Derzeit erwägen viele Firmen den Kauf von Office 2007. Wenn die Firmen sich vom Upgrade hauptsächlich erweiterte Funktionali-täten versprechen, sollten sie sich erst informieren, ob nicht Add-ons zur bestehenden Office-Version bessere Resultate bieten. Professionelle Zusatzprogramme haben den Vorteil, dass man gezielt nur die Funktionen implementieren kann, die den eigenen Anforderungen entsprechen. Die Kaliningrader Spezialisten MAPILab haben als Microsoft Gold Certified Partner sieben Add-ons für Excel herausgebracht, deren Funktionalität keine Office-Version (auch Office 2007 nicht) bietet und die den Anwendern den Gebrauch wesentlich erleichtern. Die Add-ons helfen beim Abgleichen von Tabellen, beim Aufspüren von Dubletten, falsch getippten Daten oder beseitigen fehlerhafte Verknüpfungen.
Die Softwarefirma MAPILab hat schon Add-ons für MS Outlook, Outlook Express und den Exchange Server herausgebracht und sich nun intensiv mit Excel befasst. Die Add-ons sind gezielt auf die Lösung immer wiederkehrender Probleme bei dessen Nutzung zugeschnitten. Wer hat noch nicht mühsam Tabellen verglichen, um mögliche Abweichungen zu finden oder hat sich noch nicht über Dubletten geärgert, die die Werte verfälschen?
Fehlerhafte Verknüpfungen
Wird ein Vertriebsbericht oder das monatliche Controlling verschiedener Abteilungen mit Excel erstellt, so bezieht das Programm die Daten oft aus diversen Excel-Dateien, die Mitarbeiter in freigegebenen Ordnern oder auf dem Server zur Verfügung stellen. Wird ein Ordner umbenannt oder eine Quelldatei verschoben, funktioniert diese Verknüpfung nicht mehr und der Bericht kann nicht generiert werden. Hier kommt das Add-on „Fix Broken Links for Excel“ ins Spiel. Es findet nicht nur alle Dokumente, in denen Verknüpfungen beschädigt wurden, sondern es stellt die Verknüpfungen wieder her. In einem Bericht zeigt „Fix Broken Links“ die wiederhergestellten Verknüpfungen und die Dateien, wo eine Reparatur nicht möglich ist. Um Broken Links gleich auszumerzen, kann man mit dem Add-on verknüpfte Dokumente in einen gesonderten Ordner übertragen. Dort behalten die Verknüpfungen immer ihre Gültigkeit.
Dubletten und Fehler eliminieren
Zwei Programme, „Similar Data Finder for Excel“ und „Remove Duplicates from Excel“, räumen mit besonders lästigen – weil mühsam zu beseitigenden - Fehlern auf. Ist ein Kunde mal als Maier und einmal als Mayer in einer Kontaktliste oder taucht ein Posten mal zusammen geschrieben, mal getrennt in einer Bestandsliste auf, zeigt das Programm die ähnlichen Zeilen in einem Bericht an. Je nachdem können die überzähligen Zellen gelöscht, gekennzeichnet oder die Inhalte verändert werden. „Remove Duplicates“ dagegen sucht und entfernt tatsächliche Dubletten. Man durchsucht entweder Spal-ten oder Zeilen, kann die Vergleichskriterien - Werte oder Formeln - bestimmen und den Tabellenbereich definieren, in dem gesucht wer-den soll. Die angezeigten Duplikate werden dann gelöscht oder überschrieben.
Vergleich von Daten
„Compare Spreadsheets for Excel“ nimmt Anwendern mühevolles und lästiges Vergleichen von Tabellen ab. Das ist besonders bei Listen sinnvoll, die mit geringen Änderungen immer wieder neu upgedatet werden, wie monatliche Preislisten oder Warenkataloge. Die User definieren den Tabellenbereich und die Ausrich-tungsparameter, bestimmen die Vergleichsdaten (Zellenwerte oder Formeln) und die Art der Hervorhebung. Dann vergleicht das Add-on die Tabellen und markiert die Änderungen, die man so auf einen Blick erkennt und damit viel Zeit gespart hat.
