Fragen wir unsere Neukunden, warum sie sich für otris software entschieden haben, hören wir häufig, dass der Zugewinn an Sicherheit ausschlaggebend war. Die Sicherheit einer softwaregestützten Prozess-Kontrolle sowie die Gewissheit, Daten und Dokumente sicher zu digitalisieren. Ob die Software hierfür als Cloud- oder als On-Premises-Variante genutzt wird, ist abhängig von den Zielen des Kunden und technischen Rahmenbedingungen.
„Wir stellen fest, dass viele Unternehmen nach wie vor Bedenken haben, sensible Daten und Dokumente auf externen Servern in der Cloud zu speichern“, erklärt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG. „Wir möchten unsere Kunden nicht in ihrer Entscheidung für oder gegen die Cloud beeinflussen und bieten daher beide Varianten gleichberechtigt nebeneinander an.“ Ob eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung die sicherere Alternative ist, hängt hauptsächlich von der vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.
Die otris-Lösungen für Datenschutz, Beteiligungs-, Compliance- und Vertragsmanagement werden über den Webbrowser genutzt. Ob die Benutzer mit dem Webbrowser auf einen firmeninternen Server zugreifen (On-Premises) oder auf Cloud-Server, entscheidet der Kunde selbst.
Cloud ist nicht gleich Cloud
Alternativ zur Realisierung als On-Premises-Lösung bietet otris zwei Cloud-Varianten an: die Fachlösungen von otris als CLOUD-Edition und die otris private cloud. So ist z.B. otris contract CLOUD die SaaS-Variante der Vertragsmanagement-Software und die private cloud ist das Hosting-Angebot für sämtliche Produkte. Ein wesentlicher Unterschied besteht in der Anpassbarkeit: In der otris contract CLOUD-Edition ist der Funktionsumfang vorgegeben. Abgerechnet wird pro User und Monat. Anders in der private cloud: Bei dieser Variante kauft der Kunde die Software und zahlt eine monatliche Gebühr für den Betrieb. Im Gegensatz zur otris contract CLOUD Edition steht in der private cloud die vollständige Funktionsbandbreite mit allen Schnittstellenoptionen zur Verfügung. Die Software kann außerdem nach den Anforderungen des Kunden erweitert werden.
Vorteile einer Cloud-Lösung
Die Vorteile der Cloud-Varianten liegen auf der Hand: Die Software wird in einem spezialisierten Rechenzentrum gehostet, das höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Moderne Hardware, Brand- und Einbruchsschutz sowie permanente Datenbackups sorgen für ein Sicherheitsniveau, das sich nicht von Rechenzentren großer Konzerne unterscheidet und weit über dem liegt, was man in vielen kleinen und mittleren Unternehmen vorfindet.
Neben Sicherheitsaspekten ist die leichte Skalierbarkeit für viele Unternehmen der ausschlaggebende Punkt, sich für Software in der Cloud zu entscheiden. Software-as-a-Service (SaaS) kann unkompliziert an steigenden Bedarf angepasst werden: Unternehmen starten mit wenigen Nutzern und können bedarfsgerecht Nutzer hinzubuchen oder abmelden. Berechnet wird ein monatliches Nutzungsentgelt – größere Investitionskosten wie bei einer On-Premises-Lösung fallen somit nicht an.
Ein weiterer Vorteil der SaaS-Variante: Da die Software in der Cloud permanent aktualisiert wird, arbeitet der Nutzer stets mit der neuesten Version. Der Aufwand für Pflege und Updates und somit auch für Spezialpersonal, das Hard- und Software warten muss, entfällt. Die Software ist sofort und immer in der neusten Version verfügbar.
