Die PORTICA GmbH Marketing Support sorgt dafür, dass sämtliche Lotto-Annahmestellen in Nordrhein-Westfalen immer über ausreichend Spielscheine, Verbrauchsmaterialien und Informationsunterlagen verfügen. Der Logistikdienstleister bringt jede Woche gemeinsam mit der ZTV aus Krefeld bis zu 4.000 Pakete auf die Reise und ist dafür verantwortlich, dass diese termingerecht auf die rund 3.600 Lotto-Annahmestellen im größten Bundesland Deutschlands verteilt werden. Das entspricht aufs Jahr gesehen einem Volumen von etwa 100.000 Paketen mit etwa 500.000 Artikelpositionen.
40 Jahre lang führte WestLotto die Kommissionierung und Konfektionierung der Verbrauchsmaterialien in eigener Regie durch. „Aufgrund von grundsätzlichen Umstrukturierungsmaßnahmen in unserem Haus und aus Kostengründen haben wir uns dazu entschieden, logistische Aufgaben künftig durch externe Unternehmen ausführen zu lassen, die hier eine hohe Fachkompetenz haben“, erläutert Richard Hufelschulte, Projektleiter bei WestLotto. Um den richtigen Partner zu finden, startete das Unternehmen eine europaweite Ausschreibung.
Wichtige Vergabekriterien war die Offenlegung von Sicherheitskonzepten und Ausfallszenarien. Zuschlag sollte derjenige erhalten, der das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf den Preis und die Ausfallsicherheit unterbreitet hatte. Nach der Angebotsevaluierung erhielten zwei Unternehmen den Zuschlag: Die PORTICA GmbH Marketing Support mit Sitz in Kempen und nur 20 Kilometer Luftlinie entfernt die Zustell-, Transport- und Vertriebsgesellschaft mbH & Co. KG (ZTV) in Krefeld. „Mit der Auswahl von zwei Dienstleistern konnten wir zusätzlich die Ausfallsicherheit erhöhen“, argumentiert Hufelschulte. „Jeder der beiden Logistikpartner ist vertraglich verpflichtet, bei Ausfall des anderen einzuspringen und dessen Auslieferung mit zu übernehmen.“ – „Es ist eigentlich ungewöhnlich, dass im Rahmen einer Ausschreibung zwei Anbieter den Zuschlag erhalten, in dieser Situation war jedoch eine Aufteilung auf zwei Dienstleister geplant“, so Bernd Kothes, zuständiger Geschäftsführer bei PORTICA. „Für uns ist dies eine interessante Konstellation, denn eigentlich sind wir ja Wettbewerber. Bei diesem Projekt treten wir aber als Partner auf und tauschen Erfahrungen aus, um Prozesse zu optimieren.“
Für PORTICA ist der WestLotto Auftrag stets zeitkritisch: Die Order lautet, dass sämtliche Lotto-Annahmestellen wöchentlich jeweils bis Mittwoch 12.00 Uhr mit ihren Materialien versorgt sind – egal ob im tiefsten Winter oder in Situationen mit erhöhter Nachfrage, beispielsweise in Jackpot-Phasen. Wichtiger Bestandteil dabei ist die Kundenzeitschrift „Glück“. Als Kommunikationsplattform informiert sie die Spieler über neue Produkte, Quoten, Gewinnzahlen und Aktionen. PORTICA erhält die jeweils aktuelle Ausgabe am Dienstagmorgen. Die Mitarbeiter beginnen dann umgehend mit der Kommissionierung. Über eine Anbindung an das SAP-System, das bei WestLotto im Einsatz ist, wissen sie, welche Materialien von welcher Lotto-Annahmestelle geordert wurden. Das IT-System und die notwendigen Schnittstellen hat die Gedak, ebenfalls mit Sitz in Kempen, realisiert. Noch am selben Nachmittag werden die Pakete von den Fahrzeugen des Paket- und Expressdienstleisters DPD abgeholt, der sie am Folgetag bis 12.00 Uhr an die Lotto-Annahmestellen verteilt.
Während des gesamten Prozesses – also von der Order bei WestLotto bis hin zur Auslieferung bei der Lotto-Annahmestelle – erhalten die Verantwortlichen über ein Prozessmonitoring stets aktuelle Informationen über den Verarbeitungs- und Anlieferungsstatus der Pakete.
