Die Einführung von Wissensmanagementlösungen hat bei vielen Führungskräften und Anwendern verbrannte Erde hinterlassen. Hohe Kosten mit wenig Nutzen ist das Fazit in den Firmen. Eine häufige Ursache liegt in der Ablehnung der Anwender, für die die Lösung oft zu komplex ist. Vielen ist viel mehr mit einem einfachen System gedient, mit dem man zwar nicht alle Eventualitäten abdeckt, mit dem die Anwender aber arbeiten können.
Der Wunsch ist alt: Das Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter in ein System einzugeben und allen leicht zugänglich zu machen. Dazu bedarf es zum einen den Mitarbeiter, der bereit ist, sein Wissen preiszugeben, zum andern ein System, mit dem dieses Wissen aufgenommen wird. Die Überzeugung der Mitarbeiter wird oft vernachlässigt bzw. deren guten Willen vorausgesetzt, man kümmert sich hauptsächlich um eine Softwarelösung. Es werden firmen- oder konzernweite, mächtige und komplexe Tools entwickelt oder gekauft, die den Anwender dann überfordern. Da es sich bei der Eingabe von Wissen zumeist um eine freiwillige, zusätzliche Tätigkeit handelt, wird mit jeder Hürde ein Nutzen unwahrscheinlicher. Dabei ist noch nicht einmal der Zeitaufwand der entscheidende Punkt, obwohl er meist zur Erklärung herangezogen wird, sondern die Ablenkung durch das System von dem Problem, mit dem sich der Anwender gerade beschäftigt. Er hat zumeist keinen Kopf, in dem Moment viele Entscheidungen für einen Eintrag zu treffen oder sich auf die Bedienung zu konzentrieren. Andererseits investiert er oft viel Zeit, um z.B. mit Word, Excel oder einem ihm geläufigen Programm Informationen abzulegen, um sie aus dem Kopf zu haben.
Viele Softwaretools zum Wissensmanagement umgehen das Problem, indem sie sich auf die Suche konzentrieren und die Eingabe von Informationen außen vor lassen. Das Ergebnis sind sehr gute Suchroutinen, die sowohl das Firmennetz als auch das Internet durchsuchen. Hier wird der Anwender aber oft von der Fülle der Informationen erschlagen, ohne das seine relevanten Daten enthalten sind. Das System verliert schnell an Akzeptanz.
Auch Dokumentenmanagementsysteme schreiben sich Wissensmanagement auf die Fahne. Hier ist die Philosophie so, dass wenn man ja sowieso die Dokumente archiviert, darin auch gut suchen kann. Auch hier werden die gebrauchten Informationen meist nicht gefunden, weil sie gar nicht erst in das System gelangen.
Mit der Software Keep in Mind empfiehlt die Firma ONTARIS aus Wuppertal einen anderen Weg und geht einen Schritt zurück, um die Anwender abzuholen. Zuerst geht es darum, Informationen sehr einfach in ein System zu speichern und wieder zu finden. Daran hat sich der Anwender schnell gewöhnt und kann bald die weiteren Möglichkeiten und Funktionen des Programms nutzen. Dazu gehören vor allem Teamfunktionen wie „Abonnement“, aber auch „Aufgaben“ und „Favoriten“. Dies zeigen die Erfahrungen der neuesten Version Keep in Mind 2004 Business, die Mitte 2004 veröffentlicht wurde und inzwischen mehrere tausend Benutzer zählt.
Jede Überladung des Programms wurde vermieden, um keinen Anwender abzuschrecken. Das kostengünstige Informationsmanagementsystem ist nahtlos in MS-Office integriert, sodass man auch leicht Emails inklusive Anhang, Worddokumente etc. in die Informationssammlung aufnehmen kann. Während der Einsteiger zumeist die Druckfunktion nutzt, um die Informationen als Sammelmappe auszugeben, lernt der erfahrene Anwender auch schnell Funktionen wie Import und Export zu MindManager (Firma Mindjet) schätzen, kann er doch so erstellten Strukturen viele Informationen hinzufügen, als auch bestehende Informationen visualisieren. Dies wird vor allem im Projektbereich genutzt.
Andere gehen im Bereich Organisationshandbücher und Qualitätsmanagement einen Schritt weiter und veröffentlichen die Informationen als Webseite mit eigenem Layout über die Schnittstelle zur G-ta WebSuite, einem Produkt der Firma Siemens.
Keep in Mind hat sich mit dem Rezept der Einfachheit als hervorragende Lösung bewährt für alle, die viel mit Informationen arbeiten, vom normalen „Information-Worker“ über Projektteams, die alle Projektinformationen in Keep in Mind sammeln, bis hin zu Beratungsstellen, die eine sich ständig ändernde Informationsflut bewältigen müssen.
Technik und die Preise
Keep in Mind ist lauffähig auf Rechnern mit einem Windows-Betriebssystem ab Windows 2000 / XP. Keep in Mind 2004 unterstützt den SQL-Server, kann bei Bedarf aber auch unabhängig davon arbeiten.
