Im Rahmen der Weiterentwicklung der Geschäftsprozessmanagement -Systematik in der ThyssenKrupp Presta Steering war der Einsatz eines modellbasierten, integrierten Geschäftsprozessmanagement-Systems auf Basis der IncomeSuite und des Dokumentenverwaltungssystems XERI ein zentrale Aufgabenstellung, um ein übergreifendes und integriertes Werkzeug zur Unterstützung der Systematik zur Verfügung zu stellen. Ziel ist die Modellierung der Prozesse in ein zentrales Repository woraus sich die selbige Aufgabestellung der zu verknüpfenden Dokumente im EDMS XERI ergibt. In beiden Fällen ist die Handhabung von Varianten/Standort-spezifischen Sichten vorgesehen.
Ein Teilziel der Folgeprojekte ist es eine weltweite Standardisierung und Harmonisierung von Dokumenten über alle Standorte schrittweise durchzuführen. Dazu ist eine einheitliche Struktur der Dokument notwendig , die in das Dokumentenverwaltungssystem XERI eingeführt wurde. Durch das zentrale Repository mit standortspezifischen Sichten, werden dem jeweiligem Standort nur die für Ihn gültigen Dokumente angezeigt. Da das Dokumentenmanagement Tool XERI bei der ThyssenKrupp Presta bereits an drei Standorten als lokale Installation verfügbar war und das XERI eine gute Akzeptanz bezüglich der schnellen Erlernbarkeit und einfachen Bedienung hat, fiel die Entscheidung im Rahmen des Projektes XERI zu einem EMDS auszubauen.
Umfang / Umfeld für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Das Dokumentenmanagementsystem wird bei ThyssenKrupp derzeit als zentrales Repository primär an sechs deutschsprachigen Standorten eingesetzt. Eine schrittweise Integration aller 18 Standorte ist geplant, wovon im Laufe des Jahres die ersten zwei internationalen Standorte migriert werden. Im Rahmen des Projektes wurde das DMS XERI zur vollumfänglichen Webfähigkeit weiterentwickelt und mit dem Geschäftsprozessmanagement Tool (Prozessvisualisierung) Income von der Fa. Synlogic in einem Unternehmensportal integriert. Hierdurch wurde für alle Fragestellungen der Ablauforganisation ein Single-Point-of-Information (ProzessWelt@Presta) geschaffen.
Erfahrungen bei der Einführung
Um beim Einführen des XERI-EDMS keine Startprobleme zu bekommen, ist es sinnvoll, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
- Eine frühzeitige Durchführung der Integration und Schulung an den Key Usern der betroffenen Standorte, sowie eine rechtzeitige Beschäftigung mit den Migrations-Themen planen.
- Eine klare und definierte standortübergreifende Dokumentenstruktur / -bezeichnung, sollte von Anfang an feststehen.
- Eechnische Ressourcen im Rahmen eines Replizierungs-Schemas / -konzeptes sind klar zu durchleuchten
- Schnittstellen-Definitionen sind mit beiden Partnern zusammen klar zu spezifizieren
Interne Erfahrungen aus der Anwendersicht sowie die Akzeptanz des Systems
Die internen Schulungen mit dem Dokumentenmanagementsystem XERI haben uns gezeigt, dass dieses Tool sehr einfach zu erlernen ist. Die Anwender sind in der Lage nach der Schulung selbständig das System zu bedienen und Dokumente zu erstellen. In unserem Unternehmen ist das DMS für Personen mit Computer-Zugang ein Werkzeug für die tägliche Arbeit, da alle relevanten Dokumente von A wie "Antrag auf Weiterbildung" bis Z wie "Zeiterfassung" darin verwaltet werden. Der Workflow des Tools, wird von den Anwendern geschätzt, z.B. das automatische Archivieren der alten Versionen, die Wiedervorlage, welche die Mitarbeiter auf die Aktualität der Dokumente erinnert u.s.w.
Durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems XERI konnten wir eine gute und strukturierte Dokumentation der Requirements erzielen. Das System eine erhebliche Unterstützung bei der Ableitung von Lösungswegen.
Ein Teilziel der Folgeprojekte ist es eine weltweite Standardisierung und Harmonisierung von Dokumenten über alle Standorte schrittweise durchzuführen. Dazu ist eine einheitliche Struktur der Dokument notwendig , die in das Dokumentenverwaltungssystem XERI eingeführt wurde. Durch das zentrale Repository mit standortspezifischen Sichten, werden dem jeweiligem Standort nur die für Ihn gültigen Dokumente angezeigt. Da das Dokumentenmanagement Tool XERI bei der ThyssenKrupp Presta bereits an drei Standorten als lokale Installation verfügbar war und das XERI eine gute Akzeptanz bezüglich der schnellen Erlernbarkeit und einfachen Bedienung hat, fiel die Entscheidung im Rahmen des Projektes XERI zu einem EMDS auszubauen.
Umfang / Umfeld für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Das Dokumentenmanagementsystem wird bei ThyssenKrupp derzeit als zentrales Repository primär an sechs deutschsprachigen Standorten eingesetzt. Eine schrittweise Integration aller 18 Standorte ist geplant, wovon im Laufe des Jahres die ersten zwei internationalen Standorte migriert werden. Im Rahmen des Projektes wurde das DMS XERI zur vollumfänglichen Webfähigkeit weiterentwickelt und mit dem Geschäftsprozessmanagement Tool (Prozessvisualisierung) Income von der Fa. Synlogic in einem Unternehmensportal integriert. Hierdurch wurde für alle Fragestellungen der Ablauforganisation ein Single-Point-of-Information (ProzessWelt@Presta) geschaffen.
Erfahrungen bei der Einführung
Um beim Einführen des XERI-EDMS keine Startprobleme zu bekommen, ist es sinnvoll, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
- Eine frühzeitige Durchführung der Integration und Schulung an den Key Usern der betroffenen Standorte, sowie eine rechtzeitige Beschäftigung mit den Migrations-Themen planen.
- Eine klare und definierte standortübergreifende Dokumentenstruktur / -bezeichnung, sollte von Anfang an feststehen.
- Eechnische Ressourcen im Rahmen eines Replizierungs-Schemas / -konzeptes sind klar zu durchleuchten
- Schnittstellen-Definitionen sind mit beiden Partnern zusammen klar zu spezifizieren
Interne Erfahrungen aus der Anwendersicht sowie die Akzeptanz des Systems
Die internen Schulungen mit dem Dokumentenmanagementsystem XERI haben uns gezeigt, dass dieses Tool sehr einfach zu erlernen ist. Die Anwender sind in der Lage nach der Schulung selbständig das System zu bedienen und Dokumente zu erstellen. In unserem Unternehmen ist das DMS für Personen mit Computer-Zugang ein Werkzeug für die tägliche Arbeit, da alle relevanten Dokumente von A wie "Antrag auf Weiterbildung" bis Z wie "Zeiterfassung" darin verwaltet werden. Der Workflow des Tools, wird von den Anwendern geschätzt, z.B. das automatische Archivieren der alten Versionen, die Wiedervorlage, welche die Mitarbeiter auf die Aktualität der Dokumente erinnert u.s.w.
Durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems XERI konnten wir eine gute und strukturierte Dokumentation der Requirements erzielen. Das System eine erhebliche Unterstützung bei der Ableitung von Lösungswegen.