Nach wie vor stark nachgefragt: On-Premises
Gerade für unternehmenskritische Prozesse wie das Vertragsmanagement schätzen es jedoch viele Unternehmen, die volle Kontrolle über Daten und Dokumente im Haus zu behalten. Hinzu kommt, dass Anpassungen und Schnittstellen zwar auch in der Private Cloud möglich sind, die Integration in die hauseigene Infrastruktur jedoch in der Regel On-Premises unkomplizierter ist. ERP-Systeme oder Verzeichnisdienste wie ADS/LDAP sind On-Premises leichter einzubinden. Und häufig existieren bereits abgesicherte, unternehmenseigene Cloud-Plattformen, die ausreichend Kapazität für das Hosting zusätzlicher Software bieten.
Unabhängigkeit als Zusatznutzen
Betrieb, Updates und Hosting mithilfe einer SaaS-Lösung auszulagern, ist reizvoll. Auslagern bedeutet jedoch auch immer Abhängigkeit von dritten – in diesem Fall vom SaaS-Anbieter. Dieser Abhängigkeit entgeht ein Unternehmen nur durch eigenes Hosting: Gekaufte Software kann unbegrenzt genutzt werden – unabhängig davon, was mit dem Softwareanbieter passiert. Für viele Entscheider ist dieses Argument insbesondere bei betriebskritischen Prozessen nicht unwichtig.
On-Premises oder Cloud?
Es gibt kein „besser“ oder „schlechter“, wenn es um die Auswahl einer Hosting-Alternative geht. In großen Unternehmen ist die Auswahl ohnehin durch Vorgaben der firmeneigenen IT-Compliance beschränkt. Gibt es eine Wahlmöglichkeit, sollte abgewogen werden: Dabei haben Sicherheitsaspekte Priorität und technische sowie betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte müssen mit in die Gesamtbetrachtung gezogen werden. „Am Ende entscheidet der Kunde und wir passen uns mit der Technik und dem Geschäftsmodell an“, erklärt Dr. Frank Hofmann. „Dass die Cloud beliebter wird, merken wir aber deutlich – nicht zuletzt an den interessanten Vertragsmanagement-Projekten, die wir für die Deutsche Ärzte und Apothekerbank, NEC, Weight Watchers, Pfisterer, mytaxi oder westwing in der otris cloud betreiben. Unternehmen, die unentschlossen sind, beraten wir gerne und ausführlich zu der Frage, welche Variante für eine gegebene Anforderung adäquat ist.“
„Wir stellen fest, dass viele Unternehmen nach wie vor Bedenken haben, sensible Daten und Dokumente auf externen Servern in der Cloud zu speichern“, erklärt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG. „Wir möchten unsere Kunden nicht in ihrer Entscheidung für oder gegen die Cloud beeinflussen und bieten daher beide Varianten gleichberechtigt nebeneinander an.“ Ob eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung die sicherere Alternative ist, hängt hauptsächlich von der vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.
Die otris-Lösungen für Datenschutz, Beteiligungs-, Compliance- und Vertragsmanagement werden über den Webbrowser genutzt. Ob die Benutzer mit dem Webbrowser auf einen firmeninternen Server zugreifen (On-Premises) oder auf Cloud-Server, entscheidet der Kunde selbst.
Cloud ist nicht gleich Cloud
Alternativ zur Realisierung als On-Premises-Lösung bietet otris zwei Cloud-Varianten an: die Fachlösungen von otris als CLOUD-Edition und die otris private cloud. So ist z.B. otris contract CLOUD die SaaS-Variante der Vertragsmanagement-Software und die private cloud ist das Hosting-Angebot für sämtliche Produkte. Ein wesentlicher Unterschied besteht in der Anpassbarkeit: In der otris contract CLOUD-Edition ist der Funktionsumfang vorgegeben. Abgerechnet wird pro User und Monat. Anders in der private cloud: Bei dieser Variante kauft der Kunde die Software und zahlt eine monatliche Gebühr für den Betrieb. Im Gegensatz zur otris contract CLOUD Edition steht in der private cloud die vollständige Funktionsbandbreite mit allen Schnittstellenoptionen zur Verfügung. Die Software kann außerdem nach den Anforderungen des Kunden erweitert werden.
