Prozessorientierte Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit der PICTURE-Methode … wie mit Hilfe eines Prozessregisters Synergien genutzt und Doppelarbeiten vermieden werden können. Von Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH.
Zielsetzung und Herausforderungen der EU-DLR
Die EU-Dienstleistungsrichtlinie stellt alle Verwaltungsebenen in Deutschland bis zum Ende 2009 und auch darüber hinaus vor große prozessuale Herausforderungen. Selten hat eine einzelne Richtlinie der Europäischen Union ein derartiges Aufsehen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung erregt wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie. Das ist auch nicht verwunderlich, stellt sie doch den öffentlichen Sektor EU-weit vor grundlegende Änderungen, sofern die Kerngedanken konsequent umgesetzt werden:
* Grundlegende Vereinfachung der von der Richtlinie im öffentlichen Sektor betroffenen Geschäftsprozesse – flächendeckend, branchenübergreifend und europaweit.
* Die Schaffung von einheitlichen Ansprechpartnern mit dem Ziel, Behördenkontakte für Unternehmen aus einer Hand anzubieten und abzuwickeln, was ein verwaltungsübergreifendes Denken in Prozesszusammenhängen erfordert.
* Die Möglichkeit, die Aufnahme von Dienstleistungstätigkeiten und die damit verbundenen Behördenkontakte elektronisch aus der Ferne und im maximalen Ausbauzustand sogar über Länder- und Sprachgrenzen hinweg durchzuführen.
Viele Akteure sind betroffen (Kammern, Kommunen, Landesbehörden, Unternehmen, etc.), viele Prozesse sind betroffen (von der Erteilung von Konzessionen über die Erteilung von Registerauskünften bis hin zur Anmeldung von Gewerben) und das Ganze auch noch verteilt in Deutschland mit mindestens einer EU-DLR-Projektgruppe pro Bundesland.
Noch ist das Thema EU-Dienstleistungsrichtlinie nicht in allen Kommunen angekommen. Allerdings wird es unabhängig von den Verortungsentscheidungen der Einheitlichen Ansprechpartner so sein, dass die EU-Dienstleistungsrichtlinie zu einer Reihe von Herausforderungen auf kommunaler Ebene führen wird. Diese Aufgaben lassen sich aufteilen in Aufgaben, die im Rahmen einer Kooperation einmalig gelöst werden können und Aufgaben, die jeder Akteur für sich lösen muss.
Verwaltungsübergreifende Herausforderungen
* Die für die EU-DLR relevanten Prozesse müssen identifiziert und benannt werden.
* Alle an einem Prozess beteiligten Akteure müssen identifiziert werden.
* Der Prozessablauf und der Informationsfluss zwischen den Akteuren muss erfasst werden.
* Technische, organisatorische und rechtliche Handlungsempfehlungen zur Soll-Konzeption müssen abgeleitet werden.
Verwaltungsspezifische Herausforderungen
* Identifizierte Prozesse müssen beschrieben (modelliert) werden.
* Vereinfachungsmöglichkeiten müssen aufgefunden und umgesetzt werden.
* Informationen zu Akteuren, erforderlichen Dokumenten sowie den Vor- und Nachbedingungen müssen einheitlich dokumentiert und dem Einheitlichen Ansprechpartner zur Verfügung gestellt werden.
* Der aktuelle technische Reifegrad der IT-Unterstützung muss erfasst werden (Bestandsaufnahme).
* Technische, organisatorische und rechtliche Hemmnisse zur durchgängigen Prozessunterstützung müssen identifiziert werden.
Ein kooperativer Ansatz verhindert Doppelarbeiten
Vor allem die zu erwartenden Doppelarbeiten bei über 12.000 Kommunalverwaltungen in Deutschland erfordern eine Methodik und ein Konzept, Synergien zu schaffen und Doppelarbeiten zu vermeiden. Allein zur Unterstützung der verwaltungsübergreifenden Herausforderungen lohnt sich ein verwaltungsübergreifender, gemeinsamer Ansatz in Form eines Prozessregisters, der die genannten Herausforderungen adressiert und Inhalte bereitstellt, von dem alle beteiligten Akteure profitieren können, so dass Doppelarbeiten vermieden werden können.