Preise und Testversion
Neben den vier genannten Add-ons gibt es „Tables Transformer for Excel”, „MAPILab Find and Replace for Excel” und „Advanced Consolidation Manager for Excel” . Eine 20-Tage-Testversion jeder Software kann auf der MAPILab-Webseite kostenlos herunter geladen werden. Wenn Anwender das Programm anschließend nutzen wollen, ist eine Registrierung er-forderlich. Die Preise für MAPILab Add-ons für Excel beginnen je nach Lizenz bei 39 Dollar.
Die Softwarefirma MAPILab hat schon Add-ons für MS Outlook, Outlook Express und den Exchange Server herausgebracht und sich nun intensiv mit Excel befasst. Die Add-ons sind gezielt auf die Lösung immer wiederkehrender Probleme bei dessen Nutzung zugeschnitten. Wer hat noch nicht mühsam Tabellen verglichen, um mögliche Abweichungen zu finden oder hat sich noch nicht über Dubletten geärgert, die die Werte verfälschen?
Fehlerhafte Verknüpfungen
Wird ein Vertriebsbericht oder das monatliche Controlling verschiedener Abteilungen mit Excel erstellt, so bezieht das Programm die Daten oft aus diversen Excel-Dateien, die Mitarbeiter in freigegebenen Ordnern oder auf dem Server zur Verfügung stellen. Wird ein Ordner umbenannt oder eine Quelldatei verschoben, funktioniert diese Verknüpfung nicht mehr und der Bericht kann nicht generiert werden. Hier kommt das Add-on „Fix Broken Links for Excel“ ins Spiel. Es findet nicht nur alle Dokumente, in denen Verknüpfungen beschädigt wurden, sondern es stellt die Verknüpfungen wieder her. In einem Bericht zeigt „Fix Broken Links“ die wiederhergestellten Verknüpfungen und die Dateien, wo eine Reparatur nicht möglich ist. Um Broken Links gleich auszumerzen, kann man mit dem Add-on verknüpfte Dokumente in einen gesonderten Ordner übertragen. Dort behalten die Verknüpfungen immer ihre Gültigkeit.
Dubletten und Fehler eliminieren
Zwei Programme, „Similar Data Finder for Excel“ und „Remove Duplicates from Excel“, räumen mit besonders lästigen – weil mühsam zu beseitigenden - Fehlern auf. Ist ein Kunde mal als Maier und einmal als Mayer in einer Kontaktliste oder taucht ein Posten mal zusammen geschrieben, mal getrennt in einer Bestandsliste auf, zeigt das Programm die ähnlichen Zeilen in einem Bericht an. Je nachdem können die überzähligen Zellen gelöscht, gekennzeichnet oder die Inhalte verändert werden. „Remove Duplicates“ dagegen sucht und entfernt tatsächliche Dubletten. Man durchsucht entweder Spal-ten oder Zeilen, kann die Vergleichskriterien - Werte oder Formeln - bestimmen und den Tabellenbereich definieren, in dem gesucht wer-den soll. Die angezeigten Duplikate werden dann gelöscht oder überschrieben.
Vergleich von Daten
„Compare Spreadsheets for Excel“ nimmt Anwendern mühevolles und lästiges Vergleichen von Tabellen ab. Das ist besonders bei Listen sinnvoll, die mit geringen Änderungen immer wieder neu upgedatet werden, wie monatliche Preislisten oder Warenkataloge. Die User definieren den Tabellenbereich und die Ausrich-tungsparameter, bestimmen die Vergleichsdaten (Zellenwerte oder Formeln) und die Art der Hervorhebung. Dann vergleicht das Add-on die Tabellen und markiert die Änderungen, die man so auf einen Blick erkennt und damit viel Zeit gespart hat.
Preise und Testversion
Neben den vier genannten Add-ons gibt es „Tables Transformer for Excel”, „MAPILab Find and Replace for Excel” und „Advanced Consolidation Manager for Excel” . Eine 20-Tage-Testversion jeder Software kann auf der MAPILab-Webseite kostenlos herunter geladen werden. Wenn Anwender das Programm anschließend nutzen wollen, ist eine Registrierung er-forderlich. Die Preise für MAPILab Add-ons für Excel beginnen je nach Lizenz bei 39 Dollar.
