Da beißt die Maus keinen Faden ab: Deutschlands öffentliche Verwaltungen müssen sich von alten Aktenordnern verabschieden und neue Software zulegen. Fragt sich nur wie. Die einen passen ihre Verwaltungsstruktur zähneknirschend an die neue Basissoftware an. Die anderen kaufen ebenfalls eine Branchensoftware, lassen sie sich aber vom IT-Fachmann auf ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden. Die dritten passen sich ihre neue Software selber an – einfach, schnell und nachhaltig.
Statt ihre Behördengänge online abwickeln zu können, müssen zahllose Bürger für den simpelsten Antrag persönlich in der Verwaltung vorsprechen. Und beinahe jede zweite Stadt bzw. Gemeinde in Deutschland hat noch keinen Plan, wie sie die Digitalisierung ihrer Verwaltung vorantreiben soll. Das hat eine Umfrage unter 450 Kommunen für den „Zukunftsradar Digitale Kommune“ ergeben, die der Deutsche Städte- und Gemeindebund und das Institut für Innovation und Technik herausgegeben haben. Gründe, warum die Bundesrepublik in Sachen Digitalisierung im internationalen Vergleich hinterher hinkt, liegen nicht nur in der fehlenden Infrastruktur, sondern auch im föderalen System. Daten sind nicht kompatibel und deshalb auch nicht austauschbar zwischen den einzelnen Kommunen.
Jede öffentliche Verwaltung nutzt andere Software
Vergleichbare Ämter in den Kommunen stehen zwar vor denselben Aufgaben. Sie sind beispielsweise für die Entgegennahme der Lohnsteuererklärung, die Genehmigung des Kindergeldes oder die Bereitstellung von Informationen über kommunale Freizeitangebote zuständig. Sie führen ein Verfahren aus, das gesetzlich vorgeschrieben und deshalb überall gleich ist. Dennoch organisiert jede Behörde die Arbeitsabläufe anders – abhängig zum Beispiel von der Anzahl der in der Verwaltung zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze. Und jede Behörde nutzt andere Software.
Alle Verwaltungen eint, dass sie über kurz oder lang, spätestens aber bis 2022, ihre Verwaltungsdienstleistungen digitalisieren müssen. Das sieht das Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) vor, das der Bundestag Mitte 2017 verabschiedet hat. Mindestens drei verschiedene Herangehensweisen in punkto E-Government lassen sich derzeit in den Verwaltungen beobachten: Behörde A kauft eine IT-Basis- oder Branchenlösung. Sie passt ihre Arbeitsabläufe an die neue Software an und ist meist unzufrieden, weil das ausgeklügelte System von einst nun nicht mehr funktioniert. Behörde B erwirbt ebenfalls eine Branchenlösung, lässt sie sich aber von IT-Fachleuten an ihre Bedürfnisse anpassen – nicht nur einmal, sondern je nach Bedarf immer mal wieder. Dieses Customizing kostet die Verwaltung nicht nur eine Menge Geld. Je öfter man an der Software „herumprogrammiert“, desto instabiler wird sie auch.
Teure externe IT-Spezialisten nicht mehr gebraucht
Behörde C schließlich nutzt die Technologie G2, die die Dresdner IT-Firma Stella Systemhaus für öffentliche Verwaltungen entwickelt hat. Das Neue daran ist: Stella stellt die Basislösung zur Verfügung und gibt alles Weitere in die Hände der Verwaltung, so dass der Behörde keine neuen Kosten fürs Anpassen entstehen. Das Customizing übernehmen also die Verwaltungsmitarbeiter selbst. Weil es sich bei der Technologie um eine programmierfreie Anwendungsentwicklung handelt, können Behördenmitarbeiter ohne spezielle IT-Kenntnisse die Branchenlösung selbst an ihre Bedürfnisse anpassen – und zwar schnell und unkompliziert. Teure externe IT-Spezialisten werden nicht mehr gebraucht.
G2 lässt sich ähnlich leicht handhaben wie Excel
G2 kann man sich in etwa wie das Tabellenkalkulationsprogramm Excel vorstellen, das sich für Berechnungen aller Art eignet. Ähnlich leicht lässt sich auch G2 handhaben. Diese Technologie kann jedoch noch mehr. Sie ermöglicht Verwaltungsmitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, aus Excel- oder anderen Dateien eine eigene professionelle Datenbank zu bauen und zu betreiben. Sie können die Daten nicht nur selbst verwalten, anpassen und erweitern. Die Technologie ermöglicht auch Recherchen und Auswertungen – blitzschnell per Knopfdruck. Dass G2 funktioniert, beweist sein Einsatz im Saarland. Die Ministerien dort nutzen die Technologie mit Erfolg für die EU-Fördermittelverwaltung. G2 eignet sich im Übrigen für alle nur denkbaren Verwaltungsaufgaben – von der einfachen Erfassung von Reisekostenabrechnungen bis hin zur komplexen Verwaltung von Fördermitteln.
