Der Grünstädter Softwarehersteller für Einrichtungen des öffentlichen Dienstes, mgm, führt ein neues Modul für die Personalressourcen-Managementsoftware PER-RES.NET in den Markt ein. „Das neue Modul ‚Krankheitsmanagement‘ entspringt der Initiative des Klinikums Bielefeld“, erläutert mgm-Geschäftsführer Kai Sitter. Die Vorstellungen des Klinikums seien überzeugend gewesen und so habe mgm beschlossen, nicht eine Spezialentwicklung, sondern ein für jeden PER-RES.NET-Anwender bestellbares Tool zu entwickeln. Mit dem „Krankheitsmanagement“-Tool sehen Personalsachbearbeiter die Krankheitstage pro Mitarbeiter. Diese können grafisch zu einer Krankmeldung zusammengefasst werden. Ebenso lassen sich verschiedene Krankmeldungen zusammenfassen. „Dies ist für die Personalabteilungen wichtig, wenn es zum Beispiel darum geht, dass ein Mitarbeiter vor einiger Zeit einen langen krankheitsbedingten Ausfall hatte und nach einer kurzen Zeit erneut krank wird. Aufgrund der erneuten Erkrankung stellt die Personalabteilung bei der Krankenkasse eine Anfrage auf anrechenbare Vorerkrankungstage. Mit der Bestätigung der Krankenkasse können Krankheitstage zusammengeführt werden“, betont Kirsten Erdmann vom Klinikum Bielefeld. Durch die klare Zuordnung und das differenzierte Management im neuen PER-RES.NET-Tool wird Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes automatisch angezeigt, bis zu welchem Tag die Lohnfortzahlungspflicht besteht.
Dipl.-Betriebsw. Kirsten Erdmann, Ressortleitung Arbeitszeitmanagement im Klinikum Bielefeld, erläutert im Interview ihre Erfahrungen mit dem neuen Tool:
Frau Erdmann, Sie haben sich von mgm, dem Hersteller Ihrer Personalressourcen-Managementsoftware, ein Tool für das Krankenmanagement gewünscht und ein Anforderungsprofil für die Umsetzung erstellt. Warum?
Kirsten Erdmann: Im Rahmen der Reorganisation der Prozesse der Personalabteilung sollte für das Krankenmanagement der Beschäftigten aller drei Standorte des Klinikums Bielefeld ein effizientes und zeitgemäßes digitales Modul, angelagert an PER-RES.NET, in der Personalabteilung etabliert werden. Ein neues Modul sollte die bisher von den Sachbearbeitern überwiegend manuell auf Krankenkarteiblättern oder in Excel durchgeführten anfallenden Tätigkeiten in einem hohen Grad maschinell unterstützen. Redundante Dokumentationen sollten vermieden werden. Zielsetzung war es dadurch Ressourcen freizusetzen, die für andere Themenfelder, wie für die Einführung eines Referentensystems genutzt werden können. Mit dem Modul „Krankheitsmanagement“, das unser Klinikum als Ideengeber zuerst im Einsatz hatte, haben wir Ressourcenersparnis und Qualitätsgewinn durch zeitgemäßes digitales, optisch ansprechendes, leicht wahrnehmbares und zu bearbeitendes Krankheitsmanagement. Es gibt eine Zentralisierungsmöglichkeit (One face to the customer) und eine Standardisierung. Redundanzen und Fehlerquellen durch automatisierte Rechenvorgänge und nur noch eine Datenressource (PER-RES.NET) werden vermieden.
Was kann das Tool?
Es liefert verlässliche Berechnungsergebnisse für das Ende der Entgeltfortzahlung, das Ende des Krankengeldzuschusses bei einer Beschäftigung von mehr als einem Jahr und über drei Jahre auf der Grundlage der Beschäftigungszeit sowie den 37. Krankheitstag zur Erstellung der EEL-Meldung. Darüber hinaus wird die Bearbeitung der Informationen erleichtert. Krankheitszeiten sind zusammenführbar und schnell erkennbar. Es ist auf einen Blick sichtbar, ob eine Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse erforderlich ist. Neu im Dienstplan eingetragene Krankheitstage fallen direkt ins Auge. Sie werden im Krankenmanagement-Modul in der Farbe „Rot“ dargestellt. Damit ist für die Personalabteilung erkennbar, dass noch keine Bearbeitung erfolgt ist. Bei bearbeiteten Fällen ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wird der Zeitraum automatisch „GELB“ hinterlegt. Die bearbeiteten Fälle mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die im Dienstplan eingetragenen Krankheitstage werden automatisch „GRÜN“ angezeigt. Damit wird das neue Modul „Krankheitsmanagement“ unseren Qualitätsansprüchen gerecht.
