Massendatenverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung – bei DER wird dies seit vier Jahren erfolgreich praktiziert. Mithilfe des DOXiS InvoiceMaster hat die Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) kürzlich die einmillionste Eingangsrechnung automatisch verarbeitet und dabei viel Zeit und Geld gespart.
„Durch die Einführung des InvoiceMaster für touristische Rechnungen mit Bestellbezug konnte einerseits die Produktivität pro Mitarbeiter um ca. 40% erhöht und zum anderen die Frachtkosten um ca. 60% reduziert werden“, zieht Johannes Müller-Baltes, Hauptabteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei DER, eine positive Bilanz nach vier Jahren automatisierter Rechnungsverarbeitung. Bei den Rechnungen ohne Bestellbezug überwiegt der Vorteil der workflow-gesteuerten Rechnungsprüfung. Mehr Transparenz, Sicherheit bei der Überprüfung der Zeichnungsordnung sowie die Beschleunigung des Genehmigungsprozesses sind die wichtigsten Verbesserungen.
Dass die SER-Lösungssuite für die Massendatenverarbeitung ausgelegt ist, beweist die Bilanz nach vier Jahren: Mittlerweile wurden bereits mehr als eine Million Rechnungen automatisiert verarbeitet. Dabei werden im Durchschnitt 1910 Seiten / 880 Vorgänge bzw. Rechnungen pro Tag vollautomatisch, d.h. gänzlich ohne manuellen Erfassungs- oder Sachbearbeitungsaufwand, durch das System verarbeitet und automatisch gebucht. Mit dem Rechnungsleser arbeiten heute im Bereich der Buchhaltung ca. zehn User, mit dem Rechnungsprüfungsworkflow ca. 5300 Mitarbeiter.
Internationale Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Rechnungen ohne Bestellbezug wurden vor der Automatisierung mit dem Stempelverfahren freigegeben. Hierzu wurden sie mit der Hauspost durchs Unternehmen geschickt und manuell in SAP gebucht. Eine Vorerfassung der Belege in SAP fand nicht statt. Die Überprüfung der Zeichnungsordnung oblag dem Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung. Touristische Rechnungen mit Bestellbezug für die Zielgebiete, bei denen der InvoiceMaster heute zum Einsatz kommt, wurden per Fracht nach Galway, Irland, geschickt und dort manuell in SAP über eine für die Belange der DER Gruppe entwickelte Maske in SAP erfasst. Klärungsprozesse fanden per Mail oder via Hauspost statt.
Heute werden die Rechnungen in Frankfurt/M. zentral gescannt. Für Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein Genehmigungsworkflow angestoßen, an dessen Ende die automatisierte Verbuchung steht. Für Rechnungen mit Bestellbezug werden aus den gescannten Dokumenten Rechnungs- und Reisereservierungsdaten automatisch extrahiert und mit den Inhalten der Bestellungen in SAP abgeglichen. Sofern dies für Rechnungsteile nicht automatisch erfolgen kann, werden diese manuell nacherfasst. Anschließend erfolgt bei Vollständigkeit und Korrektheit die automatisierte Buchung, ansonsten wird der Klärungsworkflow angestoßen, der den Vorgang automatisch an die zuständige Person weiterleitet und den Klärungsprozess bis zur Rechnungsbuchung vollständig dokumentiert. Der Workflow wird außerdem im Beschwerdemanagement zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden eingesetzt.
Über die Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro
Die 1917 gegründete Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) hat ihren zentralen Sitz in Frankfurt am Main und gehört zu den führenden deutschen Touristikunternehmen. Die Aktivitäten des zur REWE Group gehörenden DER sind in drei Geschäftsfelder gegliedert.
Zu den Reiseveranstaltern der Gruppe gehören mit Dertour, Meier´s Weltreisen und ADAC Reisen drei der bekanntesten Veranstaltermarken mit ihrem breiten Produktangebot für den individuellen Urlaub.
Der Reisebürovertrieb mit seinen Marken DER Reisebüro und Atlas Reisen verfügt über mehr als 500 Filialen in Deutschland.
