Alcan, der weltgrößte Lieferant innovativer Aluminium- und Verpackungslösungen, entscheidet sich für die ASP-Lösung POOL4TOOL zur Steigerung der Transparenz und der Vereinfachung der internen Prozesse im Collaboration-Umfeld. Zukünftig werden europaweit an über 100 Standorten sämtliche Projekte in den Bereichen IT und R&D über POOL4TOOL geplant, gesteuert und kontrolliert.
Alcan unterstützt ab sofort mit POOL4TOOL die konzerninterne Entwicklungsabteilung, die fast 1.000 Mitarbeiter umfasst, mit einem Online-Projektmanagement-Tool. Die interne IT-Abteilung vertraut bereits seit fast zwei Jahren auf POOL4TOOL als Applikation zur Projektplanung, Projektdokumentation, Leistungserfassung und internen Leistungsverrechnung vor allem bei SAP-Projekten. In der IT werden zukünftig auch Change-Requests mit POOL4TOOL gesteuert, dokumentiert und verrechnet.
POOL4TOOL wird seit 1999 von der österreichischen Firma Selected Services entwickelt und bietet als reine Web-Applikation die Möglichkeit, vordefinierte betriebswirtschaftliche und kontextabhängige Geschäftsprozesse entsprechend der "Enterprise Services Architecture" (ESA) firmen- und systemübergreifend abzubilden.
Mit POOL4TOOL bietet die Selected Services GmbH, mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und den USA, ein komplettes Portfolio für die Optimierung von Vertriebs-, Entwicklungs-, Beschaffungs-, Logistik- und Qualitätsprozessen. Für die Nutzung wird nur ein Internet-Zugang sowie ein Web-Browser benötigt. Die monatliche Nutzungsgebühr richtet sich nach der Anzahl der User und den genutzten Modulen. Kosten für Hardware, Software und Maintenance entfallen somit vollständig.
Die Collaboration-Lösung von POOL4TOOL besteht aus den Modulen Projekt- und Multiprojektmanagement, Portfoliomanagement sowie Dokumentenmanagement, wobei eine Reihe von innovativen Alleinstellungsmerkmalen den Grund für den Zuschlag von Alcan gegeben haben:
Die zentrale Datenhaltung
Als gehostete Internetapplikation ermöglicht POOL4TOOL den Zugriff auf sämtliche Daten über unterschiedliche Windows-Domänen und Notes-Server hinweg. Außerdem können externe Entwicklungspartner, Kunden und Lieferanten bei Bedarf einfach über die Generierung von Zugriffsberechtigungen eingebunden werden. Da sämtliche Daten zentral verfügbar sind, greifen alle Beteiligten immer auf den jeweils aktuellen Stand der Daten zu.
Die Microsoft- und Lotus Notes-Integration
Gemeinsam mit Deutschlands führendem Microsoft Project-Partner der tpg - "the project group" - wurden Plug-ins für MS-Project und MS-Excel entwickelt. So können über einen eigenen Menüpunkt in MS-Project direkt Projekte aus POOL4TOOL geladen und wieder in POOL4TOOL gespeichert werden. Über ein MS-Excel-Plugin können Projekte mit dazugehörigen Aktivitäten, Meilensteinen und Finanzinformationen sowohl angelegt als auch einfach geändert werden.
Die Plug-ins kommunizieren dabei über XML mit POOL4TOOL Web-Services und ermöglichen ein reibungsloses Zusammenspiel dieser zwei Welten. Alcan kann somit bestehende Excel-basierende Abläufe beibehalten und hat kaum Schulungsaufwand bei den geplanten 800 Usern.
Über Erweiterungen in MS-Outlook und Lotus-Notes können außerdem sehr einfach Kalender, Aufgaben, E-mails und Kontakte über Unternehmensgrenzen hinweg zentral synchronisiert werden. Damit können Alcan-Mitarbeiter erstmalig in einem Kalender auf Verfügbarkeiten von Kollegen an anderen Standorten sowie ausgewählten Partnern und Lieferanten zugreifen. Da diese Synchronisation bi-direktional erfolgt, können Änderungen sowohl online in POOL4TOOL oder auch offline in Outlook oder Notes vorgenommen werden.
