In jedem Unternehmen fallen tagtäglich Unmengen von Daten neu an. Sie kommen von außen ebenso wie von innen und werden in vielfältiger Form an unterschiedlichsten Stellen gespeichert. Aber erst 'im Auge des Betrachters' werden 'Daten' zu 'Informationen' - so lernt ein Informatik-Student schon im ersten Semester. Doch wer kann dann schon garantieren, dass jedem Berechtigten immer alle erforderlichen Fakten zur rechten Zeit problemlos zur Verfügung stehen?
Medienbrüche ...
Unternehmen, die bereits mit unseren modernen Branchenlösungen BAU financials oder Bau für Windows den größten Teil Ihrer Wertschöpfungskette abgedeckt haben, genießen schon länger den Vorteil integrierter kaufmännischer und technischer Datenbestände. Aber selbst hier könnte es noch gravierende Ausnahmen geben. Wie gehen Sie in Ihrem Betrieb derzeit beispielsweise mit folgenden Belangen um:
- E-Mails, die wichtige, teilweise kaufmännisch relevante Informationen beinhalten. Bewahren Sie auch diese elektronische Post auf für die Übergabe nach GDPdU?
- Fehlt ein Management-Informations-System, nutzt mancher Excel-Tabellen und andere Auswertungen als Basis wesentlicher Entscheidungen. Oft werden diese weit verstreut gespeichert, teilweise sogar nur lokal - auch bei Ihnen im Unternehmen? Wie halten Sie es mit solchen, manchmal vitalen strategischen Daten?
- Korrespondenz - empfangene wie gesendete - wird meist irgendwo auf dem Netzwerk in Dateiordnern gesichert. Wie managen Sie, wer darauf Zugriff hat? Sind diese Belege bereits mit den eigentlichen Unternehmensprozessen verbunden?
- Setzen Sie bereits ein elektronisches Dokumenten-Archivierungssystem ein? Wie ist das mit Ihren Geschäftsprozessen verbunden?
- Haben Sie weitere Software im Einsatz, die mit anderen Datenbanken arbeitet? War Ihnen deren Integration bisher zu aufwändig?
... und ihre Behebung
Haben Sie diese Datenquellen in Ihre Informationsinfrastruktur integriert? Findet jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens schnell und sicher die Daten, die er benötigt? Weiß er überhaupt, wo genau er sie findet? Eventuell haben Sie auch Anwendungen im Einsatz, bei denen nicht für alle potenziell denkbaren Benutzer eine Lizenz erworben wurde oder nicht alle Mitarbeiter in der entsprechenden Anwendung geschult sind. Aber einige der Ergebnisse, Auswertungen sollten schon einem bestimmten Mitarbeiter-Kreis regelmäßig bekannt sein. Wir haben eine Lösung für Sie.
Unser neues Produkt, das 'Nemetschek Bausoftware Intranet Portal' behebt effizient diese 'Medienbrüche' im Datenfluss Ihres Unternehmen.
Unter einer einheitlichen Oberfläche stellt dieses 'Intranet Portal' alle relevanten Daten dar. Ihnen und Ihren Mitarbeitern wird sie von Anfang an wie eine ‚alte Bekannte' vorkommen. Denn das Intranet ist Browser-basiert und lässt sich auch in dieser inzwischen jedem bekannten Weise bedienen. Deshalb fällt neuen Nutzern die Einarbeitung leicht, die Information ist mit geringem Lernaufwand erreichbar.
Basis des 'Intranet Portals' ist der 'Microsoft SharePoint Portal Server'. Im Gegensatz zu den ‚Sharepoint Services', die Ihnen nur inselartige kleinere Websites zum Beispiel für einzelne Teams oder Abteilungen ermöglichen, bildet er Ihnen den Rahmen für ein unternehmensweit integriertes Intranet, verwaltet die Seiten, die Benutzer (natürlich an die Windows-Benutzerverwaltung angeschlossen), die Berechtigungen, Daten- und Dokumentinhalte. Mit der von 'Google' gewohnten Geschwindigkeit spüren Sie mit der integrierten Suchfunktion gewünschte Inhalte nicht nur aus den Datenquellen Ihres eigenen Netzes auf. So stellen Sie sich bei Bedarf sogar Ergebnisse ausgewählter Webseiten des Internets zusammen.
Nehmen Sie uns beim Wort
In der Projektphase implementieren wir gemeinsam Ihr Intranet - abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse, angepasst an Ihre Unternehmensorganisation. Pflege und Wartung werden Ihre Mitarbeiter danach selbst übernehmen können. Dies ist zugleich auch der beste Garant dafür, dass die Inhalte stets auf dem aktuellsten Stand sind und die Akzeptanz der Mitarbeiter sichergestellt ist.