Als drittes wichtiges Geschäftsfeld wird Firmenkunden unter der Marke FCm Travel Solutions in über 80 Business Travel Centern professionelles und effizientes Geschäftsreisemanagement angeboten.
„Durch die Einführung des InvoiceMaster für touristische Rechnungen mit Bestellbezug konnte einerseits die Produktivität pro Mitarbeiter um ca. 40% erhöht und zum anderen die Frachtkosten um ca. 60% reduziert werden“, zieht Johannes Müller-Baltes, Hauptabteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei DER, eine positive Bilanz nach vier Jahren automatisierter Rechnungsverarbeitung. Bei den Rechnungen ohne Bestellbezug überwiegt der Vorteil der workflow-gesteuerten Rechnungsprüfung. Mehr Transparenz, Sicherheit bei der Überprüfung der Zeichnungsordnung sowie die Beschleunigung des Genehmigungsprozesses sind die wichtigsten Verbesserungen.
Dass die SER-Lösungssuite für die Massendatenverarbeitung ausgelegt ist, beweist die Bilanz nach vier Jahren: Mittlerweile wurden bereits mehr als eine Million Rechnungen automatisiert verarbeitet. Dabei werden im Durchschnitt 1910 Seiten / 880 Vorgänge bzw. Rechnungen pro Tag vollautomatisch, d.h. gänzlich ohne manuellen Erfassungs- oder Sachbearbeitungsaufwand, durch das System verarbeitet und automatisch gebucht. Mit dem Rechnungsleser arbeiten heute im Bereich der Buchhaltung ca. zehn User, mit dem Rechnungsprüfungsworkflow ca. 5300 Mitarbeiter.
Internationale Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Rechnungen ohne Bestellbezug wurden vor der Automatisierung mit dem Stempelverfahren freigegeben. Hierzu wurden sie mit der Hauspost durchs Unternehmen geschickt und manuell in SAP gebucht. Eine Vorerfassung der Belege in SAP fand nicht statt. Die Überprüfung der Zeichnungsordnung oblag dem Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung. Touristische Rechnungen mit Bestellbezug für die Zielgebiete, bei denen der InvoiceMaster heute zum Einsatz kommt, wurden per Fracht nach Galway, Irland, geschickt und dort manuell in SAP über eine für die Belange der DER Gruppe entwickelte Maske in SAP erfasst. Klärungsprozesse fanden per Mail oder via Hauspost statt.
Heute werden die Rechnungen in Frankfurt/M. zentral gescannt. Für Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein Genehmigungsworkflow angestoßen, an dessen Ende die automatisierte Verbuchung steht. Für Rechnungen mit Bestellbezug werden aus den gescannten Dokumenten Rechnungs- und Reisereservierungsdaten automatisch extrahiert und mit den Inhalten der Bestellungen in SAP abgeglichen. Sofern dies für Rechnungsteile nicht automatisch erfolgen kann, werden diese manuell nacherfasst. Anschließend erfolgt bei Vollständigkeit und Korrektheit die automatisierte Buchung, ansonsten wird der Klärungsworkflow angestoßen, der den Vorgang automatisch an die zuständige Person weiterleitet und den Klärungsprozess bis zur Rechnungsbuchung vollständig dokumentiert. Der Workflow wird außerdem im Beschwerdemanagement zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden eingesetzt.
Über die Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro
Die 1917 gegründete Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) hat ihren zentralen Sitz in Frankfurt am Main und gehört zu den führenden deutschen Touristikunternehmen. Die Aktivitäten des zur REWE Group gehörenden DER sind in drei Geschäftsfelder gegliedert.
Zu den Reiseveranstaltern der Gruppe gehören mit Dertour, Meier´s Weltreisen und ADAC Reisen drei der bekanntesten Veranstaltermarken mit ihrem breiten Produktangebot für den individuellen Urlaub.
Der Reisebürovertrieb mit seinen Marken DER Reisebüro und Atlas Reisen verfügt über mehr als 500 Filialen in Deutschland.
Als drittes wichtiges Geschäftsfeld wird Firmenkunden unter der Marke FCm Travel Solutions in über 80 Business Travel Centern professionelles und effizientes Geschäftsreisemanagement angeboten.
