Ob wegen Elternzeit, Pflege eines Angehörigen oder eines vom Unternehmen weit entfernten Wohnortes: Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten zeitweise oder auf Dauer im Home-Office. Doch sie sollten schon bei der Vertragsgestaltung auf wichtige Details achten, um nicht in eine rechtliche Stolperfalle zu geraten oder hohe Kosten zu riskieren, warnt LKC Kemper Czarske v. Gronau Berz, eine der führenden Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland. Vor allem gilt, dass ein bestehender Arbeitsvertrag nicht eins zu eins auf die Tätigkeit im Home-Office übertragen werden kann.
"Speziell für Arbeiten aus den eigenen vier Wänden hinaus sollte eine separate arbeitsrechtliche Vereinbarung getroffen werden. Darin sollten bei einer geteilten Nutzung von Home-Office und Räumen am Firmensitz die jeweiligen Zeiten genau festgelegt werden", rät Nicolas Kemper, Gründungspartner der LKC-Gruppe. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers, die IT-Sicherheit, Gesundheits- und Versicherungsschutz sowie der Umgang mit Überstunden sollten individuell geregelt und vertraglich fixiert werden. Wichtig: "Das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters muss aus der Regelung klar hervorgehen", betont Kemper.
Jeder Mitarbeiter, der im Home-Office arbeitet, sollte einen vorinstallierten und sicherheitsgeprüften Rechner vom Arbeitgeber gestellt bekommen, den er ausschließlich beruflich nutzt. Der Zugriff auf das interne Firmennetzwerk sollte nur über eine gesicherte Verbindung erfolgen. Damit ist der Arbeitnehmer vor Haftungsansprüchen seines Arbeitgebers geschützt, sollte beispielsweise ein Virus im Firmennetzwerk Schaden anrichten. Auch der Arbeitgeber ist damit vor externen Haftungsrisiken geschützt.
Gelangen zum Beispiel durch einen Hackerangriff über den Heimarbeiter-PC interne Kundendaten in falsche Hände und der Kunde verlangt Schadenersatz, kann der Arbeitnehmer mit diesem Vorgehen nachweisen, dass er nicht nachlässig gehandelt hat. Daher sollte im Arbeitsvertrag auch deutlich die Nutzung des betrieblichen Computers für private Zwecke oder das Installieren fremder Programme verboten sein, denn hier lauern Sicherheitsrisiken. Auch ein ausreichender Virenschutz sollte vom Arbeitgeber vorgegeben und installiert werden. "Auf keinen Fall sollten Arbeitnehmer sich leichtfertig dazu bereit erklären, ihren privaten PC für die Arbeit im Home-Office zu verwenden, auch nicht übergangsweise", warnt Kemper. Es sei dann nicht geregelt, wer für Schäden im Firmennetzwerk oder auch für die Reparatur des privaten PCs im Schadenfall aufkommt. Im schlimmsten Fall bleibt der Arbeitnehmer auf den Kosten sitzen.
Mit Beginn eines Arbeitsverhältnisses im Home-Office müssen auch alle Kosten klar geregelt werden. "Beispielsweise sollte eindeutig festgesetzt werden, in welcher Höhe der Arbeitgeber monatliche Kosten für Telefon und Internet übernimmt", sagt Kemper. Mitarbeiter sollten sich vor eigenen Ausgaben wie beim Kauf von Büroausstattung die Zustimmung des Arbeitgebers einholen oder Büromaterial direkt über den betrieblichen Einkauf bestellen. Andernfalls könne der Arbeitgeber die Kostenerstattung verweigern.
Jegliche Überwachung der Mitarbeiter, die am Firmensitz nicht zulässig ist, ist natürlich auch im Home-Office tabu. Der Arbeitgeber kann jedoch beispielsweise verlangen, dass die erledigten Tagesaufgaben und Arbeitszeiten von jedem Mitarbeiter dokumentiert werden - auch von den Mitarbeitern im Home-Office. Existiert etwa im Unternehmen ein Programm zur Arbeitszeiterfassung, so kann er anordnen, dass dieses auf dem Arbeits-PC installiert und von den Heimarbeitern auch genutzt wird.