Vorteile einer Cloud-Lösung
Die Vorteile der Cloud-Varianten liegen auf der Hand: Die Software wird in einem spezialisierten Rechenzentrum gehostet, das höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Moderne Hardware, Brand- und Einbruchsschutz sowie permanente Datenbackups sorgen für ein Sicherheitsniveau, das sich nicht von Rechenzentren großer Konzerne unterscheidet und weit über dem liegt, was man in vielen kleinen und mittleren Unternehmen vorfindet.
Neben Sicherheitsaspekten ist die leichte Skalierbarkeit für viele Unternehmen der ausschlaggebende Punkt, sich für Software in der Cloud zu entscheiden. Software-as-a-Service (SaaS) kann unkompliziert an steigenden Bedarf angepasst werden: Unternehmen starten mit wenigen Nutzern und können bedarfsgerecht Nutzer hinzubuchen oder abmelden. Berechnet wird ein monatliches Nutzungsentgelt – größere Investitionskosten wie bei einer On-Premises-Lösung fallen somit nicht an.
Ein weiterer Vorteil der SaaS-Variante: Da die Software in der Cloud permanent aktualisiert wird, arbeitet der Nutzer stets mit der neuesten Version. Der Aufwand für Pflege und Updates und somit auch für Spezialpersonal, das Hard- und Software warten muss, entfällt. Die Software ist sofort und immer in der neusten Version verfügbar.
Nach wie vor stark nachgefragt: On-Premises
Gerade für unternehmenskritische Prozesse wie das Vertragsmanagement schätzen es jedoch viele Unternehmen, die volle Kontrolle über Daten und Dokumente im Haus zu behalten. Hinzu kommt, dass Anpassungen und Schnittstellen zwar auch in der Private Cloud möglich sind, die Integration in die hauseigene Infrastruktur jedoch in der Regel On-Premises unkomplizierter ist. ERP-Systeme oder Verzeichnisdienste wie ADS/LDAP sind On-Premises leichter einzubinden. Und häufig existieren bereits abgesicherte, unternehmenseigene Cloud-Plattformen, die ausreichend Kapazität für das Hosting zusätzlicher Software bieten.
Unabhängigkeit als Zusatznutzen
Betrieb, Updates und Hosting mithilfe einer SaaS-Lösung auszulagern, ist reizvoll. Auslagern bedeutet jedoch auch immer Abhängigkeit von dritten – in diesem Fall vom SaaS-Anbieter. Dieser Abhängigkeit entgeht ein Unternehmen nur durch eigenes Hosting: Gekaufte Software kann unbegrenzt genutzt werden – unabhängig davon, was mit dem Softwareanbieter passiert. Für viele Entscheider ist dieses Argument insbesondere bei betriebskritischen Prozessen nicht unwichtig.
On-Premises oder Cloud?
Es gibt kein „besser“ oder „schlechter“, wenn es um die Auswahl einer Hosting-Alternative geht. In großen Unternehmen ist die Auswahl ohnehin durch Vorgaben der firmeneigenen IT-Compliance beschränkt. Gibt es eine Wahlmöglichkeit, sollte abgewogen werden: Dabei haben Sicherheitsaspekte Priorität und technische sowie betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte müssen mit in die Gesamtbetrachtung gezogen werden. „Am Ende entscheidet der Kunde und wir passen uns mit der Technik und dem Geschäftsmodell an“, erklärt Dr. Frank Hofmann. „Dass die Cloud beliebter wird, merken wir aber deutlich – nicht zuletzt an den interessanten Vertragsmanagement-Projekten, die wir für die Deutsche Ärzte und Apothekerbank, NEC, Weight Watchers, Pfisterer, mytaxi oder westwing in der otris cloud betreiben. Unternehmen, die unentschlossen sind, beraten wir gerne und ausführlich zu der Frage, welche Variante für eine gegebene Anforderung adäquat ist.“