Spezielle DMS-Funktionen
Ein weiterer Grund für Alcan, das Dokumentenmanagementsystem von POOL4TOOL zu wählen, ist die Tatsache, dass bestehende Strukturen voll erhalten bleiben. POOL4TOOL verwaltet zwar sämtliche Metadaten inklusive der Zugriffsrechte, die Dokumente liegen aber physisch auf einem eigenem Fileserver beim Kunden, auf dem die klassische Explorer-Struktur erhalten bleiben kann. Über die Checksum-Berechnung erhält außerdem jedes Dokument seine eindeutige ID. Damit wird sichergestellt, das ein Dokument immer nur einmal auf dem Fileserver liegt. POOL4TOOL erstellt in diesem Fall nur einen Link auf das bereits vorhandene Dokument.
POOL4TOOL bietet außerdem umfangreiche Berechtigungskonzepte bis auf Dateiebene inklusive Vererbungen und Workflows. Sämtliche Änderungen im Dokument werden revisionssicher dokumentiert.
Mehrdimensionale Reports
Über das integrierte DataWarehouse werden OLAP-Cubes generiert, die online über die Pivot-Funktionen in MS-Excel einfach ausgewertet werden können. Das Projektcontrolling bei Alcan hat damit erstmals die Möglichkeit, zeitgerecht bei Budgetüberschreitungen einschreiten sowie eine mehrdimensionale Leistungsabrechnung durchführen zu können.
Größtmögliche Sicherheit
Vor Projektstart wurden im Zuge eines einwöchigen Security-Audits, an dem Spezialisten aus USA, der Schweiz und Deutschland teilnahmen, alle Aspekte von POOL4TOOL genauestens überprüft. Sowohl die Hardware- und Rechenzentrumsinfrastruktur als auch die softwaretechnischen Maßnahmen zur Abwehr von Eindringlingen und zur laufenden Verfügbarkeit des Systems wurden strengsten Tests unterzogen. Über eine Vielzahl von Maßnahmen wie z.B. mehrstufiges Clustering, Disaster-Recovery-Back sowie standardisierter Vorgehensmodelle in Betrieb und Entwicklung wird ein Sicherheitheitslevel erreicht, der auch einer SOX-Zertifizierung sowie den hohen internen Standards von Alcan genügt. Alcan verfügt bereits über umfangreiche Erfahrungen mit Outsourcing.
Alexander Demmer, IT-Leiter von Alcan im Geschäftsbereich Engineered Products, formuliert die Vorteile für Alcan folgendermaßen: " Wir haben eine einfach zu implementierende Lösung gesucht, die sowohl sehr kleine als auch große internationale Projekte ohne großen Aufwand unterstützen kann. POOL4TOOL können wir ohne fremde Hilfe selbst so anpassen, wie wir es entsprechend der jeweiligen Projektgröße benötigen und um alles andere müssen wir uns nicht kümmern."
Alcan unterstützt ab sofort mit POOL4TOOL die konzerninterne Entwicklungsabteilung, die fast 1.000 Mitarbeiter umfasst, mit einem Online-Projektmanagement-Tool. Die interne IT-Abteilung vertraut bereits seit fast zwei Jahren auf POOL4TOOL als Applikation zur Projektplanung, Projektdokumentation, Leistungserfassung und internen Leistungsverrechnung vor allem bei SAP-Projekten. In der IT werden zukünftig auch Change-Requests mit POOL4TOOL gesteuert, dokumentiert und verrechnet.
POOL4TOOL wird seit 1999 von der österreichischen Firma Selected Services entwickelt und bietet als reine Web-Applikation die Möglichkeit, vordefinierte betriebswirtschaftliche und kontextabhängige Geschäftsprozesse entsprechend der "Enterprise Services Architecture" (ESA) firmen- und systemübergreifend abzubilden.
Mit POOL4TOOL bietet die Selected Services GmbH, mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und den USA, ein komplettes Portfolio für die Optimierung von Vertriebs-, Entwicklungs-, Beschaffungs-, Logistik- und Qualitätsprozessen. Für die Nutzung wird nur ein Internet-Zugang sowie ein Web-Browser benötigt. Die monatliche Nutzungsgebühr richtet sich nach der Anzahl der User und den genutzten Modulen. Kosten für Hardware, Software und Maintenance entfallen somit vollständig.
Die Collaboration-Lösung von POOL4TOOL besteht aus den Modulen Projekt- und Multiprojektmanagement, Portfoliomanagement sowie Dokumentenmanagement, wobei eine Reihe von innovativen Alleinstellungsmerkmalen den Grund für den Zuschlag von Alcan gegeben haben:
Die zentrale Datenhaltung
Als gehostete Internetapplikation ermöglicht POOL4TOOL den Zugriff auf sämtliche Daten über unterschiedliche Windows-Domänen und Notes-Server hinweg. Außerdem können externe Entwicklungspartner, Kunden und Lieferanten bei Bedarf einfach über die Generierung von Zugriffsberechtigungen eingebunden werden. Da sämtliche Daten zentral verfügbar sind, greifen alle Beteiligten immer auf den jeweils aktuellen Stand der Daten zu.
