Zur Verbesserung der Kommunikation mit Geschäftspartnern sowie zur Optimierung des Betreuungsaufwandes für die Office-Anwendungen haben sich die Leipziger Verkehrsbetriebe (LVB) für die Migration von Lotus Smart Suite zu Microsoft Office 2003 entschieden. Die Realisierung wurde aufgrund seiner umfassenden Erfahrungen in Migrations- und Umstellungsprojekten im Microsoft-Umfeld an den IT-Dienstleister perdata übertragen. Nach lediglich acht Monaten Projektlaufzeit konnte die neue Lösung wie geplant Ende März 2006 an die LVB übergeben werden.
Mit über 600 PC-Arbeitsplätzen sowie mehreren Tochtergesellschaften sind die Leipziger Verkehrsbetriebe eines der großen Unternehmen in der Region Mitteldeutschland. Ganz klar, dass dabei ein erheblicher Kommunikationsbedarf entsteht und eine Vielzahl von Dokumenten sowohl intern als auch extern mit Partnern, Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden. Seit einigen Jahren setzte das Unternehmen dabei überwiegend auf das Produkt Lotus Smart Suite mit den Komponenten Wordpro, Lotus 1-2-3, Freelance und Approach. In dieser Zeit sind umfangreiche Datenbestände entstanden, welche die Mitarbeiter täglich bei Ihren Aufgaben unterstützen. Durch das geplante weitere Wachstum und die damit verbundene Steigerung des Datenverkehrs wurde eine Optimierung der Softwarelandschaft notwendig. Damit können durch eine Vereinfachung des Betreuungsaufwandes wesentliche Kostenoptimierungen erreicht werden. Vor diesem Hintergrund sollte eine Neuausrichtung auf eine unternehmensweit standardisierte Office-Anwendung erfolgen. Aufgrund der hohen Marktakzeptanz von Microsoft Office sowie der Möglichkeit, künftige Prozessinnovationen über Microsoft Infopath oder Sharepoint kosteneffizient abzubilden, entschlossen sich die LVB für die Migration von Lotus Smart Suite zu Microsoft Office 2003. Weitere ausschlaggebende Gründe waren die Kompatibilität zu bereits im Unternehmen vorhandenen Microsoft-Produkten sowie eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation mit Geschäftspartnern.
Bei der Auswahl des IT-Dienstleisters entschieden sich die LVB für das Leipziger Unternehmen perdata. „Aufgrund der hohen Kompetenz von perdata im Bereich der Microsoft Produkte, welche durch die Microsoft Gold Partnerschaft bestätigt wird, fiel uns die Auswahl relativ leicht. Zudem stimmte das Preis-Leistungsverhältnis und darüber hinaus verfügte perdata über umfangreiche Erfahrungen durch den langjährigen Betrieb der LVB-Infrastruktur.“, so Eckhard Bormann, Leiter IT-Kompetenzcenter der LVB. Im Rahmen der Umsetzung bestand für perdata die Herausforderung ca. 8.000 Dateien und über 200 Unternehmensvorlagen in das neue Office-System zu überführen. Ein weiterer Schwerpunkt war die Gewinnung der Akzeptanz der User für Microsoft Office 2003. Dies wurde durch eine frühzeitige Einbindung der betroffenen Mitarbeiter und eine regelmäßige Projektkommunikation im Intranet sowie über einen Projektnewsletter erreicht. Das komplette Migrationsprojekt konnte in lediglich acht Monaten realisiert werden. Durch die enorme Komplexität erfolgte die Durchführung in mehreren Stufen. „Diese Vorgehensweise ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Konzeption in großen Migrationsprojekten. Entscheidender Vorteil dabei ist die Möglichkeit für den Kunden, das Projekt an bestimmten Meilensteinen einem intensiven Review unterziehen und nötigenfalls Anpassungen vornehmen zu können.“, so Martin Nagel, Projektleiter und Teamleiter Infrastruktur bei perdata.
In einem ersten Schritt wurde eine pilothafte Umstellung für ausgewählte Key-User vorgenommen. Nach dieser erfolgreichen Pilotphase erfolgte dann die Umstellung der restlichen Smart-Suite Landschaft. Für das eigentliche Rollout von Office 2003 setzte perdata auf die praxisbewährte Software Empirum. Nach entsprechender Installation der Officekomponenten auf den einzelnen Rechnern wurden zusätzlich die Verknüpfungen auf Lotus Smart Suite Dateien entfernt, um die Weiternutzung von Smart Suite nach der Konvertierung der Daten zu reduzieren. Nach Abschluss der Userschulungen Ende März 2006 erfolgte qualitäts- und termingerecht die Übergabe der produktiven Systemlandschaft an die LVB. „Alles in allem ein relativ entspanntes Projekt trotz der hohen Komplexität. Wir haben die richtige Entscheidung getroffen, sowohl was Microsoft Office 2003 als auch perdata betrifft. Schon in den ersten Wochen des Produktivbetriebes lässt sich eine sehr hohe Akzeptanz seitens unserer Mitarbeiter feststellen.“ so das Fazit von Eckhard Bormann.
