Routineprozesse einfach automatisieren

Zunehmende Digitalisierung, steigender Kostendruck, erhöhte Anforderungen und Flexibilität - diese Herausforderungen zwingen Unternehmen, ihre Ressourcen effizient einzusetzen. Dabei binden gerade repetitive Prozesse wie in der Buchhaltung, der Logistik oder dem Bestellwesen eine Menge Zeit, Kosten und Personal. Hier kann Robotic Process Automation (RPA) die Lösung für eine effizientere Ressourcennutzung sein: Indem "virtuelle" Kollegen IT-basierte Routineprozesse übernehmen, verschaffen sie "echten" Mitarbeitern mehr Zeit für komplexe Aufgaben und Projekte.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung
Robotic Process Automation ist ein wegweisender Trend zukünftiger Mensch-Computer-Interaktion. Mit dieser Automatisierungstechnologie stehen in Unternehmen "virtuelle Kollegen" bereit, um IT-basierte Routineprozesse z.B. im Backoffice zu übernehmen. Wie ein echter Mitarbeiter bedienen die Roboter regelbasiert die Applikationen, über die die Businessprozesse abgewickelt werden.

Voraussetzungen für die robotergesteuerte Automatisierung von Prozessen

• Der Prozess ist regelbasiert und die Durchführung erfordert kein menschliches Ermessen
• Der Prozess wird digital abgewickelt
• Der Prozess ist hochgradig standardisiert
• Der Prozess ist repetitiv

3 Schritte zur RPA
Für die erfolgreiche Einführung robotergesteuerter Prozessautomatisierung sind 3 Schritte essenziell:

1. Prozess identifizieren - per Process Mining werden Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen rekonstruiert und analysiert
2. Prozess optimieren - Businessprozesse werden optimiert z.B. in Bezug auf Durchlaufzeiten, Prozesskosten, Standardisierung von Abweichungen (= Prozessglättung)
3. Prozess automatisieren - Businessprozesse werden durch Software-Roboter abgebildet und automatisiert ausgeführt

RPA: Kriterien für die Toolauswahl
Der Erfolg bei der Einführung von RPA hängt ab von elementaren Features, die eine ausgereifte Automatisierungslösung mitbringt. Ein geeigneter Software Robot muss

• jeden noch so komplexen IT-basierten Businessprozess über System- und Applikationsgrenzen hinweg reproduzieren und automatisieren können
• laufstabil und
• einfach in der Handhabe sein, so dass dem Unternehmen kein Mehraufwand bei der Prozesserstellung und -wartung entsteht
• hochskalierbar sein, um einen sukzessiven Ausbau von RPA zu gewährleisten

Smarte Robotic Software Solutions wie der Servicetrace Robot reproduzieren jede denkbare User-Interaktion auf der GUI (grafische Nutzer-Schnittstelle), bedienen unabhängig vom Protokoll alle Anwendungen und Applikationen und sind einfach in der Nutzung: Der Ablauf der Automatisierung wird mit einem wizardgestützten Drag & Drop-Verfahren als grafischer Workflow erstellt und bei Änderungen im Prozess mit wenigen Klicks angepasst (Abb. 1). Die hoch skalierbare Servicetrace Robotic Solution passt sich dynamischen IT- und Business-Strukturen an, besteht neben der existierenden Infrastruktur und benötigt keine aufwändige Systemintegration. Mit Pflege und Wartung müssen weder interne IT-Spezialisten noch dedizierte externe Dienstleister betraut werden: Bei Bedarf können Mitarbeiter in den Fachbereichen eigenständig Businessprozesse automatisieren.

Produktivität, Zeit, Zufriedenheit: hoch, Kosten: runter
RPA bringt eine ganze Bandbreite an Vorteilen für Unternehmen mit: Das Ausschließen menschlicher Fehler optimiert die Bearbeitungsqualität, während gleichzeitig die Bearbeitungszeit deutlich sinkt, in manchen Fällen gar um 80 bis 90 Prozent. Die dadurch erhöhte Produktivität schlägt sich wiederum in den Finanzen nieder – in vielen Unternehmen lässt sich eine Kostenreduktion von bis zu 50 Prozent erreichen. Nicht zu unterschätzen ist auch die steigende Mitarbeiterzufriedenheit: Sie werden durch die Automatisierung von der Bearbeitung von Routineprozessen befreit und haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und Projekte.

Unternehmen, die heute RPA als wegweisende Technologie begreifen und systematisch in Ihr Business integrieren, positionieren sich erfolgreich im globalen Wettbewerb der Zukunft.