Am Beispiel der kommunalen Ebene in Schleswig-Holstein lässt sich die Gesamtkomplexität gut verdeutlichen. Jede der 181 Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein ist von der Dienstleistungsrichtlinie betroffen. Je nach Größenordnung haben alle Verwaltungen ähnliche bis gleiche Aufgaben. Viele dieser Aufgaben und dahinterliegenden Prozesse sind verwaltungsübergreifend und beteiligen mehrere Akteure. Bei einer Gewerbeanmeldung können beispielsweise neben Gemeinde- und Kreisverwaltung, Finanzämtern und Kammern noch zwischen 10 und 20 weitere Akteure beteiligt sein. Es macht daher keinen Sinn, dass sich jede der 181 Verwaltungen Gedanken über die Regeln der Beteiligung, die gesetzlichen Rahmenbedingungen, eine Beschreibungsmethodik für Prozesse und eine technische Optimierung macht – hier kann ein Prozessregister bzw. dessen Inhalte signifikanten Nutzen durch die Bereitstellung allgemeingültiger und wiederverwendbarer Inhalte liefern.
Weiterhin können über ein Prozessregister einheitliche Methoden und Vorgehensweisen vorgegeben werden, sodass jeder Akteur seine spezifischen Aufgaben auf möglichst ähnliche Art und Weise durchführt. Nur durch ein abgestimmtes methodisches Vorgehen kann erreicht werden, dass einzelne Verwaltungen gegenseitig von ihren Arbeiten profitieren können (z. B. durch Vergleiche) und somit zusätzliche Nutzeffekte entstehen, die es bei dem Vorgehensmodell „Einzelkämpfer“ nicht geben würde.
Zusammenfassend liegt also der Nutzen eines kooperativen Prozessregisters in der
* Verminderung von Doppelarbeiten um den Faktor 100 bis 1.000, sowie der
* Chance auf einheitliche und konsistente Beschreibungsstrukturen und damit der Schaffung einer Basis für gegenseitigen Wissensaustausch und kooperative Nutzungsszenarien.
Unser Beitrag zur Umsetzung der EU-DLR auf der KOMCOM
Die PICTURE GmbH ist federführend im Kontext Kommunales Prozessmanagement und unterstützt deutschlandweit Kommunen bei der Umsetzung der EU-DLR. Weiterhin wird gemeinsam mit dem Land Schleswig-Holstein erstmals in Deutschland ein kommunales Prozessregister realisiert, welches inhaltlich auf der PICTURE-Methode und technisch auf der PICTURE-Prozessplattform basiert.
Im Rahmen der KOMCOM NORD 2009 wird die PICTURE GmbH mit einem Messestand sowie einem Workshop vertreten sein. Am Messestand werden als Schwerpunkt die PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform ausgestellt.
Die PICTURE-Methode
Mehr als 1.000 untersuchte Verwaltungsprozesse haben gezeigt: Es gibt fachliche Aufgaben, die sich in einer Verwaltung vielfach wiederholen. Diese werden in der PICTURE-Methode als Bausteine genutzt, um einen Prozess einfach und schnell fachlich zu beschreiben. Im Gegensatz zu klassischen Methoden der Prozessmodellierung macht sich die PICTURE-Methode dabei die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung zunutze und ist bei gesteigertem Informationsgehalt ca. 5-6x schneller als unter Verwendung klassischer Modellierungsansätze. Die wichtigsten Vorteile der Methode sind:
* Einfache Verständlichkeit: Die Bausteine sind in der Fachsprache von Verwaltungsmitarbeitern formuliert und damit sofort einsetzbar. Aufwändige Methodenschulungen können entfallen.
* Einheitlicher Detaillierungsgrad: Die Prozessbausteine „zwingen“ die Anwender, ihre Abläufe alle auf der gleichen Beschreibungsebene konsistent abzubilden.
* Standardisierte Prozessbeschreibung: Die einheitlichen Prozessbausteine erlauben Vergleiche innerhalb und zwischen Verwaltungen.
* Der Nutzen der Methode steigt mit der Menge der untersuchten Prozesse, die übergreifend auswertbar sind. Eine kreisfreie Stadt hat z. B. mehr als 3.000 Prozesse – eine kleine Gemeinde hat ca. 500 Prozesse.
