring. "Die Anschaffung einer Software hätte sich für uns nicht gelohnt. Statt die vielen Stapel Papier jetzt einmal im Jahr in den Keller zu schleppen, lassen wir sie abholen, einscannen und ins Online-Archiv hochladen. Das ist eine gute und pragmatische Lösung."
Die Dokumente stehen nun bequem für den Zugriff durch Steuerberater und Finanzamt zur Verfügung, aber auch für eigene Ergänzungen. Archiviert werden beispielsweise Belege, Rechnungen und Gutschriften. Auch die komplette Dokumentation der Importabwicklung ist jetzt digital abrufbar. "Für uns bietet die Lösung eine spürbare Zeitersparnis", berichtet Röhrs. "Die Arbeit mit Papier haben wir radikal heruntergefahren. Man sieht kaum noch Akten auf den Schreibtischen und die großen Ablageschränke sind fast ausgestorben. Dieses Angebot ist für kleine Unternehmen hervorragend geeignet."
Weitere Informationen: www.archiv-flat.de
Die Aufbewahrung von Dokumenten ist Pflicht - mindestens zehn Jahre, in Deutschland aber teilweise auch 30 Jahre. Digitale Archivlösungen erfordern bis jetzt jedoch die Anschaffung einer Software zu Konditionen, die für kleine Firmen meist eine hohe Hürde darstellen. Das Einscannen der Dokumente ist mit zusätzlichem Zeitaufwand verbunden. Aber auch die Arbeit mit Papier ist ineffizient, weil viel Zeit mit Suchen verbracht und für die Aktenberge viel Lagerraum benötigt wird.
Die Lösung von Smart Store und Tec Media Services verbindet die Vorteile der digitalen Archivierung mit den Vorzügen des Papiers. Kunden können ihre Dokumente weiter in Papierform anlegen und abheften. In regelmäßigen Abständen werden die Ordner jedoch abgeholt und eingescannt. Anschließend stehen die Daten in einem geschützten Online-Bereich zur Verfügung und können bequem nach verschiedenen Kriterien und Stichworten durchsucht werden. Auch die Ergänzung der Dokumente ist problemlos möglich. Die Kunden zahlen für das Scannen und die Archivierung eine "Flatrate", also eine Pauschale.
"Alleine in Deutschland gibt es mehr als 100 Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen", erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services. "Aber keiner macht Cloud Computing - das heißt, niemand bietet die Archivierung auf einer Online-Plattform an." Der Vorteil für die Nutzer bestehe darin, dass sie keine teure Software kaufen, installieren und pflegen müssen.
Das Angebot richtet sich an Unternehmen zwischen einem und rund 500 Mitarbeitern. "Besonders die kleinen Betriebe wie Klempner, Steuerberater und Immobilienmakler hatten bis jetzt kaum eine Möglichkeit, ihre Unterlagen effizient zu archivieren", betont Smart-Store-Inhaber Frank Czerwinski. "Attraktiv ist die Lösung aber auch für mittelgroße Unternehmen, die mit geringem Aufwand ein rechtssicheres Dokumentenmanagement betreiben wollen."
Pilotkunde für das gemeinsame Angebot ist die Holzring GmbH, ein Gemeinschaftsunternehmen von rund 50 Holz-Großhändlern, dessen zentrale Aufgabe in der Verhandlung von Rahmenverträgen mit den wichtigsten Lieferanten besteht. Die 40 Jahre alte Firma hat ihren Sitz im Technologiepark Universität Bremen und beschäftigt zehn Mitarbeiter. "Unser Ziel war es, das leidige Papier wegzubekommen", berichtet Hans Röhrs, der kaufmännische Leiter bei Holzring. "Die Anschaffung einer Software hätte sich für uns nicht gelohnt. Statt die vielen Stapel Papier jetzt einmal im Jahr in den Keller zu schleppen, lassen wir sie abholen, einscannen und ins Online-Archiv hochladen. Das ist eine gute und pragmatische Lösung."
Die Dokumente stehen nun bequem für den Zugriff durch Steuerberater und Finanzamt zur Verfügung, aber auch für eigene Ergänzungen. Archiviert werden beispielsweise Belege, Rechnungen und Gutschriften. Auch die komplette Dokumentation der Importabwicklung ist jetzt digital abrufbar. "Für uns bietet die Lösung eine spürbare Zeitersparnis", berichtet Röhrs. "Die Arbeit mit Papier haben wir radikal heruntergefahren. Man sieht kaum noch Akten auf den Schreibtischen und die großen Ablageschränke sind fast ausgestorben. Dieses Angebot ist für kleine Unternehmen hervorragend geeignet."
Weitere Informationen: www.archiv-flat.de
