Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Universitätsklinikum Heidelberg

Das Universitätsklinikum Heidelberg hat die manuellen Prozesse in der Buchhaltung durch eine Rechnungsbearbeitungslösung von ReadSoft mit der SAP-Integration von Ebydos abgelöst. Rund 550.000 Seiten bei etwa 180.000 Rechnungen jährlich zählte das Universitätsklinikum zum Projektstart, hierunter komplexe mehrseitige Baurechnungen, aber auch Kleinbeträge für Heftpflasterrollen und vieles mehr. Die manuelle Bearbeitung und Buchung im SAP-System war bei diesem Volumen sehr zeitintensiv. Neue Geschäftsfelder, beispielsweise im Service für weitere Kliniken oder für Apotheken, lassen das Rechnungsaufkommen immer weiter ansteigen. Daher war es für das Projektteam um Kreditorenbuchhaltungsleiter Roland Schwarz ein wesentliches Ziel, die Abläufe zu verschlanken, Durchlaufzeiten zu verkürzen und Rechnungen möglichst taggleich zu buchen. Ein Highlight des Projekts ist die optimale Integration in die ERP-Umgebung, die durch die SAP-Add-ons der Ebydos AG erreicht wurde. Dabei fungiert das Ebydos Invoice Cockpit als Schaltzentrale in SAP, über die der Rechnungsprüfer alle relevanten Daten auf einen Blick überprüfen und bearbeiten kann. Die Gesamtlösung überzeugte in Tests mit Klinikum-eigenen, variantenreichen Belegen. Die Automatisierung des Gesamtprozesses dauerte lediglich drei Monate, inklusive einer Anbindung an das Archivsystem von IXOS. Ein frühes Einbeziehen angrenzender Abteilungen wie dem Einkauf erwies sich als erfolgreiches Vorgehen: Dadurch wurde eine breite Akzeptanz für das Projekt von Anfang an erreicht. Das Einhalten bestimmter Regeln in der Dokumentenaufbereitung erspart im neuen Prozess Zeit und zusätzlichen Arbeitsaufwand. „Bereits nach einem halben Jahr durchliefen 50 Prozent der Rechnungen automatisiert den Prozess – ohne dass wir hierfür tiefgreifende Veränderungen vornehmen mussten“, resümiert Roland Schwarz, der die effiziente Lösung bereits weiteren Kliniken empfohlen hat.

Heute werden die Rechnungen sowie auch zugehörige Dokumente wie Angebote, handschriftliche Notizen, Lieferscheine und ähnliches in der Buchhaltung gescannt. Danach liest die Software ReadSoft DOCUMENTS for Invoices Angaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Endbetrag und Bestellnummer aus, die in der Ebydos-Lösung wiederum mit den Stamm- und Bewegungsdaten im ERP-System abgeglichen werden. Für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen durch den Einkauf wird das E-Mailsystem genutzt.

Das Universitätsklinikum hatte bei der Analyse der eigenen Belege festgestellt, dass etwa 80 Prozent aller Rechnungen von 20 Prozent der Lieferanten stammen. Daher wurde die Möglichkeit genutzt, parallel zur Freiformerkennung von Rechnungen auch Lieferanten manuell auf ein Höchstmaß zu optimieren. Projektleiter Schwarz: „Bei diesem strukturellen Vorgehen spürte man bereits vom ersten Tag an Entlastung.“

Aktuell werden noch nicht alle eingehenden Rechnungen im automatisierten Prozess verarbeitet, sondern ausschließlich die aus dem Materialmanagement, welche einen Anteil von 65 Prozent ausmachen. Geplant ist, diesen Anteil durch begleitende organisatorische Maßnahmen zu erhöhen. Weiterhin ist das Projektteam dabei, auch Zahlungsavisen für eingehende Zahlungen zu integrieren. Dieser Prozess soll noch in diesem Jahr abgeschlossen werden.