mgm war von der Idee so überzeugt, dass daraus das neue Modul wurde. Es errechnet auch das Datum, bis wann die Lohnfortzahlung erfolgen muss. Warum ist das wichtig? Reicht nicht die Information der Krankenkasse?
Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die Frist der Lohnfortzahlung zu beachten und korrekt abzurechnen. Damit verbunden ist er in der Pflicht, am 37. Tag der Krankheit maschinell eine EEL-Meldung an die Krankenkasse zu übermitteln. Dafür ist das Modul ein gutes Kontroll- und Überwachungsinstrument. In den wenigsten Fällen erhält der Arbeitgeber eine Information von der Krankenkasse über das Ende der Lohnfortzahlung. Nur, wenn aus bestimmten Gründen keine maschinelle Übermittlung der EEL-Meldung erfolgt ist, erhält der Arbeitgeber eine Information.
Wie bewerten Sie die Umsetzung des neuen Moduls? Ist das Krankenmanagement darin gut abgebildet?
Das Krankheitsmanagement ist auf unsere Bedarfe abgestimmt und bildet die Prozessanforderung effizient ab!
Wie ist die Integration des neuen Moduls in PER-RES.NET gelungen? Sind beispielsweise doppelte Datenerfassungen nötig? Wie lässt es sich damit arbeiten?
Bisher ist einer von drei Standorten im Modul eingebunden. Der Aufwand für uns bestand in der einmaligen Datenübertragung der bereits in der Vergangenheit eingetragenen Daten von den Krankenkarteiblättern in das Krankheitsmanagement-Modul. Wir binden auch die anderen Standorte sukzessive in das Modul ein, da die Arbeit zukünftig zentral erledigt werden und der einmalige Datentransfer ressourcenschonend sowie möglichst ohne Mehrarbeit erfolgen soll. Doppelte Datenerfassungen gab es keine. Die im Dienstplan eingetragenen Krankheitstage erscheinen jetzt automatisch im Krankenmanagement und können dort zentral bearbeitet werden. Durch bisher zwei neu generierte Berichte können die hinterlegten Informationen im Krankenmanagement auch nach Excel oder in ein PDF exportiert werden. Ich kann das Modul „Krankheitsmanagement“ ohne Einschränkungen empfehlen. Unsere Anforderungen wurden von mgm hervorragend umgesetzt, unsere Zielsetzungen erfüllt.
Frau Erdmann, besten Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Monika Nolte, freie Journalistin.
Dipl.-Betriebsw. Kirsten Erdmann, Ressortleitung Arbeitszeitmanagement im Klinikum Bielefeld, erläutert im Interview ihre Erfahrungen mit dem neuen Tool:
Frau Erdmann, Sie haben sich von mgm, dem Hersteller Ihrer Personalressourcen-Managementsoftware, ein Tool für das Krankenmanagement gewünscht und ein Anforderungsprofil für die Umsetzung erstellt. Warum?
Kirsten Erdmann: Im Rahmen der Reorganisation der Prozesse der Personalabteilung sollte für das Krankenmanagement der Beschäftigten aller drei Standorte des Klinikums Bielefeld ein effizientes und zeitgemäßes digitales Modul, angelagert an PER-RES.NET, in der Personalabteilung etabliert werden. Ein neues Modul sollte die bisher von den Sachbearbeitern überwiegend manuell auf Krankenkarteiblättern oder in Excel durchgeführten anfallenden Tätigkeiten in einem hohen Grad maschinell unterstützen. Redundante Dokumentationen sollten vermieden werden. Zielsetzung war es dadurch Ressourcen freizusetzen, die für andere Themenfelder, wie für die Einführung eines Referentensystems genutzt werden können. Mit dem Modul „Krankheitsmanagement“, das unser Klinikum als Ideengeber zuerst im Einsatz hatte, haben wir Ressourcenersparnis und Qualitätsgewinn durch zeitgemäßes digitales, optisch ansprechendes, leicht wahrnehmbares und zu bearbeitendes Krankheitsmanagement. Es gibt eine Zentralisierungsmöglichkeit (One face to the customer) und eine Standardisierung. Redundanzen und Fehlerquellen durch automatisierte Rechenvorgänge und nur noch eine Datenressource (PER-RES.NET) werden vermieden.
