Dokumentenmanagement (DMS) ist derzeit in aller Munde. Die geltenden gesetzlichen Dokumentations- und Nachweispflichten sind gute Gründe für die Einführung elektronischer Archive. Kaufmännische Abteilungen sind das Haupteinsatzgebiet. Dass sich damit neben weniger Raumbedarf und Suchaufwand aber sogar Geld sparen lässt, hat sich noch nicht überall herum gesprochen. Deshalb hier ein Beispiel:
Moderne ERP-Lösungen unterstützen die tägliche kaufmännische Routine enorm. Sie vereinfachen viele Organisations- und Arbeitsabläufe. Wer mit der Branchenlösung BAU financials arbeitet, kann so z.B. mit dem ‚Rechnungseingangsbuch' relevante Informationen aus den Eingangsbelegen vorerfassen und nutzen, bis die freigegebenen Belege ‚physisch' zur Buchung zurückkehren. Doch die wirklich effiziente Bearbeitung solcher Belege umfasst weit mehr. Es lohnt, den ‚Prozess genau dazwischen' zu analysieren und durch Einsatz elektronischer Hilfsmittel zu optimieren.
BAU financials bietet dafür mit seinem voll integrierten DMS DocuWare* das ideale Werkzeug. Weil das Dokumentenmanagement hier nicht - wie bei einigen anderen Anbietern - parallel eingesetzt, sondern direkt in allen Teilen der Anwendung genutzt wird, ergeben sich viele Vorteile. Erhöhte Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit durch schnellere und durchschaubare Prozesse sind das Ergebnis.
Optimierte Geschäftsabläufe mit mehr Transparenz
Mit dem ad hoc Workflow-Modul ‚Content-Folder' lassen sich relevante Dokumente wie Eingangspost, Lieferscheine oder Rechnungen virtuell verteilen, kommentieren und - mit elektronischem Stempel versehen - an den nächsten Sachbearbeiter weiterleiten.
Zur Rechnungsprüfung erstellt sich beispielsweise der Einkauf eine ‚Mappe' mit Verknüpfungen auf neue Dokumente im Rechnungsarchiv. Wird nun in der Poststelle eine eingehende Rechnung gescannt und im Archiv abgelegt, erscheint sie automatisch in der Mappe des Einkaufs.
Stark verkürzt könnte der Prozess folgendermaßen fortgeführt werden: Der Einkauf oder Kostenstellenverantwortliche versieht die neue Rechnung mit seinen digitalen Bemerkungen und ändert den Status des Dokuments von ‚neu' in ‚geprüft' - beispielsweise durch einen elektronischen Stempel. Sobald der Buchhalter seine Mappe öffnet, findet er ohne Zutun den Beleg mit dem Eintrag ‚geprüft' an seinem Arbeitsplatz. Er kann fehlende Daten nacherfassen und unmittelbar buchen. Die Buchung in BAU financials bewirkt, dass das elektronische Dokument mit der Kennung des aktuellen Bearbeiters im Archiv sofort auf den Status ‚gebucht' gesetzt wird. So verkürzen sich mit dem ‚Content-Folder' die Durchlaufzeiten. Die Bearbeitung erfolgt auf dem elektronischen Original-Dokument im Archiv, das Dokument kann nicht verloren gehen und der aktuelle Status lässt sich jederzeit prüfen.
Selbstverständlich beschränkt sich der Einsatz dieses Workflow-Moduls nicht auf die geschilderten Beispiele. Überall, wo mit Dokumenten gearbeitet wird, kann Sie ‚Content-Folder' sinnvoll unterstützen.
Mit dem ‚JobRouter' lassen sich solche DocuWare-Workflowprozesse sogar modellieren. Dieses Tool unseres Partnerunternehmens bietet Ihnen eine unternehmensweite Workflow-Automation.
Innerhalb kürzester Zeit und bei einfachster Handhabung eröffnen sich Ihnen damit Möglichkeiten, jeden gewünschten Geschäftsprozess und die damit verbundenen Arbeitsabläufe abzubilden, zu gestalten und zu automatisieren. Mit Hilfe von Regeln können Sie den Weg und die Beschaffenheit der weiterzuleitenden Daten beliebig verändern. Mit Ergänzungsmodulen lassen sich Regeln für Urlaubsvertretungen einrichten und sogar Vorgänge automatisieren, die sonst den vorgegebenen Standard-Zeitablauf durchbrechen würden.
Fazit: Schnellere Prozesse senken Beschaffungskosten, steigern Liquidität
Mit der integrierten DMS-Funktionalität lassen sich unzählige Stunden Recherchearbeit und viele Regalmeter Archiv einsparen.
Die Prozesse Rechnungsprüfung, Kontenabgleich, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, monatliche Kostenstellen- und Kostenträgerkontrolle sowie Reisekostenabrechnung werden mit dem integrierten Dokumenten-Management-System spürbar verbessert.
Sie sparen aber nicht nur Zeit und Raum. Die kürzere Durchlaufzeit ermöglicht es Ihnen, die Skontoerlöse zu erhöhen.
