Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH hat ihren Rechnungsprozess mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices automatisiert. Die Rechnungsverarbeitungssoftware wurde bei der SWU in einer Komplettlösung gemeinsam mit den SAP-Add-ons der Ebydos AG, Invoice Cockpit und Web Cycle, ausgewählt, um die Bearbeitung der Rechnungen zu beschleunigen und den gesamten Prozess transparenter zu gestalten. Rund 60.000 Rechnungen verarbeitet der Energie- und Verkehrsdienstleister im Jahr. Vor dem Einsatz der fortschrittlichen Lösung wurden diese Rechnungen manuell in das SAP-System eingetippt. Aufgrund einer uneinheitlichen Bearbeitung und verteilten Zuständigkeiten von Buchhaltung und Einkauf waren die Verbindlichkeiten erst nach einer Verbuchung im SAP-System dokumentiert. Auch im Hinblick auf Basel II war die SWU bestrebt, die Aktualität der Buchhaltung zu verbessern.
Die Entscheidung für die ReadSoft DOCUMENTS for Invoices mit den voll integrierten Ebydos-Komponenten fiel nach ausführlicher Evaluation von vier Softwareprodukten sowie Besuch von Referenzinstallationen. Bei dem Angebot überzeugte vor allem der nahtlose Gesamtprozess mit dem Ebydos Invoice Cockpit, die anwenderfreundlichen Prüfszenarien und insgesamt der Komfort in der Sachbearbeitung. Intern waren organisatorische Veränderungen notwendig, damit mit der Software tatsächlich Zeit- und Kosteneinsparungen in der Rechnungsverarbeitung erzielt werden konnten. So wurde die vorherige „späte Archivierung“ etwa auf eine „frühe Archivierung“ umgestellt. Heute werden die Belege sofort nach Rechnungseingang gescannt und dann im Ceyoniq-Archiv abgelegt. Dies gewährleistet, dass die Buchhaltung stets einen Überblick über die ausstehenden Rechnungen hat. Weiterhin bildet das frühe Scannen natürlich die Grundlage für den automatisierten Prozess. Bei den Stadtwerken werden nicht nur Rechnungen gescannt und zur Prüfung weitergeleitet, sondern auch alle weiteren dazu gehörigen Unterlagen, wie zum Beispiel Aufträge und Lieferscheine. Unter Einbeziehung von Poststelle und Einkauf werden heute alle diese Belege direkt an die Buchhaltung weiter geleitet und dort dann zentral gescannt.
Um heute möglichst schnell eine hohe Erkennungsquote zu haben, wurden im System Profile für die Hauptlieferanten angelegt. Rechnungen dieser Firmen passieren das System jetzt nahtlos. Die ReadSoft-Software extrahiert automatisiert wesentliche Daten wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und natürlich den Lieferanten. Die Buchhalter nutzen das Ebydos Invoice Cockpit als Steuerzentrale innerhalb SAP, über die sie alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten einsehen können. Der Ebydos Web Cycle steuert die notwendigen Prüf- und Freigabevorgänge. Der Workflow wurde im Projekt an die individuellen Anforderungen der Stadtwerke angepasst. Insgesamt können rund 200 Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden.
Bereits nach einer kurzen Einsatzzeit kann Projektleiter Oliver Huttenlauch ein positives Resümee ziehen: „Das Komplettsystem ist sehr einfach zu bedienen, und da wir die Mitarbeiter vor Produktivstart hierzu geschult hatten, hat die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz.“ Schon heute profitiert der Energiedienstleister von beschleunigten Prozessen und damit verbunden auch mit einer optimierten Ausnutzung der Skonti.
Die Entscheidung für die ReadSoft DOCUMENTS for Invoices mit den voll integrierten Ebydos-Komponenten fiel nach ausführlicher Evaluation von vier Softwareprodukten sowie Besuch von Referenzinstallationen. Bei dem Angebot überzeugte vor allem der nahtlose Gesamtprozess mit dem Ebydos Invoice Cockpit, die anwenderfreundlichen Prüfszenarien und insgesamt der Komfort in der Sachbearbeitung. Intern waren organisatorische Veränderungen notwendig, damit mit der Software tatsächlich Zeit- und Kosteneinsparungen in der Rechnungsverarbeitung erzielt werden konnten. So wurde die vorherige „späte Archivierung“ etwa auf eine „frühe Archivierung“ umgestellt. Heute werden die Belege sofort nach Rechnungseingang gescannt und dann im Ceyoniq-Archiv abgelegt. Dies gewährleistet, dass die Buchhaltung stets einen Überblick über die ausstehenden Rechnungen hat. Weiterhin bildet das frühe Scannen natürlich die Grundlage für den automatisierten Prozess. Bei den Stadtwerken werden nicht nur Rechnungen gescannt und zur Prüfung weitergeleitet, sondern auch alle weiteren dazu gehörigen Unterlagen, wie zum Beispiel Aufträge und Lieferscheine. Unter Einbeziehung von Poststelle und Einkauf werden heute alle diese Belege direkt an die Buchhaltung weiter geleitet und dort dann zentral gescannt.
Um heute möglichst schnell eine hohe Erkennungsquote zu haben, wurden im System Profile für die Hauptlieferanten angelegt. Rechnungen dieser Firmen passieren das System jetzt nahtlos. Die ReadSoft-Software extrahiert automatisiert wesentliche Daten wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und natürlich den Lieferanten. Die Buchhalter nutzen das Ebydos Invoice Cockpit als Steuerzentrale innerhalb SAP, über die sie alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten einsehen können. Der Ebydos Web Cycle steuert die notwendigen Prüf- und Freigabevorgänge. Der Workflow wurde im Projekt an die individuellen Anforderungen der Stadtwerke angepasst. Insgesamt können rund 200 Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden.
Bereits nach einer kurzen Einsatzzeit kann Projektleiter Oliver Huttenlauch ein positives Resümee ziehen: „Das Komplettsystem ist sehr einfach zu bedienen, und da wir die Mitarbeiter vor Produktivstart hierzu geschult hatten, hat die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz.“ Schon heute profitiert der Energiedienstleister von beschleunigten Prozessen und damit verbunden auch mit einer optimierten Ausnutzung der Skonti.
