Die Relevanz des Baustellencontrollings lässt sich eindrucksvoll mit einem Vergleich aus der Fliegerei veranschaulichen: Im reinen Sichtflug ist ein Flugzeug fast ohne Instrumente zu fliegen - solange es hell und das Wetter gut ist. Bricht Dunkelheit herein oder kommt man überraschend in ein Schlechtwettergebiet, dann könnte diese Art der Navigation äußerst gefährlich werden. Dafür muss man die notwendigen Hilfsmittel an Bord haben und den Instrumentenflug beherrschen.
Eines der unverzichtbaren Instrumente, das dabei hilft, einen Baubetrieb ‚per Instrumentenflug durch Turbulenzen und auch bei schlechter (Aus)Sicht zu navigieren' ist eine integrierte Branchensoftware, die die kaufmännischen Informationen nahtlos mit den Kalkulations- und Abrechnungsdaten der Bauprojekte zusammenführt.
Projiziert man den Regelkreis des Controllings auf eine Baumaßnahme, so entspricht ‚planen' der Kalkulation. Sie mündet im Auftragsfalle in die Arbeitsvorbereitung, die gleichsam die Soll-Werte für die Ausführung liefert. ‚Messen' heißt nun, die Soll-Werte mit den Ist-Werten, sprich den tatsächlich anfallenden Kosten zu vergleichen. Anhand der Erkenntnisse aus diesen Soll-/Ist-Vergleichen kann steuernd auf die laufende Baustelle Einfluss genommen werden. Darüber hinaus werden sich interessante Informationen ergeben, die für nachfolgende Kalkulationen und Projektdurchführungen verwendbar sind.
Um ein leistungsfähiges Baustellencontrolling zu etablieren, sind also mindestens die ‚Funktionen' Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Ist-Werte-Erfassung und Soll-/Ist-Vergleiche notwendig. Die Vergleiche fordern, dass Ist-Werte wie Lohnstunden, Material- und Nachunternehmerrechnungen, Geräteberichte, etc. erfasst werden. Lohnberichte müssen aber auch in der Lohnbuchhaltung verarbeitet werden und Material- und Nachunternehmerrechnungen in der Finanzbuchhaltung.
‚Verkettete' Informationen
Ein typischer Ablauf ist z.B., dass ein Material, das in der Kalkulation verwendet wurde, zur Preisanfrage an den Einkauf weitergereicht, bei einem Lieferanten bestellt und später geliefert wird. Der Lieferschein kommt zusammen mit der Lieferung auf die Baustelle, die zugehörige Rechnung wird geprüft und gebucht. Bei diesem Ablauf stellt sich natürlich die Frage, wie sich das Weiterreichen der Information von einer ‚Station' zur anderen optimal gestalten lässt. Zudem ist offensichtlich, dass sowohl baubetriebliche (bautechnische) als auch baukaufmännische Bereiche betroffen sind. Die beschriebene Prozesskette ‚lebt' geradezu davon, dass sie durchgängig - ohne Brüche - abgearbeitet werden kann und dass die Informationen des vorherigen Arbeitsschritts für den jeweils nachfolgenden zur Verfügung stehen. Nichts liegt also näher, als diese Prozesskette mit einem einzigen, durchgängigen Softwarewerkzeug abzubilden. Nur so lassen sich Doppelerfassungen und Fehler bei der Übertragung vermeiden. Im Baubetrieb gibt es zahlreiche weitere Abläufe, die einem solchen Workflow gehorchen.
Viele optimale Inseln?
Eine umfassende DV-Lösung besteht aus mehr als den bereits genannten Bausteinen - z.B. aus: Deviserstellung, Kalkulation, Ausmaß, Abrechnung, Arbeitsvorbereitung, Terminplanung, Devis- und Offertvergleich von NU-Leistungen, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Baubetriebsabrechnung, Controlling, Lohn und Gehalt, Gerätebuchhaltung, Bauhof, Fuhrpark, Werkstatt, Lagerbuchführung, etc.
Nun könnte man im Extremfall ein Modell wählen, bei dem für jeden Baustein die - für sich isoliert betrachtet - ‚optimale' Lösung eingesetzt wird. Man hätte dann ein System aus unzähligen Insellösungen. Dabei bliebe aber völlig außer Betracht, dass diese Module Daten gemeinsam nutzen sollen. Die Grenzen der Leistungsfähigkeit einer solchen Softwarelandschaft liegen auf der Hand:
- Der Anwender hält Informationen an verschiedenen Stellen redundant vor. Jede Adresse, Kostenstelle oder z.B. ein Artikel des Materialstamms wird jeweils in den einzelnen Programmen gespeichert, ohne dass die anderen Programme davon etwas ‚erfahren'. Änderungen und Neuanlage wären dann auch an den verschiedenen Stellen separat erforderlich. Viele Informationen müssten von einem Programm ins andere übertragen werden. Der gleiche Beleg, z.B. eine Eingangsrechnung oder ein Stundenbericht, müsste an verschiedenen Stellen in die Hand genommen werden. Dieses Manko kann entschärft werden, indem man die Insellösungen mehr oder weniger intelligent miteinander verknüpft, also Schnittstellen zwischen den einzelnen Programmen schafft. Bei genauerer Betrachtung lässt sich jedoch leicht erkennen, wie viele solcher Schnittstellen in einer baubetrieblichen Gesamtlösung erforderlich wären. Welche Probleme an einer solchen ‚Schnittstellen-Lösung' haften, ist absehbar.