Und indem Sie jederzeit das richtige Dokument sofort zur Hand haben, beschleunigen Sie auch noch Ihre Zahlungseingänge.
* Die DocuWare AG gehört zur Nemetschek-Gruppe.
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
Moderne ERP-Lösungen unterstützen die tägliche kaufmännische Routine enorm. Sie vereinfachen viele Organisations- und Arbeitsabläufe. Wer mit der Branchenlösung BAU financials arbeitet, kann so z.B. mit dem ‚Rechnungseingangsbuch' relevante Informationen aus den Eingangsbelegen vorerfassen und nutzen, bis die freigegebenen Belege ‚physisch' zur Buchung zurückkehren. Doch die wirklich effiziente Bearbeitung solcher Belege umfasst weit mehr. Es lohnt, den ‚Prozess genau dazwischen' zu analysieren und durch Einsatz elektronischer Hilfsmittel zu optimieren.
BAU financials bietet dafür mit seinem voll integrierten DMS DocuWare* das ideale Werkzeug. Weil das Dokumentenmanagement hier nicht - wie bei einigen anderen Anbietern - parallel eingesetzt, sondern direkt in allen Teilen der Anwendung genutzt wird, ergeben sich viele Vorteile. Erhöhte Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit durch schnellere und durchschaubare Prozesse sind das Ergebnis.
Optimierte Geschäftsabläufe mit mehr Transparenz
Mit dem ad hoc Workflow-Modul ‚Content-Folder' lassen sich relevante Dokumente wie Eingangspost, Lieferscheine oder Rechnungen virtuell verteilen, kommentieren und - mit elektronischem Stempel versehen - an den nächsten Sachbearbeiter weiterleiten.
Zur Rechnungsprüfung erstellt sich beispielsweise der Einkauf eine ‚Mappe' mit Verknüpfungen auf neue Dokumente im Rechnungsarchiv. Wird nun in der Poststelle eine eingehende Rechnung gescannt und im Archiv abgelegt, erscheint sie automatisch in der Mappe des Einkaufs.
Stark verkürzt könnte der Prozess folgendermaßen fortgeführt werden: Der Einkauf oder Kostenstellenverantwortliche versieht die neue Rechnung mit seinen digitalen Bemerkungen und ändert den Status des Dokuments von ‚neu' in ‚geprüft' - beispielsweise durch einen elektronischen Stempel. Sobald der Buchhalter seine Mappe öffnet, findet er ohne Zutun den Beleg mit dem Eintrag ‚geprüft' an seinem Arbeitsplatz. Er kann fehlende Daten nacherfassen und unmittelbar buchen. Die Buchung in BAU financials bewirkt, dass das elektronische Dokument mit der Kennung des aktuellen Bearbeiters im Archiv sofort auf den Status ‚gebucht' gesetzt wird. So verkürzen sich mit dem ‚Content-Folder' die Durchlaufzeiten. Die Bearbeitung erfolgt auf dem elektronischen Original-Dokument im Archiv, das Dokument kann nicht verloren gehen und der aktuelle Status lässt sich jederzeit prüfen.
Selbstverständlich beschränkt sich der Einsatz dieses Workflow-Moduls nicht auf die geschilderten Beispiele. Überall, wo mit Dokumenten gearbeitet wird, kann Sie ‚Content-Folder' sinnvoll unterstützen.
Mit dem ‚JobRouter' lassen sich solche DocuWare-Workflowprozesse sogar modellieren. Dieses Tool unseres Partnerunternehmens bietet Ihnen eine unternehmensweite Workflow-Automation.
Innerhalb kürzester Zeit und bei einfachster Handhabung eröffnen sich Ihnen damit Möglichkeiten, jeden gewünschten Geschäftsprozess und die damit verbundenen Arbeitsabläufe abzubilden, zu gestalten und zu automatisieren. Mit Hilfe von Regeln können Sie den Weg und die Beschaffenheit der weiterzuleitenden Daten beliebig verändern. Mit Ergänzungsmodulen lassen sich Regeln für Urlaubsvertretungen einrichten und sogar Vorgänge automatisieren, die sonst den vorgegebenen Standard-Zeitablauf durchbrechen würden.
Fazit: Schnellere Prozesse senken Beschaffungskosten, steigern Liquidität
Mit der integrierten DMS-Funktionalität lassen sich unzählige Stunden Recherchearbeit und viele Regalmeter Archiv einsparen.
Die Prozesse Rechnungsprüfung, Kontenabgleich, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, monatliche Kostenstellen- und Kostenträgerkontrolle sowie Reisekostenabrechnung werden mit dem integrierten Dokumenten-Management-System spürbar verbessert.
Sie sparen aber nicht nur Zeit und Raum. Die kürzere Durchlaufzeit ermöglicht es Ihnen, die Skontoerlöse zu erhöhen.
Und indem Sie jederzeit das richtige Dokument sofort zur Hand haben, beschleunigen Sie auch noch Ihre Zahlungseingänge.
* Die DocuWare AG gehört zur Nemetschek-Gruppe.
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
