„Alles für den täglichen Bedarf - und das zum kleinen Preis“ – das bietet Woolworth Deutschland seinen Kunden. Mehr als 800.000 automatisch verarbeitete Rechnungen beweisen, dass Woolworth sich dabei auf eine äußerst effiziente Kreditorenbuchhaltung stützen kann, die damit ihren Teil zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beiträgt. Wichtiges Instrument für eine produktive Buchhaltung: die Invoice Management-Lösung von SER.
„Durch den Einsatz des DOXiS InvoiceMaster von SER haben wir eine wesentliche Beschleunigung des gesamten Bearbeitungsvorgangs von Rechnungen erreicht“, freut sich Jürgen Fischer, Leiter Treasury/Finanzsysteme/Kreditoren der DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG. Im zentralen Posteingang werden die Rechnungen heute zuerst gescannt und erst dann über den DOXiS Workflow elektronisch durch das Unternehmen geschickt. „Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades von mehr als 70 Prozent bei der Prüfung und Buchung von Handelsrechnungen können sich die Mitarbeiter der Buchhaltung heute anderen Aufgaben zuwenden“, stellt Fischer zufrieden fest. Bereits mehr als 800.000 Eingangsrechnungen wurden seit Produktivstart im Frühjahr 2005 automatisiert verarbeitet.
Im Bereich der Buchhaltung und verschiedener Fachbereiche verwenden heute ca. 30 Mitarbeiter DOXiS zur Rechnungsbearbeitung. Weitere 400 Mitarbeiter in den Filialen und an externen Standorten nutzen die SER-Lösung zur sachlichen Prüfung und Genehmigung von Rechnungen.
Das Mittel zum Erfolg: Systemkonsolidierung
Bis 2004 hatte Woolworth die Buchung und den Zahlungsverkehr mit seinen Lieferanten noch über selbst entwickelte Programme vorgenommen. Die im Laufe der Zeit entstandenen organisatorischen Veränderungen führten dazu, dass letztlich eine Vielzahl von Programmen im Einsatz war, die jeweils für spezielle Anforderungen geschrieben worden waren. Diese „alten“ selbst entwickelten Programme sollten durch eine neue, zeitgemäße Standardsoftware abgelöst werden, um die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung spürbar zu steigern.
Besonderes Augenmerk bei der ‚Konzeption der Lösung lag auf einer engen Integration mit dem vorhandenen SAP-System. Ziel war es, Rechnungen vollständig automatisch zu bearbeiten und an das Buchungssystem SAP zu übergeben, ohne dass Mitarbeiter der Buchhaltung in den Prozess eingreifen müssen. D.h., das System sollte in der Lage sein, z.B. eine Wareneingangsprüfung vorzunehmen und eine entsprechende Kreditorenbuchung in SAP zu erzeugen. Außerdem sollte ein elektronischer Workflow die Bearbeitungsdauer der Rechnungen signifikant senken.
Über Woolworth Deutschland
Die DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG ist ein Einzelhandelsunternehmen mit 330 Filialen in Deutschland und Österreich. Sitz der Hauptverwaltung des Unternehmens ist Frankfurt am Main. Als Nahversorger ist Woolworth mit seinen Filialen jeweils da, wo seine Kunden sind: im Stadtzentrum, in den Einkaufsstraßen der Stadtteile oder auch in vielen Einkaufcentern. Das ermöglicht kurze Wege und effizientes Einkaufen. Dabei bietet Woolworth fast alles für den täglichen Bedarf – und das zum kleinen Preis: Bekleidung, Wäsche, Schreib- und Spielwaren, Haushaltswaren, Heimtextilien und Drogerieartikel. Knallhart kalkulierte Sonderangebote und Aktionsartikel runden das Angebot ab.
„Durch den Einsatz des DOXiS InvoiceMaster von SER haben wir eine wesentliche Beschleunigung des gesamten Bearbeitungsvorgangs von Rechnungen erreicht“, freut sich Jürgen Fischer, Leiter Treasury/Finanzsysteme/Kreditoren der DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG. Im zentralen Posteingang werden die Rechnungen heute zuerst gescannt und erst dann über den DOXiS Workflow elektronisch durch das Unternehmen geschickt. „Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades von mehr als 70 Prozent bei der Prüfung und Buchung von Handelsrechnungen können sich die Mitarbeiter der Buchhaltung heute anderen Aufgaben zuwenden“, stellt Fischer zufrieden fest. Bereits mehr als 800.000 Eingangsrechnungen wurden seit Produktivstart im Frühjahr 2005 automatisiert verarbeitet.
Im Bereich der Buchhaltung und verschiedener Fachbereiche verwenden heute ca. 30 Mitarbeiter DOXiS zur Rechnungsbearbeitung. Weitere 400 Mitarbeiter in den Filialen und an externen Standorten nutzen die SER-Lösung zur sachlichen Prüfung und Genehmigung von Rechnungen.
Das Mittel zum Erfolg: Systemkonsolidierung
Bis 2004 hatte Woolworth die Buchung und den Zahlungsverkehr mit seinen Lieferanten noch über selbst entwickelte Programme vorgenommen. Die im Laufe der Zeit entstandenen organisatorischen Veränderungen führten dazu, dass letztlich eine Vielzahl von Programmen im Einsatz war, die jeweils für spezielle Anforderungen geschrieben worden waren. Diese „alten“ selbst entwickelten Programme sollten durch eine neue, zeitgemäße Standardsoftware abgelöst werden, um die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung spürbar zu steigern.
Besonderes Augenmerk bei der ‚Konzeption der Lösung lag auf einer engen Integration mit dem vorhandenen SAP-System. Ziel war es, Rechnungen vollständig automatisch zu bearbeiten und an das Buchungssystem SAP zu übergeben, ohne dass Mitarbeiter der Buchhaltung in den Prozess eingreifen müssen. D.h., das System sollte in der Lage sein, z.B. eine Wareneingangsprüfung vorzunehmen und eine entsprechende Kreditorenbuchung in SAP zu erzeugen. Außerdem sollte ein elektronischer Workflow die Bearbeitungsdauer der Rechnungen signifikant senken.
Über Woolworth Deutschland
Die DWW Woolworth Deutschland GmbH & Co. KG ist ein Einzelhandelsunternehmen mit 330 Filialen in Deutschland und Österreich. Sitz der Hauptverwaltung des Unternehmens ist Frankfurt am Main. Als Nahversorger ist Woolworth mit seinen Filialen jeweils da, wo seine Kunden sind: im Stadtzentrum, in den Einkaufsstraßen der Stadtteile oder auch in vielen Einkaufcentern. Das ermöglicht kurze Wege und effizientes Einkaufen. Dabei bietet Woolworth fast alles für den täglichen Bedarf – und das zum kleinen Preis: Bekleidung, Wäsche, Schreib- und Spielwaren, Haushaltswaren, Heimtextilien und Drogerieartikel. Knallhart kalkulierte Sonderangebote und Aktionsartikel runden das Angebot ab.