Statt ihre Behördengänge online abwickeln zu können, müssen zahllose Bürger für den simpelsten Antrag persönlich in der Verwaltung vorsprechen. Und beinahe jede zweite Stadt bzw. Gemeinde in Deutschland hat noch keinen Plan, wie sie die Digitalisierung ihrer Verwaltung vorantreiben soll. Das hat eine Umfrage unter 450 Kommunen für den „Zukunftsradar Digitale Kommune“ ergeben, die der Deutsche Städte- und Gemeindebund und das Institut für Innovation und Technik herausgegeben haben. Gründe, warum die Bundesrepublik in Sachen Digitalisierung im internationalen Vergleich hinterher hinkt, liegen nicht nur in der fehlenden Infrastruktur, sondern auch im föderalen System. Daten sind nicht kompatibel und deshalb auch nicht austauschbar zwischen den einzelnen Kommunen.
Jede öffentliche Verwaltung nutzt andere Software
Vergleichbare Ämter in den Kommunen stehen zwar vor denselben Aufgaben. Sie sind beispielsweise für die Entgegennahme der Lohnsteuererklärung, die Genehmigung des Kindergeldes oder die Bereitstellung von Informationen über kommunale Freizeitangebote zuständig. Sie führen ein Verfahren aus, das gesetzlich vorgeschrieben und deshalb überall gleich ist. Dennoch organisiert jede Behörde die Arbeitsabläufe anders – abhängig zum Beispiel von der Anzahl der in der Verwaltung zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze. Und jede Behörde nutzt andere Software.
Alle Verwaltungen eint, dass sie über kurz oder lang, spätestens aber bis 2022, ihre Verwaltungsdienstleistungen digitalisieren müssen. Das sieht das Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) vor, das der Bundestag Mitte 2017 verabschiedet hat. Mindestens drei verschiedene Herangehensweisen in punkto E-Government lassen sich derzeit in den Verwaltungen beobachten: Behörde A kauft eine IT-Basis- oder Branchenlösung. Sie passt ihre Arbeitsabläufe an die neue Software an und ist meist unzufrieden, weil das ausgeklügelte System von einst nun nicht mehr funktioniert. Behörde B erwirbt ebenfalls eine Branchenlösung, lässt sie sich aber von IT-Fachleuten an ihre Bedürfnisse anpassen – nicht nur einmal, sondern je nach Bedarf immer mal wieder. Dieses Customizing kostet die Verwaltung nicht nur eine Menge Geld. Je öfter man an der Software „herumprogrammiert“, desto instabiler wird sie auch.
Teure externe IT-Spezialisten nicht mehr gebraucht
Behörde C schließlich nutzt die Technologie G2, die die Dresdner IT-Firma Stella Systemhaus für öffentliche Verwaltungen entwickelt hat. Das Neue daran ist: Stella stellt die Basislösung zur Verfügung und gibt alles Weitere in die Hände der Verwaltung, so dass der Behörde keine neuen Kosten fürs Anpassen entstehen. Das Customizing übernehmen also die Verwaltungsmitarbeiter selbst. Weil es sich bei der Technologie um eine programmierfreie Anwendungsentwicklung handelt, können Behördenmitarbeiter ohne spezielle IT-Kenntnisse die Branchenlösung selbst an ihre Bedürfnisse anpassen – und zwar schnell und unkompliziert. Teure externe IT-Spezialisten werden nicht mehr gebraucht.
G2 lässt sich ähnlich leicht handhaben wie Excel
G2 kann man sich in etwa wie das Tabellenkalkulationsprogramm Excel vorstellen, das sich für Berechnungen aller Art eignet. Ähnlich leicht lässt sich auch G2 handhaben. Diese Technologie kann jedoch noch mehr. Sie ermöglicht Verwaltungsmitarbeitern ohne Programmierkenntnisse, aus Excel- oder anderen Dateien eine eigene professionelle Datenbank zu bauen und zu betreiben. Sie können die Daten nicht nur selbst verwalten, anpassen und erweitern. Die Technologie ermöglicht auch Recherchen und Auswertungen – blitzschnell per Knopfdruck. Dass G2 funktioniert, beweist sein Einsatz im Saarland. Die Ministerien dort nutzen die Technologie mit Erfolg für die EU-Fördermittelverwaltung. G2 eignet sich im Übrigen für alle nur denkbaren Verwaltungsaufgaben – von der einfachen Erfassung von Reisekostenabrechnungen bis hin zur komplexen Verwaltung von Fördermitteln.