Die PICTURE-Prozessplattform
Die PICTURE-Prozessplattform dient der Unterstützung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements. Sie ist explizit auf die Domäne der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten und hat zum Ziel, durch einfache Bedienung und eine zugrunde liegende klare und verständliche Methodik Prozessmanagement in den anwendenden Organisationen in die Fläche zu tragen. Dabei liefert die PICTURE-Prozessplattform als einziges Prozessmanagement-Werkzeug semantische Modellierungselemente, die auf die Domäne der öffentlichen Verwaltung angepasst sind und dadurch die Verständlichkeit, Konsistenz und Vergleichbarkeit von Modellen gerade in großen Modellierungsprojekten deutlich verbessern. Neben einem Prozessregister, werden Funktionalitäten zur Prozessmodellierung, Prozessvisualisierung und Prozessanalyse bereitgestellt.
Auf der diesjährigen KOMCOM Nord vom 10. bis 11. Februar 2009 stellen wir auf unserem Stand (H14) beispielhafte Projektergebnisse aus: So besteht die Möglichkeit, die PICTURE-Prozessplattform mit mehr als 1.000 Prozessbeschreibungen zu begutachten (incl. EU-DLR-Prozesse) und Demo-Zugänge zu erhalten.
Im Rahmen eines Workshops wird Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH und Fachexperte zum Themenbereich EU-DLR einen Vortrag halten mit dem Titel: Prozessorientierte Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie – Aktuelle Erfolgsfaktoren und Handlungsoptionen für Kommunen.
Wir möchten durch unseren KOMCOM-Auftritt die kommunalen Besucher mit den nötigen Informationen und Werkzeugen ausstatten, um das Thema EU-DLR in der eigenen Verwaltung einfacher, schneller, kostengünstiger und auf kooperative Weise vorantreiben.
Auf der KOMCOM Nord finden Sie uns am Messestand H14 in der Eilenriedehalle – Weitere Informationen zu unseren Methoden und Werkzeugen finden Sie unter www.picture-gmbh.de.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
Zielsetzung und Herausforderungen der EU-DLR
Die EU-Dienstleistungsrichtlinie stellt alle Verwaltungsebenen in Deutschland bis zum Ende 2009 und auch darüber hinaus vor große prozessuale Herausforderungen. Selten hat eine einzelne Richtlinie der Europäischen Union ein derartiges Aufsehen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung erregt wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie. Das ist auch nicht verwunderlich, stellt sie doch den öffentlichen Sektor EU-weit vor grundlegende Änderungen, sofern die Kerngedanken konsequent umgesetzt werden:
* Grundlegende Vereinfachung der von der Richtlinie im öffentlichen Sektor betroffenen Geschäftsprozesse – flächendeckend, branchenübergreifend und europaweit.
* Die Schaffung von einheitlichen Ansprechpartnern mit dem Ziel, Behördenkontakte für Unternehmen aus einer Hand anzubieten und abzuwickeln, was ein verwaltungsübergreifendes Denken in Prozesszusammenhängen erfordert.
* Die Möglichkeit, die Aufnahme von Dienstleistungstätigkeiten und die damit verbundenen Behördenkontakte elektronisch aus der Ferne und im maximalen Ausbauzustand sogar über Länder- und Sprachgrenzen hinweg durchzuführen.
Viele Akteure sind betroffen (Kammern, Kommunen, Landesbehörden, Unternehmen, etc.), viele Prozesse sind betroffen (von der Erteilung von Konzessionen über die Erteilung von Registerauskünften bis hin zur Anmeldung von Gewerben) und das Ganze auch noch verteilt in Deutschland mit mindestens einer EU-DLR-Projektgruppe pro Bundesland.
Noch ist das Thema EU-Dienstleistungsrichtlinie nicht in allen Kommunen angekommen. Allerdings wird es unabhängig von den Verortungsentscheidungen der Einheitlichen Ansprechpartner so sein, dass die EU-Dienstleistungsrichtlinie zu einer Reihe von Herausforderungen auf kommunaler Ebene führen wird. Diese Aufgaben lassen sich aufteilen in Aufgaben, die im Rahmen einer Kooperation einmalig gelöst werden können und Aufgaben, die jeder Akteur für sich lösen muss.