Für diese redaktionelle Verwaltung Ihres Intranets nach der Projektphase ist keine 'Programmierkenntnis' nötig. Schon ein wenig Erfahrung in der Bedienung zum Beispiel der Microsoft Office-Anwendungen ist völlig ausreichend.
Nach der Projektphase wird ein Kernteam von Redakteuren das Handwerkszeug zur Wartung des eigenen Intranets gelernt haben.
Das Ziel ist dann erreicht: Daten aus den kaufmännischen und technischen Datenbanken, aber auch Daten anderer - auch fremder - Anwendungen, solange sie bestimmte Anforderungen erfüllen, Word- und Excel-Dokumente, Korrespondenz, archivierte Dokumente und weitere, bisher noch gar nicht abbildbare Informationsquellen (Anforderung von Büromaterial, Kantinenabrechnung, ein eigener Supportbereich für Ihre IT, Diskussion und Meinungsbildung zu ausgewählten Fragen oder Dokumententwürfen, eine interne Wissensdatenbank, die das spezifische ‚Know-how' der Firma sammelt u.v.m.) stehen unter der Oberfläche Ihres Intranets für alle Anwender Ihres Unternehmens zur Verfügung.
Probieren macht offensichtlich Spaß...
Beim Pilotprojekt, das wir gemeinsam mit unserem Kunden Schreck-Mieves realisiert haben, konnten wir ein Phänomen beobachten. Das würden wir gern auch Sie erleben lassen: Um das Intranet-Portal dort zu testen, wurde der zugelassene Userkreis anfangs stark eingegrenzt. Die Ergebnisse und der Nutzen für die ‚Insider' sprachen sich schnell herum. Schon nach kurzer Zeit standen neue Bewerber aus allen Unternehmensbereichen förmlich Schlange - und das ist bei neuen EDV-Projekten doch schon eine Besonderheit, die für sich spricht.
Fazit
Das 'Nemetschek Bausoftware Intranet Portal' macht es so einfach wie noch nie, Ihre Unternehmensdaten frei von Medienbrüchen und gut strukturiert für Ihre Mitarbeiter bereit zu stellen. Das Ergebnis ist ein universeller Informationsspeicher, bei dessen einfacher Handhabung die alte ‚Dateiablage' sehr schnell antiquiert erscheint. Gut strukturierte und leicht auffindbare Informationen erhöhen Ihre Effektivität - und damit auch unmittelbar Ihre Produktivität - nahezu umgehend. Das ROI stellt sich bereits nach vergleichsweise kurzer Zeit ein.
Autor: Sönke Pries, Leiter Entwicklung BAU financials
Weitere Informationen: www.bausoftware.de
Medienbrüche ...
Unternehmen, die bereits mit unseren modernen Branchenlösungen BAU financials oder Bau für Windows den größten Teil Ihrer Wertschöpfungskette abgedeckt haben, genießen schon länger den Vorteil integrierter kaufmännischer und technischer Datenbestände. Aber selbst hier könnte es noch gravierende Ausnahmen geben. Wie gehen Sie in Ihrem Betrieb derzeit beispielsweise mit folgenden Belangen um:
- E-Mails, die wichtige, teilweise kaufmännisch relevante Informationen beinhalten. Bewahren Sie auch diese elektronische Post auf für die Übergabe nach GDPdU?
- Fehlt ein Management-Informations-System, nutzt mancher Excel-Tabellen und andere Auswertungen als Basis wesentlicher Entscheidungen. Oft werden diese weit verstreut gespeichert, teilweise sogar nur lokal - auch bei Ihnen im Unternehmen? Wie halten Sie es mit solchen, manchmal vitalen strategischen Daten?
- Korrespondenz - empfangene wie gesendete - wird meist irgendwo auf dem Netzwerk in Dateiordnern gesichert. Wie managen Sie, wer darauf Zugriff hat? Sind diese Belege bereits mit den eigentlichen Unternehmensprozessen verbunden?
- Setzen Sie bereits ein elektronisches Dokumenten-Archivierungssystem ein? Wie ist das mit Ihren Geschäftsprozessen verbunden?
- Haben Sie weitere Software im Einsatz, die mit anderen Datenbanken arbeitet? War Ihnen deren Integration bisher zu aufwändig?
... und ihre Behebung
Haben Sie diese Datenquellen in Ihre Informationsinfrastruktur integriert? Findet jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens schnell und sicher die Daten, die er benötigt? Weiß er überhaupt, wo genau er sie findet? Eventuell haben Sie auch Anwendungen im Einsatz, bei denen nicht für alle potenziell denkbaren Benutzer eine Lizenz erworben wurde oder nicht alle Mitarbeiter in der entsprechenden Anwendung geschult sind. Aber einige der Ergebnisse, Auswertungen sollten schon einem bestimmten Mitarbeiter-Kreis regelmäßig bekannt sein. Wir haben eine Lösung für Sie.