- Verschiedene Softwarepartner zu haben heißt auch, mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zu arbeiten. Ungleiche Hardware- und Betriebssystemanforderungen sind zu beachten. Updates erscheinen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Jedes System hat seine eigene Verwaltung. Das alles führt zu einem erhöhten Administrationsaufwand.
- Selbst wenn es sich ausschließlich um Windows-Programme mit einheitlicher Bedieneroberfläche handelt, gibt es dennoch bei den einzelnen Programmen Unterschiede in der Art der Benutzerführung, des Programmaufbaus und der Bedienung. Deshalb sind die Einarbeitungszeiten umfänglicher und Fehlbedienungen oder umständliche Handhabung wahrscheinlicher.
Fazit: Alles aus einer Hand ist die beste Lösung
Daraus leitet sich die logische Konsequenz ab, dass weder die Auswahl der für jeden Fachbereich ‚optimalen' Insellösung, noch deren Vernetzung über Schnittstellen zu einem - insgesamt gesehen - optimalen EDV-Einsatz in der Bauunternehmung führen wird.
Die Lösung für die aufgezeigte Problematik ist der Einsatz einer hochintegrierten Gesamtlösung aus der Hand eines Bausoftware-Partners, bei der möglichst viele Bereiche der unternehmensweiten DV bereichsübergreifend abgedeckt werden können. Er garantiert dann optimales Zusammenspiel der Bausteine, automatischen Datenaustausch, bzw. einen gemeinsamen Datenpool.
Vorteile integrierter Softwarelösungen auf einen Blick:
- Gemeinsam genutzte Daten
- Datenfluss innerhalb eines Systems
- Keine Schnittstellenprobleme
- Einheitlichkeit der Lösung
- Einfache Administration
- Durchgängigkeit der Prozessketten
- Einmalerfassung aller Belege
- Verfügbarkeit der Daten
- Einheitlicher Sprachgebrauch
Autor: Wolfgang Götz, Nemetschek Bausoftware GmbH
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
Eines der unverzichtbaren Instrumente, das dabei hilft, einen Baubetrieb ‚per Instrumentenflug durch Turbulenzen und auch bei schlechter (Aus)Sicht zu navigieren' ist eine integrierte Branchensoftware, die die kaufmännischen Informationen nahtlos mit den Kalkulations- und Abrechnungsdaten der Bauprojekte zusammenführt.
Projiziert man den Regelkreis des Controllings auf eine Baumaßnahme, so entspricht ‚planen' der Kalkulation. Sie mündet im Auftragsfalle in die Arbeitsvorbereitung, die gleichsam die Soll-Werte für die Ausführung liefert. ‚Messen' heißt nun, die Soll-Werte mit den Ist-Werten, sprich den tatsächlich anfallenden Kosten zu vergleichen. Anhand der Erkenntnisse aus diesen Soll-/Ist-Vergleichen kann steuernd auf die laufende Baustelle Einfluss genommen werden. Darüber hinaus werden sich interessante Informationen ergeben, die für nachfolgende Kalkulationen und Projektdurchführungen verwendbar sind.
Um ein leistungsfähiges Baustellencontrolling zu etablieren, sind also mindestens die ‚Funktionen' Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Ist-Werte-Erfassung und Soll-/Ist-Vergleiche notwendig. Die Vergleiche fordern, dass Ist-Werte wie Lohnstunden, Material- und Nachunternehmerrechnungen, Geräteberichte, etc. erfasst werden. Lohnberichte müssen aber auch in der Lohnbuchhaltung verarbeitet werden und Material- und Nachunternehmerrechnungen in der Finanzbuchhaltung.