Verwaltungsübergreifende Herausforderungen
* Die für die EU-DLR relevanten Prozesse müssen identifiziert und benannt werden.
* Alle an einem Prozess beteiligten Akteure müssen identifiziert werden.
* Der Prozessablauf und der Informationsfluss zwischen den Akteuren muss erfasst werden.
* Technische, organisatorische und rechtliche Handlungsempfehlungen zur Soll-Konzeption müssen abgeleitet werden.
Verwaltungsspezifische Herausforderungen
* Identifizierte Prozesse müssen beschrieben (modelliert) werden.
* Vereinfachungsmöglichkeiten müssen aufgefunden und umgesetzt werden.
* Informationen zu Akteuren, erforderlichen Dokumenten sowie den Vor- und Nachbedingungen müssen einheitlich dokumentiert und dem Einheitlichen Ansprechpartner zur Verfügung gestellt werden.
* Der aktuelle technische Reifegrad der IT-Unterstützung muss erfasst werden (Bestandsaufnahme).
* Technische, organisatorische und rechtliche Hemmnisse zur durchgängigen Prozessunterstützung müssen identifiziert werden.
Ein kooperativer Ansatz verhindert Doppelarbeiten
Vor allem die zu erwartenden Doppelarbeiten bei über 12.000 Kommunalverwaltungen in Deutschland erfordern eine Methodik und ein Konzept, Synergien zu schaffen und Doppelarbeiten zu vermeiden. Allein zur Unterstützung der verwaltungsübergreifenden Herausforderungen lohnt sich ein verwaltungsübergreifender, gemeinsamer Ansatz in Form eines Prozessregisters, der die genannten Herausforderungen adressiert und Inhalte bereitstellt, von dem alle beteiligten Akteure profitieren können, so dass Doppelarbeiten vermieden werden können.
Am Beispiel der kommunalen Ebene in Schleswig-Holstein lässt sich die Gesamtkomplexität gut verdeutlichen. Jede der 181 Kommunalverwaltungen in Schleswig-Holstein ist von der Dienstleistungsrichtlinie betroffen. Je nach Größenordnung haben alle Verwaltungen ähnliche bis gleiche Aufgaben. Viele dieser Aufgaben und dahinterliegenden Prozesse sind verwaltungsübergreifend und beteiligen mehrere Akteure. Bei einer Gewerbeanmeldung können beispielsweise neben Gemeinde- und Kreisverwaltung, Finanzämtern und Kammern noch zwischen 10 und 20 weitere Akteure beteiligt sein. Es macht daher keinen Sinn, dass sich jede der 181 Verwaltungen Gedanken über die Regeln der Beteiligung, die gesetzlichen Rahmenbedingungen, eine Beschreibungsmethodik für Prozesse und eine technische Optimierung macht – hier kann ein Prozessregister bzw. dessen Inhalte signifikanten Nutzen durch die Bereitstellung allgemeingültiger und wiederverwendbarer Inhalte liefern.
Weiterhin können über ein Prozessregister einheitliche Methoden und Vorgehensweisen vorgegeben werden, sodass jeder Akteur seine spezifischen Aufgaben auf möglichst ähnliche Art und Weise durchführt. Nur durch ein abgestimmtes methodisches Vorgehen kann erreicht werden, dass einzelne Verwaltungen gegenseitig von ihren Arbeiten profitieren können (z. B. durch Vergleiche) und somit zusätzliche Nutzeffekte entstehen, die es bei dem Vorgehensmodell „Einzelkämpfer“ nicht geben würde.
Zusammenfassend liegt also der Nutzen eines kooperativen Prozessregisters in der
* Verminderung von Doppelarbeiten um den Faktor 100 bis 1.000, sowie der
* Chance auf einheitliche und konsistente Beschreibungsstrukturen und damit der Schaffung einer Basis für gegenseitigen Wissensaustausch und kooperative Nutzungsszenarien.