Bei den Räumlichkeiten, die für das Home-Office genutzt werden, gibt es generell zwei Möglichkeiten: Entweder setzt der Arbeitnehmer einen nach Arbeitszimmergröße festgelegten anteiligen Betrag für Miete, Nebenkosten, Versicherungen und Renovierung in seiner Steuererklärung an und erhält seine Ausgaben vom Finanzamt zurück. Oder er vermietet das Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber und erhält dafür einen festgelegten Betrag für Miete und Nebenkosten. Unternehmen können diese Kosten als Betriebsausgaben absetzen. "Hierfür sollte unbedingt ein schriftlicher Unter-Mietvertrag geschlossen und das Einverständnis des Vermieters eingeholt werden", rät Kemper.
Checkliste Home Office: Was sollte vertraglich geregelt werden?
1. IT-Sicherheit: Auf einen vorinstallierten und sicherheitsgeprüften Rechner bestehen, der über eine gesicherte Verbindung auf das Firmennetzwerk zugreift. Nicht den privaten PC für dienstliche Zwecke nutzen und private Internetnutzung, Virenschutz und eigene Installationen auf dem Dienst-PC vertraglich regeln!
2. Arbeitszeit: Gängige Arbeitszeitregelungen gelten auch für Mitarbeiter im Home-Office. Deswegen Arbeitszeit genau erfassen und Kernarbeitszeiten, Erreichbarkeit und den Umgang mit Überstunden mit dem Arbeitgeber regeln!
3. Büro-Ausgaben: Klare Kostengrenzen festlegen, bis zu welcher Höhe Telefon- und Internetkosten, Reparaturen oder Anschaffungen übernommen werden. Gegebenenfalls einen Mietvertrag für das Arbeitszimmer aufsetzen!
4. Arbeitsunfälle: Arbeitgeber haften für alle Personen- und Sachschäden, die in der Arbeitszeit entstehen - auch im Home-Office. Daher vertraglich den Zustand, die Lage und die Ausstattung des Arbeitsplatzes festlegen, damit es im Ernstfall nicht zu Auseinandersetzungen kommt!
5. Gesundheit: Auch Heimarbeitsplätze müssen alle betrieblichen Gesundheitsrichtlinien einhalten und entsprechend ausgestattet sein.
"Speziell für Arbeiten aus den eigenen vier Wänden hinaus sollte eine separate arbeitsrechtliche Vereinbarung getroffen werden. Darin sollten bei einer geteilten Nutzung von Home-Office und Räumen am Firmensitz die jeweiligen Zeiten genau festgelegt werden", rät Nicolas Kemper, Gründungspartner der LKC-Gruppe. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers, die IT-Sicherheit, Gesundheits- und Versicherungsschutz sowie der Umgang mit Überstunden sollten individuell geregelt und vertraglich fixiert werden. Wichtig: "Das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters muss aus der Regelung klar hervorgehen", betont Kemper.
Jeder Mitarbeiter, der im Home-Office arbeitet, sollte einen vorinstallierten und sicherheitsgeprüften Rechner vom Arbeitgeber gestellt bekommen, den er ausschließlich beruflich nutzt. Der Zugriff auf das interne Firmennetzwerk sollte nur über eine gesicherte Verbindung erfolgen. Damit ist der Arbeitnehmer vor Haftungsansprüchen seines Arbeitgebers geschützt, sollte beispielsweise ein Virus im Firmennetzwerk Schaden anrichten. Auch der Arbeitgeber ist damit vor externen Haftungsrisiken geschützt.