‚Verkettete' Informationen
Ein typischer Ablauf ist z.B., dass ein Material, das in der Kalkulation verwendet wurde, zur Preisanfrage an den Einkauf weitergereicht, bei einem Lieferanten bestellt und später geliefert wird. Der Lieferschein kommt zusammen mit der Lieferung auf die Baustelle, die zugehörige Rechnung wird geprüft und gebucht. Bei diesem Ablauf stellt sich natürlich die Frage, wie sich das Weiterreichen der Information von einer ‚Station' zur anderen optimal gestalten lässt. Zudem ist offensichtlich, dass sowohl baubetriebliche (bautechnische) als auch baukaufmännische Bereiche betroffen sind. Die beschriebene Prozesskette ‚lebt' geradezu davon, dass sie durchgängig - ohne Brüche - abgearbeitet werden kann und dass die Informationen des vorherigen Arbeitsschritts für den jeweils nachfolgenden zur Verfügung stehen. Nichts liegt also näher, als diese Prozesskette mit einem einzigen, durchgängigen Softwarewerkzeug abzubilden. Nur so lassen sich Doppelerfassungen und Fehler bei der Übertragung vermeiden. Im Baubetrieb gibt es zahlreiche weitere Abläufe, die einem solchen Workflow gehorchen.
Viele optimale Inseln?
Eine umfassende DV-Lösung besteht aus mehr als den bereits genannten Bausteinen - z.B. aus: Deviserstellung, Kalkulation, Ausmaß, Abrechnung, Arbeitsvorbereitung, Terminplanung, Devis- und Offertvergleich von NU-Leistungen, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Baubetriebsabrechnung, Controlling, Lohn und Gehalt, Gerätebuchhaltung, Bauhof, Fuhrpark, Werkstatt, Lagerbuchführung, etc.
Nun könnte man im Extremfall ein Modell wählen, bei dem für jeden Baustein die - für sich isoliert betrachtet - ‚optimale' Lösung eingesetzt wird. Man hätte dann ein System aus unzähligen Insellösungen. Dabei bliebe aber völlig außer Betracht, dass diese Module Daten gemeinsam nutzen sollen. Die Grenzen der Leistungsfähigkeit einer solchen Softwarelandschaft liegen auf der Hand:
- Der Anwender hält Informationen an verschiedenen Stellen redundant vor. Jede Adresse, Kostenstelle oder z.B. ein Artikel des Materialstamms wird jeweils in den einzelnen Programmen gespeichert, ohne dass die anderen Programme davon etwas ‚erfahren'. Änderungen und Neuanlage wären dann auch an den verschiedenen Stellen separat erforderlich. Viele Informationen müssten von einem Programm ins andere übertragen werden. Der gleiche Beleg, z.B. eine Eingangsrechnung oder ein Stundenbericht, müsste an verschiedenen Stellen in die Hand genommen werden. Dieses Manko kann entschärft werden, indem man die Insellösungen mehr oder weniger intelligent miteinander verknüpft, also Schnittstellen zwischen den einzelnen Programmen schafft. Bei genauerer Betrachtung lässt sich jedoch leicht erkennen, wie viele solcher Schnittstellen in einer baubetrieblichen Gesamtlösung erforderlich wären. Welche Probleme an einer solchen ‚Schnittstellen-Lösung' haften, ist absehbar.
- Verschiedene Softwarepartner zu haben heißt auch, mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zu arbeiten. Ungleiche Hardware- und Betriebssystemanforderungen sind zu beachten. Updates erscheinen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Jedes System hat seine eigene Verwaltung. Das alles führt zu einem erhöhten Administrationsaufwand.
- Selbst wenn es sich ausschließlich um Windows-Programme mit einheitlicher Bedieneroberfläche handelt, gibt es dennoch bei den einzelnen Programmen Unterschiede in der Art der Benutzerführung, des Programmaufbaus und der Bedienung. Deshalb sind die Einarbeitungszeiten umfänglicher und Fehlbedienungen oder umständliche Handhabung wahrscheinlicher.
Fazit: Alles aus einer Hand ist die beste Lösung
Daraus leitet sich die logische Konsequenz ab, dass weder die Auswahl der für jeden Fachbereich ‚optimalen' Insellösung, noch deren Vernetzung über Schnittstellen zu einem - insgesamt gesehen - optimalen EDV-Einsatz in der Bauunternehmung führen wird.
Die Lösung für die aufgezeigte Problematik ist der Einsatz einer hochintegrierten Gesamtlösung aus der Hand eines Bausoftware-Partners, bei der möglichst viele Bereiche der unternehmensweiten DV bereichsübergreifend abgedeckt werden können. Er garantiert dann optimales Zusammenspiel der Bausteine, automatischen Datenaustausch, bzw. einen gemeinsamen Datenpool.
Vorteile integrierter Softwarelösungen auf einen Blick:
- Gemeinsam genutzte Daten
- Datenfluss innerhalb eines Systems
- Keine Schnittstellenprobleme
- Einheitlichkeit der Lösung
- Einfache Administration
- Durchgängigkeit der Prozessketten
- Einmalerfassung aller Belege
- Verfügbarkeit der Daten
- Einheitlicher Sprachgebrauch
Autor: Wolfgang Götz, Nemetschek Bausoftware GmbH
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