„Wir sind froh, dass wir PORTICA im Rahmen der Ausschreibung kennengelernt haben“, fasst Hufelschulte zusammen. „Unsere Annahmestellen bewerten den neuen Logistikprozess sehr positiv.“
40 Jahre lang führte WestLotto die Kommissionierung und Konfektionierung der Verbrauchsmaterialien in eigener Regie durch. „Aufgrund von grundsätzlichen Umstrukturierungsmaßnahmen in unserem Haus und aus Kostengründen haben wir uns dazu entschieden, logistische Aufgaben künftig durch externe Unternehmen ausführen zu lassen, die hier eine hohe Fachkompetenz haben“, erläutert Richard Hufelschulte, Projektleiter bei WestLotto. Um den richtigen Partner zu finden, startete das Unternehmen eine europaweite Ausschreibung.
Wichtige Vergabekriterien war die Offenlegung von Sicherheitskonzepten und Ausfallszenarien. Zuschlag sollte derjenige erhalten, der das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf den Preis und die Ausfallsicherheit unterbreitet hatte. Nach der Angebotsevaluierung erhielten zwei Unternehmen den Zuschlag: Die PORTICA GmbH Marketing Support mit Sitz in Kempen und nur 20 Kilometer Luftlinie entfernt die Zustell-, Transport- und Vertriebsgesellschaft mbH & Co. KG (ZTV) in Krefeld. „Mit der Auswahl von zwei Dienstleistern konnten wir zusätzlich die Ausfallsicherheit erhöhen“, argumentiert Hufelschulte. „Jeder der beiden Logistikpartner ist vertraglich verpflichtet, bei Ausfall des anderen einzuspringen und dessen Auslieferung mit zu übernehmen.“ – „Es ist eigentlich ungewöhnlich, dass im Rahmen einer Ausschreibung zwei Anbieter den Zuschlag erhalten, in dieser Situation war jedoch eine Aufteilung auf zwei Dienstleister geplant“, so Bernd Kothes, zuständiger Geschäftsführer bei PORTICA. „Für uns ist dies eine interessante Konstellation, denn eigentlich sind wir ja Wettbewerber. Bei diesem Projekt treten wir aber als Partner auf und tauschen Erfahrungen aus, um Prozesse zu optimieren.“
Für PORTICA ist der WestLotto Auftrag stets zeitkritisch: Die Order lautet, dass sämtliche Lotto-Annahmestellen wöchentlich jeweils bis Mittwoch 12.00 Uhr mit ihren Materialien versorgt sind – egal ob im tiefsten Winter oder in Situationen mit erhöhter Nachfrage, beispielsweise in Jackpot-Phasen. Wichtiger Bestandteil dabei ist die Kundenzeitschrift „Glück“. Als Kommunikationsplattform informiert sie die Spieler über neue Produkte, Quoten, Gewinnzahlen und Aktionen. PORTICA erhält die jeweils aktuelle Ausgabe am Dienstagmorgen. Die Mitarbeiter beginnen dann umgehend mit der Kommissionierung. Über eine Anbindung an das SAP-System, das bei WestLotto im Einsatz ist, wissen sie, welche Materialien von welcher Lotto-Annahmestelle geordert wurden. Das IT-System und die notwendigen Schnittstellen hat die Gedak, ebenfalls mit Sitz in Kempen, realisiert. Noch am selben Nachmittag werden die Pakete von den Fahrzeugen des Paket- und Expressdienstleisters DPD abgeholt, der sie am Folgetag bis 12.00 Uhr an die Lotto-Annahmestellen verteilt.
Während des gesamten Prozesses – also von der Order bei WestLotto bis hin zur Auslieferung bei der Lotto-Annahmestelle – erhalten die Verantwortlichen über ein Prozessmonitoring stets aktuelle Informationen über den Verarbeitungs- und Anlieferungsstatus der Pakete.
„Wir sind froh, dass wir PORTICA im Rahmen der Ausschreibung kennengelernt haben“, fasst Hufelschulte zusammen. „Unsere Annahmestellen bewerten den neuen Logistikprozess sehr positiv.“
