Im Zuge der Anpassung an die einheitlichen Zahlungsbedingungen der Europäischen Union wurde die QR-Rechnung bereits im Juni 2020 als Alternative zu den bisherigen Einzahlungsscheinen in der Schweiz eingeführt. Als Gemeinschaftsprojekt der Schweizer SIX Group und anderer Akteure des Schweizer Finanzplatzes, stellt die QR-Rechnung einen wichtigen Meilenstein in der Modernisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz dar. Das neue Rechnungsformat soll die bisherigen Einzahlungsscheine schrittweise bis zum 30. September 2022 ersetzen.
Roter und oranger Einzahlungsschein
Die Einzahlungsscheine haben eine sehr lange Tradition in der Schweiz und werden auch heute noch sehr häufig zur Begleichung von Forderungen genutzt. Der Unterschied zwischen den Scheinen ist eine Referenznummer. Diese findet sich nur auf dem orangen Einzahlungsschein und kann sowohl manuell als auch auf elektronischem Weg eingetragen werden. Der Einzahlungsschein mit Referenznummer wird von der Rechnungsstellenden Partei ausgestellt und an eine Zahlungspflichtige Person als Ausdruck gemeinsam mit der Rechnung oder im Dateiformat übermittelt.
Der rote Einzahlungsschein ohne Referenznummer hingegen ermöglicht die Einzahlung oder Überweisung eines beliebigen Betrags auf das eigene oder ein fremdes Konto und war vergleichbar mit dem deutschen Überweisungs- oder Einzahlungsbeleg. Anstelle einer Referenznummer kann hier als Zahlungszweck ein beliebiger Text eingetragen werden.
Das neue Rechnungsformat mit QR-Code ähnelt den bisherigen Formaten und besteht aus einem Teil, der die Zahlungsinformationen zusammenfasst und einem Empfangsschein. Der sogenannte Swiss QR-Code ist in der Mitte des Zahlteils angesiedelt und enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform aufgelistet sind. Spätestens zum 30. September 2022 will die Schweizer Postfinance die bisherigen Einzahlungsscheine vollständig vom Markt nehmen und sie durch QR-Rechnungen ersetzen, denn diese bieten durch ihren erweiterten Dateninhalt eine langfristige Einsatzfähigkeit, besonders im Austausch mit den europäischen Nachbarländern.
QR-Rechnungen einfach in Scope erstellen und versenden
Mit Scope können Schweizer Kund:innen heute schon Rechnungen mit QR-Code erstellen und verwalten. Scope überträgt die Zahlungsdaten inklusive QR-Code direkt in die Ausgangsrechnungen. Elektronische Rechnungen im UBL E-Invoice Format können im Anschluss automatisiert per E-Mail versendet werden. Außerdem ermöglicht Scope unterschiedlichen Niederlassungen die elektronische Abrechnung untereinander. Die Ausgangsrechnung einer Niederlassung wird automatisch als Eingangsrechnung der anderen Niederlassung erzeugt. Sobald Rechnungen mit externen Systemen ausgetauscht werden, werden die Daten im UBL e-Invoice Format übermittelt.
Roter und oranger Einzahlungsschein
Die Einzahlungsscheine haben eine sehr lange Tradition in der Schweiz und werden auch heute noch sehr häufig zur Begleichung von Forderungen genutzt. Der Unterschied zwischen den Scheinen ist eine Referenznummer. Diese findet sich nur auf dem orangen Einzahlungsschein und kann sowohl manuell als auch auf elektronischem Weg eingetragen werden. Der Einzahlungsschein mit Referenznummer wird von der Rechnungsstellenden Partei ausgestellt und an eine Zahlungspflichtige Person als Ausdruck gemeinsam mit der Rechnung oder im Dateiformat übermittelt.
Der rote Einzahlungsschein ohne Referenznummer hingegen ermöglicht die Einzahlung oder Überweisung eines beliebigen Betrags auf das eigene oder ein fremdes Konto und war vergleichbar mit dem deutschen Überweisungs- oder Einzahlungsbeleg. Anstelle einer Referenznummer kann hier als Zahlungszweck ein beliebiger Text eingetragen werden.
Das neue Rechnungsformat mit QR-Code ähnelt den bisherigen Formaten und besteht aus einem Teil, der die Zahlungsinformationen zusammenfasst und einem Empfangsschein. Der sogenannte Swiss QR-Code ist in der Mitte des Zahlteils angesiedelt und enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform aufgelistet sind. Spätestens zum 30. September 2022 will die Schweizer Postfinance die bisherigen Einzahlungsscheine vollständig vom Markt nehmen und sie durch QR-Rechnungen ersetzen, denn diese bieten durch ihren erweiterten Dateninhalt eine langfristige Einsatzfähigkeit, besonders im Austausch mit den europäischen Nachbarländern.
QR-Rechnungen einfach in Scope erstellen und versenden
Mit Scope können Schweizer Kund:innen heute schon Rechnungen mit QR-Code erstellen und verwalten. Scope überträgt die Zahlungsdaten inklusive QR-Code direkt in die Ausgangsrechnungen. Elektronische Rechnungen im UBL E-Invoice Format können im Anschluss automatisiert per E-Mail versendet werden. Außerdem ermöglicht Scope unterschiedlichen Niederlassungen die elektronische Abrechnung untereinander. Die Ausgangsrechnung einer Niederlassung wird automatisch als Eingangsrechnung der anderen Niederlassung erzeugt. Sobald Rechnungen mit externen Systemen ausgetauscht werden, werden die Daten im UBL e-Invoice Format übermittelt.
