Eine neue Lösung zur Steuerung der Rechnungsprüfung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) stellt die ReadSoft GmbH auf der diesjährigen DMS-Expo in Köln vor. „Approve“ heißt die webbasierte Anwendung, mit der alle Mitarbeiter eines Unternehmens in den Genehmigungsprozess von Eingangsrechnungen einbezogen werden können. Sie ermöglicht nun auch den KMU, Kosten einzusparen und die Abläufe im Unternehmen effizienter zu gestalten. Neben dem Prüf- und Freigabe-Workflow bietet die Lösung dem Buchhalter Zugriff auf die gescannten Images aller Eingangsrechnungen und einen Überblick über den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Approve ergänzt damit sinnvoll das praxisbewährte Produkt ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, welches bislang vor allem bei großen Unternehmen und Konzernen in SAP-Umgebungen im Einsatz ist. Über Schnittstellen arbeitet diese Basissoftware mit beliebigen ERP-Systemen oder weiteren Zielsystemen zusammen, um beispielsweise Bestelldaten automatisiert abzugleichen. Approve kann darüber hinaus flexibel und ohne Programmierkenntnisse an vorhandene Prozesse angepasst werden. So lassen sich die zuständigen Mitarbeiter für bestimmte Genehmigungsvorgänge bereits fest definieren oder auch individuell festlegen. Dies kann unter anderem in Abhängigkeit bestimmter Werte, Rechnungstypen, Lieferanten oder Länder bestimmt werden. Der User wird per E-Mail informiert, sobald für ihn eine Rechnung zur Prüfung vorliegt. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter verhindert ist oder eine Rechnung aus anderen Gründen nicht bearbeitet wird, gibt es verschiedene Erinnerungsstufen beziehungsweise Vertretungsregelungen. Approve ist eine Intranet-Applikation, so dass durch das notwendige Login die Sicherheit der Daten standortunabhängig gewährleistet ist. Die Lösung läuft auf Microsoft SQL Server 2000 oder höher. Für die Clients ist der Microsoft Internet Explorer ab Version 5 erforderlich.
ReadSoft setzt mit Approve auf ein frühzeitiges Buchen der Rechnung direkt nach dem Scannen, so dass keine Rechnungen mehr verloren gehen. Diesen Schritt übernimmt die Software automatisch und fügt der digitalen Rechnung eine Verifzierungsnummer hinzu. Danach werden im Workflow die angegebenen Mengen und Preise überprüft. Im Anschluss daran werden die Kosten bestimmten Konten zugeordnet. Hierfür stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, die der Nutzer eigenständig ändern und speichern kann. An dieser Stelle lässt sich auch der Workflow verändern oder die Rechnung abweisen, falls der Anwender die Berechtigung hierzu hat. Mit einer letzten Kontrollmaske wird die Rechnung endgültig freigegeben. Zuletzt erfolgen die automatische Buchung und eine Ablage im internen Approve-Archiv.
„Für die großen ERP-Systeme von SAP und Oracle stellen wir schon seit langem Workflow-Funktionalitäten zur Rechnungsverarbeitung zur Verfügung. Nun haben wir auch eine einfach zu bedienende, sehr leistungsfähige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen im Portfolio. Diese profitieren damit ebenfalls von den enormen Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen, die sich im Rechnungswesen erzielen lassen“, kommentiert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl.
Mit Approve können in vielen Bereichen der Rechnungsverarbeitung Kosten eingespart werden: So reduzieren sich unter anderem Zeit und Aufwand für die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten sowie die Ausgaben für die zahlreichen Papierkopien, für Archivierung und möglicherweise Mahngebühren. Weitere Vorteile und Rationalisierungseffekte sind die konsequente Ausnutzung des Skontoabzugs, produktivere Mitarbeiter, ein jederzeit verfügbarer Status über die finanzielle Situation des Unternehmens, der schnelle Zugriff auf Rechnungen und weniger Papier in der eigenen Haus-Post.
ReadSoft setzt mit Approve auf ein frühzeitiges Buchen der Rechnung direkt nach dem Scannen, so dass keine Rechnungen mehr verloren gehen. Diesen Schritt übernimmt die Software automatisch und fügt der digitalen Rechnung eine Verifzierungsnummer hinzu. Danach werden im Workflow die angegebenen Mengen und Preise überprüft. Im Anschluss daran werden die Kosten bestimmten Konten zugeordnet. Hierfür stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, die der Nutzer eigenständig ändern und speichern kann. An dieser Stelle lässt sich auch der Workflow verändern oder die Rechnung abweisen, falls der Anwender die Berechtigung hierzu hat. Mit einer letzten Kontrollmaske wird die Rechnung endgültig freigegeben. Zuletzt erfolgen die automatische Buchung und eine Ablage im internen Approve-Archiv.
„Für die großen ERP-Systeme von SAP und Oracle stellen wir schon seit langem Workflow-Funktionalitäten zur Rechnungsverarbeitung zur Verfügung. Nun haben wir auch eine einfach zu bedienende, sehr leistungsfähige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen im Portfolio. Diese profitieren damit ebenfalls von den enormen Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen, die sich im Rechnungswesen erzielen lassen“, kommentiert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl.
Mit Approve können in vielen Bereichen der Rechnungsverarbeitung Kosten eingespart werden: So reduzieren sich unter anderem Zeit und Aufwand für die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten sowie die Ausgaben für die zahlreichen Papierkopien, für Archivierung und möglicherweise Mahngebühren. Weitere Vorteile und Rationalisierungseffekte sind die konsequente Ausnutzung des Skontoabzugs, produktivere Mitarbeiter, ein jederzeit verfügbarer Status über die finanzielle Situation des Unternehmens, der schnelle Zugriff auf Rechnungen und weniger Papier in der eigenen Haus-Post.