Mit über 600 PC-Arbeitsplätzen sowie mehreren Tochtergesellschaften sind die Leipziger Verkehrsbetriebe eines der großen Unternehmen in der Region Mitteldeutschland. Ganz klar, dass dabei ein erheblicher Kommunikationsbedarf entsteht und eine Vielzahl von Dokumenten sowohl intern als auch extern mit Partnern, Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden. Seit einigen Jahren setzte das Unternehmen dabei überwiegend auf das Produkt Lotus Smart Suite mit den Komponenten Wordpro, Lotus 1-2-3, Freelance und Approach. In dieser Zeit sind umfangreiche Datenbestände entstanden, welche die Mitarbeiter täglich bei Ihren Aufgaben unterstützen. Durch das geplante weitere Wachstum und die damit verbundene Steigerung des Datenverkehrs wurde eine Optimierung der Softwarelandschaft notwendig. Damit können durch eine Vereinfachung des Betreuungsaufwandes wesentliche Kostenoptimierungen erreicht werden. Vor diesem Hintergrund sollte eine Neuausrichtung auf eine unternehmensweit standardisierte Office-Anwendung erfolgen. Aufgrund der hohen Marktakzeptanz von Microsoft Office sowie der Möglichkeit, künftige Prozessinnovationen über Microsoft Infopath oder Sharepoint kosteneffizient abzubilden, entschlossen sich die LVB für die Migration von Lotus Smart Suite zu Microsoft Office 2003. Weitere ausschlaggebende Gründe waren die Kompatibilität zu bereits im Unternehmen vorhandenen Microsoft-Produkten sowie eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation mit Geschäftspartnern.
Bei der Auswahl des IT-Dienstleisters entschieden sich die LVB für das Leipziger Unternehmen perdata. „Aufgrund der hohen Kompetenz von perdata im Bereich der Microsoft Produkte, welche durch die Microsoft Gold Partnerschaft bestätigt wird, fiel uns die Auswahl relativ leicht. Zudem stimmte das Preis-Leistungsverhältnis und darüber hinaus verfügte perdata über umfangreiche Erfahrungen durch den langjährigen Betrieb der LVB-Infrastruktur.“, so Eckhard Bormann, Leiter IT-Kompetenzcenter der LVB. Im Rahmen der Umsetzung bestand für perdata die Herausforderung ca. 8.000 Dateien und über 200 Unternehmensvorlagen in das neue Office-System zu überführen. Ein weiterer Schwerpunkt war die Gewinnung der Akzeptanz der User für Microsoft Office 2003. Dies wurde durch eine frühzeitige Einbindung der betroffenen Mitarbeiter und eine regelmäßige Projektkommunikation im Intranet sowie über einen Projektnewsletter erreicht. Das komplette Migrationsprojekt konnte in lediglich acht Monaten realisiert werden. Durch die enorme Komplexität erfolgte die Durchführung in mehreren Stufen. „Diese Vorgehensweise ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Konzeption in großen Migrationsprojekten. Entscheidender Vorteil dabei ist die Möglichkeit für den Kunden, das Projekt an bestimmten Meilensteinen einem intensiven Review unterziehen und nötigenfalls Anpassungen vornehmen zu können.“, so Martin Nagel, Projektleiter und Teamleiter Infrastruktur bei perdata.
In einem ersten Schritt wurde eine pilothafte Umstellung für ausgewählte Key-User vorgenommen. Nach dieser erfolgreichen Pilotphase erfolgte dann die Umstellung der restlichen Smart-Suite Landschaft. Für das eigentliche Rollout von Office 2003 setzte perdata auf die praxisbewährte Software Empirum. Nach entsprechender Installation der Officekomponenten auf den einzelnen Rechnern wurden zusätzlich die Verknüpfungen auf Lotus Smart Suite Dateien entfernt, um die Weiternutzung von Smart Suite nach der Konvertierung der Daten zu reduzieren. Nach Abschluss der Userschulungen Ende März 2006 erfolgte qualitäts- und termingerecht die Übergabe der produktiven Systemlandschaft an die LVB. „Alles in allem ein relativ entspanntes Projekt trotz der hohen Komplexität. Wir haben die richtige Entscheidung getroffen, sowohl was Microsoft Office 2003 als auch perdata betrifft. Schon in den ersten Wochen des Produktivbetriebes lässt sich eine sehr hohe Akzeptanz seitens unserer Mitarbeiter feststellen.“ so das Fazit von Eckhard Bormann.