Unser neues Produkt, das 'Nemetschek Bausoftware Intranet Portal' behebt effizient diese 'Medienbrüche' im Datenfluss Ihres Unternehmen.
Unter einer einheitlichen Oberfläche stellt dieses 'Intranet Portal' alle relevanten Daten dar. Ihnen und Ihren Mitarbeitern wird sie von Anfang an wie eine ‚alte Bekannte' vorkommen. Denn das Intranet ist Browser-basiert und lässt sich auch in dieser inzwischen jedem bekannten Weise bedienen. Deshalb fällt neuen Nutzern die Einarbeitung leicht, die Information ist mit geringem Lernaufwand erreichbar.
Basis des 'Intranet Portals' ist der 'Microsoft SharePoint Portal Server'. Im Gegensatz zu den ‚Sharepoint Services', die Ihnen nur inselartige kleinere Websites zum Beispiel für einzelne Teams oder Abteilungen ermöglichen, bildet er Ihnen den Rahmen für ein unternehmensweit integriertes Intranet, verwaltet die Seiten, die Benutzer (natürlich an die Windows-Benutzerverwaltung angeschlossen), die Berechtigungen, Daten- und Dokumentinhalte. Mit der von 'Google' gewohnten Geschwindigkeit spüren Sie mit der integrierten Suchfunktion gewünschte Inhalte nicht nur aus den Datenquellen Ihres eigenen Netzes auf. So stellen Sie sich bei Bedarf sogar Ergebnisse ausgewählter Webseiten des Internets zusammen.
Nehmen Sie uns beim Wort
In der Projektphase implementieren wir gemeinsam Ihr Intranet - abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse, angepasst an Ihre Unternehmensorganisation. Pflege und Wartung werden Ihre Mitarbeiter danach selbst übernehmen können. Dies ist zugleich auch der beste Garant dafür, dass die Inhalte stets auf dem aktuellsten Stand sind und die Akzeptanz der Mitarbeiter sichergestellt ist.
Für diese redaktionelle Verwaltung Ihres Intranets nach der Projektphase ist keine 'Programmierkenntnis' nötig. Schon ein wenig Erfahrung in der Bedienung zum Beispiel der Microsoft Office-Anwendungen ist völlig ausreichend.
Nach der Projektphase wird ein Kernteam von Redakteuren das Handwerkszeug zur Wartung des eigenen Intranets gelernt haben.
Das Ziel ist dann erreicht: Daten aus den kaufmännischen und technischen Datenbanken, aber auch Daten anderer - auch fremder - Anwendungen, solange sie bestimmte Anforderungen erfüllen, Word- und Excel-Dokumente, Korrespondenz, archivierte Dokumente und weitere, bisher noch gar nicht abbildbare Informationsquellen (Anforderung von Büromaterial, Kantinenabrechnung, ein eigener Supportbereich für Ihre IT, Diskussion und Meinungsbildung zu ausgewählten Fragen oder Dokumententwürfen, eine interne Wissensdatenbank, die das spezifische ‚Know-how' der Firma sammelt u.v.m.) stehen unter der Oberfläche Ihres Intranets für alle Anwender Ihres Unternehmens zur Verfügung.
Probieren macht offensichtlich Spaß...
Beim Pilotprojekt, das wir gemeinsam mit unserem Kunden Schreck-Mieves realisiert haben, konnten wir ein Phänomen beobachten. Das würden wir gern auch Sie erleben lassen: Um das Intranet-Portal dort zu testen, wurde der zugelassene Userkreis anfangs stark eingegrenzt. Die Ergebnisse und der Nutzen für die ‚Insider' sprachen sich schnell herum. Schon nach kurzer Zeit standen neue Bewerber aus allen Unternehmensbereichen förmlich Schlange - und das ist bei neuen EDV-Projekten doch schon eine Besonderheit, die für sich spricht.
Fazit
Das 'Nemetschek Bausoftware Intranet Portal' macht es so einfach wie noch nie, Ihre Unternehmensdaten frei von Medienbrüchen und gut strukturiert für Ihre Mitarbeiter bereit zu stellen. Das Ergebnis ist ein universeller Informationsspeicher, bei dessen einfacher Handhabung die alte ‚Dateiablage' sehr schnell antiquiert erscheint. Gut strukturierte und leicht auffindbare Informationen erhöhen Ihre Effektivität - und damit auch unmittelbar Ihre Produktivität - nahezu umgehend. Das ROI stellt sich bereits nach vergleichsweise kurzer Zeit ein.
Autor: Sönke Pries, Leiter Entwicklung BAU financials
Weitere Informationen: www.bausoftware.de