Die Software ist für Lizenznehmer ab 249 Euro inkl. MwSt. zu haben. Staffelpreise für Mehrplatzlizenzen werden angeboten.
Eine Testversion ist auf http://www.ontaris.de erhältlich.
Der Wunsch ist alt: Das Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter in ein System einzugeben und allen leicht zugänglich zu machen. Dazu bedarf es zum einen den Mitarbeiter, der bereit ist, sein Wissen preiszugeben, zum andern ein System, mit dem dieses Wissen aufgenommen wird. Die Überzeugung der Mitarbeiter wird oft vernachlässigt bzw. deren guten Willen vorausgesetzt, man kümmert sich hauptsächlich um eine Softwarelösung. Es werden firmen- oder konzernweite, mächtige und komplexe Tools entwickelt oder gekauft, die den Anwender dann überfordern. Da es sich bei der Eingabe von Wissen zumeist um eine freiwillige, zusätzliche Tätigkeit handelt, wird mit jeder Hürde ein Nutzen unwahrscheinlicher. Dabei ist noch nicht einmal der Zeitaufwand der entscheidende Punkt, obwohl er meist zur Erklärung herangezogen wird, sondern die Ablenkung durch das System von dem Problem, mit dem sich der Anwender gerade beschäftigt. Er hat zumeist keinen Kopf, in dem Moment viele Entscheidungen für einen Eintrag zu treffen oder sich auf die Bedienung zu konzentrieren. Andererseits investiert er oft viel Zeit, um z.B. mit Word, Excel oder einem ihm geläufigen Programm Informationen abzulegen, um sie aus dem Kopf zu haben.
Viele Softwaretools zum Wissensmanagement umgehen das Problem, indem sie sich auf die Suche konzentrieren und die Eingabe von Informationen außen vor lassen. Das Ergebnis sind sehr gute Suchroutinen, die sowohl das Firmennetz als auch das Internet durchsuchen. Hier wird der Anwender aber oft von der Fülle der Informationen erschlagen, ohne das seine relevanten Daten enthalten sind. Das System verliert schnell an Akzeptanz.
Auch Dokumentenmanagementsysteme schreiben sich Wissensmanagement auf die Fahne. Hier ist die Philosophie so, dass wenn man ja sowieso die Dokumente archiviert, darin auch gut suchen kann. Auch hier werden die gebrauchten Informationen meist nicht gefunden, weil sie gar nicht erst in das System gelangen.
Mit der Software Keep in Mind empfiehlt die Firma ONTARIS aus Wuppertal einen anderen Weg und geht einen Schritt zurück, um die Anwender abzuholen. Zuerst geht es darum, Informationen sehr einfach in ein System zu speichern und wieder zu finden. Daran hat sich der Anwender schnell gewöhnt und kann bald die weiteren Möglichkeiten und Funktionen des Programms nutzen. Dazu gehören vor allem Teamfunktionen wie „Abonnement“, aber auch „Aufgaben“ und „Favoriten“. Dies zeigen die Erfahrungen der neuesten Version Keep in Mind 2004 Business, die Mitte 2004 veröffentlicht wurde und inzwischen mehrere tausend Benutzer zählt.
Jede Überladung des Programms wurde vermieden, um keinen Anwender abzuschrecken. Das kostengünstige Informationsmanagementsystem ist nahtlos in MS-Office integriert, sodass man auch leicht Emails inklusive Anhang, Worddokumente etc. in die Informationssammlung aufnehmen kann. Während der Einsteiger zumeist die Druckfunktion nutzt, um die Informationen als Sammelmappe auszugeben, lernt der erfahrene Anwender auch schnell Funktionen wie Import und Export zu MindManager (Firma Mindjet) schätzen, kann er doch so erstellten Strukturen viele Informationen hinzufügen, als auch bestehende Informationen visualisieren. Dies wird vor allem im Projektbereich genutzt.
Andere gehen im Bereich Organisationshandbücher und Qualitätsmanagement einen Schritt weiter und veröffentlichen die Informationen als Webseite mit eigenem Layout über die Schnittstelle zur G-ta WebSuite, einem Produkt der Firma Siemens.
Keep in Mind hat sich mit dem Rezept der Einfachheit als hervorragende Lösung bewährt für alle, die viel mit Informationen arbeiten, vom normalen „Information-Worker“ über Projektteams, die alle Projektinformationen in Keep in Mind sammeln, bis hin zu Beratungsstellen, die eine sich ständig ändernde Informationsflut bewältigen müssen.
Technik und die Preise
Keep in Mind ist lauffähig auf Rechnern mit einem Windows-Betriebssystem ab Windows 2000 / XP. Keep in Mind 2004 unterstützt den SQL-Server, kann bei Bedarf aber auch unabhängig davon arbeiten.
Die Software ist für Lizenznehmer ab 249 Euro inkl. MwSt. zu haben. Staffelpreise für Mehrplatzlizenzen werden angeboten.
Eine Testversion ist auf http://www.ontaris.de erhältlich.