Was kann das Tool?
Es liefert verlässliche Berechnungsergebnisse für das Ende der Entgeltfortzahlung, das Ende des Krankengeldzuschusses bei einer Beschäftigung von mehr als einem Jahr und über drei Jahre auf der Grundlage der Beschäftigungszeit sowie den 37. Krankheitstag zur Erstellung der EEL-Meldung. Darüber hinaus wird die Bearbeitung der Informationen erleichtert. Krankheitszeiten sind zusammenführbar und schnell erkennbar. Es ist auf einen Blick sichtbar, ob eine Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse erforderlich ist. Neu im Dienstplan eingetragene Krankheitstage fallen direkt ins Auge. Sie werden im Krankenmanagement-Modul in der Farbe „Rot“ dargestellt. Damit ist für die Personalabteilung erkennbar, dass noch keine Bearbeitung erfolgt ist. Bei bearbeiteten Fällen ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wird der Zeitraum automatisch „GELB“ hinterlegt. Die bearbeiteten Fälle mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die im Dienstplan eingetragenen Krankheitstage werden automatisch „GRÜN“ angezeigt. Damit wird das neue Modul „Krankheitsmanagement“ unseren Qualitätsansprüchen gerecht.
mgm war von der Idee so überzeugt, dass daraus das neue Modul wurde. Es errechnet auch das Datum, bis wann die Lohnfortzahlung erfolgen muss. Warum ist das wichtig? Reicht nicht die Information der Krankenkasse?
Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die Frist der Lohnfortzahlung zu beachten und korrekt abzurechnen. Damit verbunden ist er in der Pflicht, am 37. Tag der Krankheit maschinell eine EEL-Meldung an die Krankenkasse zu übermitteln. Dafür ist das Modul ein gutes Kontroll- und Überwachungsinstrument. In den wenigsten Fällen erhält der Arbeitgeber eine Information von der Krankenkasse über das Ende der Lohnfortzahlung. Nur, wenn aus bestimmten Gründen keine maschinelle Übermittlung der EEL-Meldung erfolgt ist, erhält der Arbeitgeber eine Information.
Wie bewerten Sie die Umsetzung des neuen Moduls? Ist das Krankenmanagement darin gut abgebildet?
Das Krankheitsmanagement ist auf unsere Bedarfe abgestimmt und bildet die Prozessanforderung effizient ab!
Wie ist die Integration des neuen Moduls in PER-RES.NET gelungen? Sind beispielsweise doppelte Datenerfassungen nötig? Wie lässt es sich damit arbeiten?
Bisher ist einer von drei Standorten im Modul eingebunden. Der Aufwand für uns bestand in der einmaligen Datenübertragung der bereits in der Vergangenheit eingetragenen Daten von den Krankenkarteiblättern in das Krankheitsmanagement-Modul. Wir binden auch die anderen Standorte sukzessive in das Modul ein, da die Arbeit zukünftig zentral erledigt werden und der einmalige Datentransfer ressourcenschonend sowie möglichst ohne Mehrarbeit erfolgen soll. Doppelte Datenerfassungen gab es keine. Die im Dienstplan eingetragenen Krankheitstage erscheinen jetzt automatisch im Krankenmanagement und können dort zentral bearbeitet werden. Durch bisher zwei neu generierte Berichte können die hinterlegten Informationen im Krankenmanagement auch nach Excel oder in ein PDF exportiert werden. Ich kann das Modul „Krankheitsmanagement“ ohne Einschränkungen empfehlen. Unsere Anforderungen wurden von mgm hervorragend umgesetzt, unsere Zielsetzungen erfüllt.
Frau Erdmann, besten Dank für das Gespräch.
Das Interview führte Monika Nolte, freie Journalistin.