Die Microsoft- und Lotus Notes-Integration
Gemeinsam mit Deutschlands führendem Microsoft Project-Partner der tpg - "the project group" - wurden Plug-ins für MS-Project und MS-Excel entwickelt. So können über einen eigenen Menüpunkt in MS-Project direkt Projekte aus POOL4TOOL geladen und wieder in POOL4TOOL gespeichert werden. Über ein MS-Excel-Plugin können Projekte mit dazugehörigen Aktivitäten, Meilensteinen und Finanzinformationen sowohl angelegt als auch einfach geändert werden.
Die Plug-ins kommunizieren dabei über XML mit POOL4TOOL Web-Services und ermöglichen ein reibungsloses Zusammenspiel dieser zwei Welten. Alcan kann somit bestehende Excel-basierende Abläufe beibehalten und hat kaum Schulungsaufwand bei den geplanten 800 Usern.
Über Erweiterungen in MS-Outlook und Lotus-Notes können außerdem sehr einfach Kalender, Aufgaben, E-mails und Kontakte über Unternehmensgrenzen hinweg zentral synchronisiert werden. Damit können Alcan-Mitarbeiter erstmalig in einem Kalender auf Verfügbarkeiten von Kollegen an anderen Standorten sowie ausgewählten Partnern und Lieferanten zugreifen. Da diese Synchronisation bi-direktional erfolgt, können Änderungen sowohl online in POOL4TOOL oder auch offline in Outlook oder Notes vorgenommen werden.
Spezielle DMS-Funktionen
Ein weiterer Grund für Alcan, das Dokumentenmanagementsystem von POOL4TOOL zu wählen, ist die Tatsache, dass bestehende Strukturen voll erhalten bleiben. POOL4TOOL verwaltet zwar sämtliche Metadaten inklusive der Zugriffsrechte, die Dokumente liegen aber physisch auf einem eigenem Fileserver beim Kunden, auf dem die klassische Explorer-Struktur erhalten bleiben kann. Über die Checksum-Berechnung erhält außerdem jedes Dokument seine eindeutige ID. Damit wird sichergestellt, das ein Dokument immer nur einmal auf dem Fileserver liegt. POOL4TOOL erstellt in diesem Fall nur einen Link auf das bereits vorhandene Dokument.
POOL4TOOL bietet außerdem umfangreiche Berechtigungskonzepte bis auf Dateiebene inklusive Vererbungen und Workflows. Sämtliche Änderungen im Dokument werden revisionssicher dokumentiert.
Mehrdimensionale Reports
Über das integrierte DataWarehouse werden OLAP-Cubes generiert, die online über die Pivot-Funktionen in MS-Excel einfach ausgewertet werden können. Das Projektcontrolling bei Alcan hat damit erstmals die Möglichkeit, zeitgerecht bei Budgetüberschreitungen einschreiten sowie eine mehrdimensionale Leistungsabrechnung durchführen zu können.
Größtmögliche Sicherheit
Vor Projektstart wurden im Zuge eines einwöchigen Security-Audits, an dem Spezialisten aus USA, der Schweiz und Deutschland teilnahmen, alle Aspekte von POOL4TOOL genauestens überprüft. Sowohl die Hardware- und Rechenzentrumsinfrastruktur als auch die softwaretechnischen Maßnahmen zur Abwehr von Eindringlingen und zur laufenden Verfügbarkeit des Systems wurden strengsten Tests unterzogen. Über eine Vielzahl von Maßnahmen wie z.B. mehrstufiges Clustering, Disaster-Recovery-Back sowie standardisierter Vorgehensmodelle in Betrieb und Entwicklung wird ein Sicherheitheitslevel erreicht, der auch einer SOX-Zertifizierung sowie den hohen internen Standards von Alcan genügt. Alcan verfügt bereits über umfangreiche Erfahrungen mit Outsourcing.
Alexander Demmer, IT-Leiter von Alcan im Geschäftsbereich Engineered Products, formuliert die Vorteile für Alcan folgendermaßen: " Wir haben eine einfach zu implementierende Lösung gesucht, die sowohl sehr kleine als auch große internationale Projekte ohne großen Aufwand unterstützen kann. POOL4TOOL können wir ohne fremde Hilfe selbst so anpassen, wie wir es entsprechend der jeweiligen Projektgröße benötigen und um alles andere müssen wir uns nicht kümmern."
