Revisionssicherheit

„Revisionssicher archiviert“ bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig wurden die Informationen nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sind in der GoBD festgelegt.

Eine revisionssichere Archivierung beinhaltet den Begriff der Revisionssicherheit. Dieser bezieht sich auf die Überprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens und enthält:

den Nachweis einer Verfahrensdokumentation,
die ordnungsgemäße Nutzung,
den sicheren Ablauf,
den sicheren Betrieb
und die Organisation des Anwenderunternehmens.

“Revisionssicherheit” begrenzt sich also nicht auf die Technik oder eine Software sondern beinhaltet immer das ganze Verfahren der Archivierung. Vorhandene Lösungen müssen richtig eingesetzt und betrieben werden. Darüber hinaus müssen auch alle Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiter festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Aus dem „Code of Practice“, erstmals veröffentlicht durch den Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Jahr 1996, gehen 10 wichtige Grundsätze hervor. Diese können Sie in unserem Blogbeitrag gerne nachlesen.

In Deutschland muss eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme mehreren Vorgaben entsprechen. Die gesetzlichen Anforderungen hierzu stammen aus:

dem HGB,
der AO,
als auch der GoBD.

Zusammenfassend haben wir die wichtigsten Kriterien für Sie zusammengefasst. Dazu mehr in unserem Blogbeitrag.