Das Berliner Unternehmen good healthcare group führt eine softwaregestützte Dokumentenlenkung mit roXtra ein. Bis August 2015 wurden die unternehmenseigenen Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen über einen internen Fileserver verwaltet. Die Revisionierung der Dokumente fand händisch über Excel-Listen statt, ebenso wie die E-Mail-Verteilung der Dokumente. Diese manuellen Arbeitsschritte werden gebündelt im neuen System abgebildet und automatisiert.
Für Tina Hylla, Assistenz Qualitätsmanagement der good healthcare group, standen verschiedene Aspekte bei der Softwareeinführung im Vordergrund: sowohl der geregelte Zugriff auf freigegebene Dokumente, wie auch ein geringerer Aufwand durch Wegfall der händischen Datenpflege und E-Mails bei der Dokumentenverteilung. Die Einführung eines neuen Systems ermöglicht außerdem ein einfaches Rechte- und Zugriffsmanagement. „Die Arbeit wird den Mitarbeitern mit roXtra jetzt deutlich erleichtert, da Dokumente viel schneller gefunden werden und keine Dokumente mehr für Mitarbeiter abliegen, die nicht relevant sind“, bestätigt Tina Hylla.
Anstehende Zertifizierungen werden durch das System unterstützt
Bereits im Vorfeld zu den 2016 anstehenden Rezertifizierungen für die ISO 9001 und ISO 27001 erleichtert die neue Softwarelösung dem QM-Team der good healthcare group die Arbeit. Dokumente können direkt den jeweiligen Normstrukturen zugewiesen werden und sind zentral und übersichtlich zugänglich. Mitarbeiter können einfach und schnell Anmerkungen zu Dokumenten verfassen und Schulungen und Lernzielkontrollen werden direkt im System abgebildet. „Wichtig für uns ist, dass die Mitarbeiter nur auf die jeweils aktuellste, freigegebene Version zugreifen können. Auch das Abfragen einer elektronischen Lesebestätigung stellt für uns eine deutliche Erleichterung dar, da wir jetzt keine händischen Mails mehr versenden müssen. Das QM-Team kann schnell und übersichtlich nachvollziehen, ob die Dokumente gelesen und bestätigt wurden“, so Tina Hylla. „roXtra ist bereits fester Bestandteil im täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter. Damit haben wir unser großes Ziel erreicht, die Dokumentenlenkung im Unternehmen einfacher und übersichtlicher zu gestalten.“
Über die good healthcare group
Die good healthcare group wurde 2012 in Berlin von Thomas-Marco Steinle und Dr. Anno Diekmann gegründet und ist mit der +49 med GmbH in der Arzt- und Patientenbetreuung gestartet. Die +49 med GmbH bietet eine neue Art der Betreuung von medizinischen Zielgruppen (Patienten, Ärzte und Apotheker), welche die Vorteile von Außendienst und Dialogcenter zu einem neuen, innovativen Service zusammenführt. Die medizinischen Zielgruppen werden mit den Inhalten informiert, die interessieren, auf dem Weg den sie bevorzugen. Die good healthcare group ist DIN ISO 9001:2008 zertifiziert und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter.
Für Tina Hylla, Assistenz Qualitätsmanagement der good healthcare group, standen verschiedene Aspekte bei der Softwareeinführung im Vordergrund: sowohl der geregelte Zugriff auf freigegebene Dokumente, wie auch ein geringerer Aufwand durch Wegfall der händischen Datenpflege und E-Mails bei der Dokumentenverteilung. Die Einführung eines neuen Systems ermöglicht außerdem ein einfaches Rechte- und Zugriffsmanagement. „Die Arbeit wird den Mitarbeitern mit roXtra jetzt deutlich erleichtert, da Dokumente viel schneller gefunden werden und keine Dokumente mehr für Mitarbeiter abliegen, die nicht relevant sind“, bestätigt Tina Hylla.
Anstehende Zertifizierungen werden durch das System unterstützt
Bereits im Vorfeld zu den 2016 anstehenden Rezertifizierungen für die ISO 9001 und ISO 27001 erleichtert die neue Softwarelösung dem QM-Team der good healthcare group die Arbeit. Dokumente können direkt den jeweiligen Normstrukturen zugewiesen werden und sind zentral und übersichtlich zugänglich. Mitarbeiter können einfach und schnell Anmerkungen zu Dokumenten verfassen und Schulungen und Lernzielkontrollen werden direkt im System abgebildet. „Wichtig für uns ist, dass die Mitarbeiter nur auf die jeweils aktuellste, freigegebene Version zugreifen können. Auch das Abfragen einer elektronischen Lesebestätigung stellt für uns eine deutliche Erleichterung dar, da wir jetzt keine händischen Mails mehr versenden müssen. Das QM-Team kann schnell und übersichtlich nachvollziehen, ob die Dokumente gelesen und bestätigt wurden“, so Tina Hylla. „roXtra ist bereits fester Bestandteil im täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter. Damit haben wir unser großes Ziel erreicht, die Dokumentenlenkung im Unternehmen einfacher und übersichtlicher zu gestalten.“
Über die good healthcare group
Die good healthcare group wurde 2012 in Berlin von Thomas-Marco Steinle und Dr. Anno Diekmann gegründet und ist mit der +49 med GmbH in der Arzt- und Patientenbetreuung gestartet. Die +49 med GmbH bietet eine neue Art der Betreuung von medizinischen Zielgruppen (Patienten, Ärzte und Apotheker), welche die Vorteile von Außendienst und Dialogcenter zu einem neuen, innovativen Service zusammenführt. Die medizinischen Zielgruppen werden mit den Inhalten informiert, die interessieren, auf dem Weg den sie bevorzugen. Die good healthcare group ist DIN ISO 9001:2008 zertifiziert und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter.