Gelangen zum Beispiel durch einen Hackerangriff über den Heimarbeiter-PC interne Kundendaten in falsche Hände und der Kunde verlangt Schadenersatz, kann der Arbeitnehmer mit diesem Vorgehen nachweisen, dass er nicht nachlässig gehandelt hat. Daher sollte im Arbeitsvertrag auch deutlich die Nutzung des betrieblichen Computers für private Zwecke oder das Installieren fremder Programme verboten sein, denn hier lauern Sicherheitsrisiken. Auch ein ausreichender Virenschutz sollte vom Arbeitgeber vorgegeben und installiert werden. "Auf keinen Fall sollten Arbeitnehmer sich leichtfertig dazu bereit erklären, ihren privaten PC für die Arbeit im Home-Office zu verwenden, auch nicht übergangsweise", warnt Kemper. Es sei dann nicht geregelt, wer für Schäden im Firmennetzwerk oder auch für die Reparatur des privaten PCs im Schadenfall aufkommt. Im schlimmsten Fall bleibt der Arbeitnehmer auf den Kosten sitzen.
Mit Beginn eines Arbeitsverhältnisses im Home-Office müssen auch alle Kosten klar geregelt werden. "Beispielsweise sollte eindeutig festgesetzt werden, in welcher Höhe der Arbeitgeber monatliche Kosten für Telefon und Internet übernimmt", sagt Kemper. Mitarbeiter sollten sich vor eigenen Ausgaben wie beim Kauf von Büroausstattung die Zustimmung des Arbeitgebers einholen oder Büromaterial direkt über den betrieblichen Einkauf bestellen. Andernfalls könne der Arbeitgeber die Kostenerstattung verweigern.
Jegliche Überwachung der Mitarbeiter, die am Firmensitz nicht zulässig ist, ist natürlich auch im Home-Office tabu. Der Arbeitgeber kann jedoch beispielsweise verlangen, dass die erledigten Tagesaufgaben und Arbeitszeiten von jedem Mitarbeiter dokumentiert werden - auch von den Mitarbeitern im Home-Office. Existiert etwa im Unternehmen ein Programm zur Arbeitszeiterfassung, so kann er anordnen, dass dieses auf dem Arbeits-PC installiert und von den Heimarbeitern auch genutzt wird.
Bei den Räumlichkeiten, die für das Home-Office genutzt werden, gibt es generell zwei Möglichkeiten: Entweder setzt der Arbeitnehmer einen nach Arbeitszimmergröße festgelegten anteiligen Betrag für Miete, Nebenkosten, Versicherungen und Renovierung in seiner Steuererklärung an und erhält seine Ausgaben vom Finanzamt zurück. Oder er vermietet das Arbeitszimmer an seinen Arbeitgeber und erhält dafür einen festgelegten Betrag für Miete und Nebenkosten. Unternehmen können diese Kosten als Betriebsausgaben absetzen. "Hierfür sollte unbedingt ein schriftlicher Unter-Mietvertrag geschlossen und das Einverständnis des Vermieters eingeholt werden", rät Kemper.
Checkliste Home Office: Was sollte vertraglich geregelt werden?
1. IT-Sicherheit: Auf einen vorinstallierten und sicherheitsgeprüften Rechner bestehen, der über eine gesicherte Verbindung auf das Firmennetzwerk zugreift. Nicht den privaten PC für dienstliche Zwecke nutzen und private Internetnutzung, Virenschutz und eigene Installationen auf dem Dienst-PC vertraglich regeln!
2. Arbeitszeit: Gängige Arbeitszeitregelungen gelten auch für Mitarbeiter im Home-Office. Deswegen Arbeitszeit genau erfassen und Kernarbeitszeiten, Erreichbarkeit und den Umgang mit Überstunden mit dem Arbeitgeber regeln!
3. Büro-Ausgaben: Klare Kostengrenzen festlegen, bis zu welcher Höhe Telefon- und Internetkosten, Reparaturen oder Anschaffungen übernommen werden. Gegebenenfalls einen Mietvertrag für das Arbeitszimmer aufsetzen!
4. Arbeitsunfälle: Arbeitgeber haften für alle Personen- und Sachschäden, die in der Arbeitszeit entstehen - auch im Home-Office. Daher vertraglich den Zustand, die Lage und die Ausstattung des Arbeitsplatzes festlegen, damit es im Ernstfall nicht zu Auseinandersetzungen kommt!
5. Gesundheit: Auch Heimarbeitsplätze müssen alle betrieblichen Gesundheitsrichtlinien einhalten und entsprechend ausgestattet sein.