Unser Beitrag zur Umsetzung der EU-DLR auf der KOMCOM
Die PICTURE GmbH ist federführend im Kontext Kommunales Prozessmanagement und unterstützt deutschlandweit Kommunen bei der Umsetzung der EU-DLR. Weiterhin wird gemeinsam mit dem Land Schleswig-Holstein erstmals in Deutschland ein kommunales Prozessregister realisiert, welches inhaltlich auf der PICTURE-Methode und technisch auf der PICTURE-Prozessplattform basiert.
Im Rahmen der KOMCOM NORD 2009 wird die PICTURE GmbH mit einem Messestand sowie einem Workshop vertreten sein. Am Messestand werden als Schwerpunkt die PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform ausgestellt.
Die PICTURE-Methode
Mehr als 1.000 untersuchte Verwaltungsprozesse haben gezeigt: Es gibt fachliche Aufgaben, die sich in einer Verwaltung vielfach wiederholen. Diese werden in der PICTURE-Methode als Bausteine genutzt, um einen Prozess einfach und schnell fachlich zu beschreiben. Im Gegensatz zu klassischen Methoden der Prozessmodellierung macht sich die PICTURE-Methode dabei die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung zunutze und ist bei gesteigertem Informationsgehalt ca. 5-6x schneller als unter Verwendung klassischer Modellierungsansätze. Die wichtigsten Vorteile der Methode sind:
* Einfache Verständlichkeit: Die Bausteine sind in der Fachsprache von Verwaltungsmitarbeitern formuliert und damit sofort einsetzbar. Aufwändige Methodenschulungen können entfallen.
* Einheitlicher Detaillierungsgrad: Die Prozessbausteine „zwingen“ die Anwender, ihre Abläufe alle auf der gleichen Beschreibungsebene konsistent abzubilden.
* Standardisierte Prozessbeschreibung: Die einheitlichen Prozessbausteine erlauben Vergleiche innerhalb und zwischen Verwaltungen.
* Der Nutzen der Methode steigt mit der Menge der untersuchten Prozesse, die übergreifend auswertbar sind. Eine kreisfreie Stadt hat z. B. mehr als 3.000 Prozesse – eine kleine Gemeinde hat ca. 500 Prozesse.
Die PICTURE-Prozessplattform
Die PICTURE-Prozessplattform dient der Unterstützung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements. Sie ist explizit auf die Domäne der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten und hat zum Ziel, durch einfache Bedienung und eine zugrunde liegende klare und verständliche Methodik Prozessmanagement in den anwendenden Organisationen in die Fläche zu tragen. Dabei liefert die PICTURE-Prozessplattform als einziges Prozessmanagement-Werkzeug semantische Modellierungselemente, die auf die Domäne der öffentlichen Verwaltung angepasst sind und dadurch die Verständlichkeit, Konsistenz und Vergleichbarkeit von Modellen gerade in großen Modellierungsprojekten deutlich verbessern. Neben einem Prozessregister, werden Funktionalitäten zur Prozessmodellierung, Prozessvisualisierung und Prozessanalyse bereitgestellt.
Auf der diesjährigen KOMCOM Nord vom 10. bis 11. Februar 2009 stellen wir auf unserem Stand (H14) beispielhafte Projektergebnisse aus: So besteht die Möglichkeit, die PICTURE-Prozessplattform mit mehr als 1.000 Prozessbeschreibungen zu begutachten (incl. EU-DLR-Prozesse) und Demo-Zugänge zu erhalten.
Im Rahmen eines Workshops wird Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH und Fachexperte zum Themenbereich EU-DLR einen Vortrag halten mit dem Titel: Prozessorientierte Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie – Aktuelle Erfolgsfaktoren und Handlungsoptionen für Kommunen.
Wir möchten durch unseren KOMCOM-Auftritt die kommunalen Besucher mit den nötigen Informationen und Werkzeugen ausstatten, um das Thema EU-DLR in der eigenen Verwaltung einfacher, schneller, kostengünstiger und auf kooperative Weise vorantreiben.
Auf der KOMCOM Nord finden Sie uns am Messestand H14 in der Eilenriedehalle – Weitere Informationen zu unseren Methoden und Werkzeugen finden Sie unter www.picture-gmbh.de.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
