Die Firma Kommunix GmbH, Softwarehersteller aus Unna, bietet mit ihrem jüngsten Produkt TERMINVERWALTUNG eine Unterstützung zur Bürgerfreundlichkeit und vermindert den Stress in den Kommunalverwaltungen. Der Bürger lässt sich einen Termin reservieren und muss nur noch geringe bis keine Wartezeiten mehr in Kauf nehmen und weiß, welche Unterlagen er mitbringen muss damit sein Anliegen reibungslos abgeschlossen werden kann. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung können sich gezielt auf den Termin vorbereiten und, wenn nötig, bestimmte Verwaltungsvorgänge bereits im Vorfeld abarbeiten. So sind alle Beteiligten gut vorbereitet und informiert und es gibt keine unliebsamen Überraschungen mehr, weder für die Verwaltung, noch für den Bürger.
"Wirklich effektive Termine, davon haben wir vorher immer nur geträumt. Jetzt hat sich alles eingependelt, unsere Klienten bringen tatsächlich die Sachen die wir brauchen mit, und das gleich beim ersten Besuch", so eine Verwaltungsangestellte einer Behörde, die mit Terminvergabe und TERMINVERWALTUNG arbeiten.
Die Bürger sprechen bei der Verwaltung vor, weil sie ein Anliegen haben. Für viele, sei es aus kulturellen oder sprachlichen Gründen, ist das mit Unwägbarkeiten verbunden. Unstimmigkeiten bei den Wartenden auf den Fluren sorgen immer wieder für Unruhe und der Behördengang wird als eine unangenehme Angelegenheit gesehen. Niemand nimmt gerne lange Wartezeiten in Kauf oder gar ein nochmaliges "Kommen müssen", weil die Unterlagen nicht komplett sind. Manche Antragsteller nehmen sich extra von ihrer Arbeit frei, müssen lange warten und sind trotzdem nicht erfolgreich, weil irgend etwas fehlt. Das schafft Unmut und nicht zuletzt, warum auch immer, wird der Verwaltung die Schuld gegeben.
Bei den Behörden geht es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften. Der Ausländer möchte zum Beispiel einen Aufenthaltstitel, die Verwaltung braucht die rechtlichen Grundlagen bestätigt. So ein Verwaltungsvorgang kann je nach Anliegen auch mal etwas länger dauern und deshalb verschiebt sich ein "der Nächste bitte" immer weiter nach hinten. In den meisten Fällen sind Anfragen bei Bundesbehörden notwendig, und somit ein Folgetermin in der Verwaltung unabdingbar. Ein zweimaliges Erscheinen ist noch vermittelbar, aber drei- oder gar viermal, weil Unterlagen fehlten oder Bundesanfragen noch nicht beantwortet wurden, das muss nicht sein und erhöht nur unnötig den Arbeitsaufwand in der Behörde. Die ist nicht daran interessiert und schon gar nicht Schuld.
Abhilfe für ein solches Dilemma schafft eine gut strukturierte Terminvergabe. Der Bürger weiß, wann er sich an wen wenden muss und wo er diesen Mitarbeiter findet. Mit seinem speziellen Termin hat er auch eine dem Anliegen entsprechende Mitbringliste erhalten und seine Unterlagen hoffentlich komplett. Das Besondere an dieser Software ist die enge Verknüpfung zu den Fachanwendungen der Kommunix GmbH. Ein Termin wird direkt aus dem Fachprogramm vergeben und spiegelt sich in beiden, dem Fachverfahren sowie der TERMINVERWALTUNG, wieder. Die Nutzungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig und von den jeweiligen Anwendern für Publikums steuernde und ebenso für Verwaltungs interne Zwecke auf den eigenen Workflow einzurichten. Bürger und Verwaltung sind sich sicher, einen wirklich effektiven und erfolgreichen Termin zu haben. Und mit der noch folgenden Web-Komponente ist für den Bürger ein Termin auch bequem über die Homepage der Stadt oder des Kreises online vereinbar.
"Wirklich effektive Termine, davon haben wir vorher immer nur geträumt. Jetzt hat sich alles eingependelt, unsere Klienten bringen tatsächlich die Sachen die wir brauchen mit, und das gleich beim ersten Besuch", so eine Verwaltungsangestellte einer Behörde, die mit Terminvergabe und TERMINVERWALTUNG arbeiten.
Die Bürger sprechen bei der Verwaltung vor, weil sie ein Anliegen haben. Für viele, sei es aus kulturellen oder sprachlichen Gründen, ist das mit Unwägbarkeiten verbunden. Unstimmigkeiten bei den Wartenden auf den Fluren sorgen immer wieder für Unruhe und der Behördengang wird als eine unangenehme Angelegenheit gesehen. Niemand nimmt gerne lange Wartezeiten in Kauf oder gar ein nochmaliges "Kommen müssen", weil die Unterlagen nicht komplett sind. Manche Antragsteller nehmen sich extra von ihrer Arbeit frei, müssen lange warten und sind trotzdem nicht erfolgreich, weil irgend etwas fehlt. Das schafft Unmut und nicht zuletzt, warum auch immer, wird der Verwaltung die Schuld gegeben.
Bei den Behörden geht es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften. Der Ausländer möchte zum Beispiel einen Aufenthaltstitel, die Verwaltung braucht die rechtlichen Grundlagen bestätigt. So ein Verwaltungsvorgang kann je nach Anliegen auch mal etwas länger dauern und deshalb verschiebt sich ein "der Nächste bitte" immer weiter nach hinten. In den meisten Fällen sind Anfragen bei Bundesbehörden notwendig, und somit ein Folgetermin in der Verwaltung unabdingbar. Ein zweimaliges Erscheinen ist noch vermittelbar, aber drei- oder gar viermal, weil Unterlagen fehlten oder Bundesanfragen noch nicht beantwortet wurden, das muss nicht sein und erhöht nur unnötig den Arbeitsaufwand in der Behörde. Die ist nicht daran interessiert und schon gar nicht Schuld.
Abhilfe für ein solches Dilemma schafft eine gut strukturierte Terminvergabe. Der Bürger weiß, wann er sich an wen wenden muss und wo er diesen Mitarbeiter findet. Mit seinem speziellen Termin hat er auch eine dem Anliegen entsprechende Mitbringliste erhalten und seine Unterlagen hoffentlich komplett. Das Besondere an dieser Software ist die enge Verknüpfung zu den Fachanwendungen der Kommunix GmbH. Ein Termin wird direkt aus dem Fachprogramm vergeben und spiegelt sich in beiden, dem Fachverfahren sowie der TERMINVERWALTUNG, wieder. Die Nutzungsmöglichkeiten sind sehr vielfältig und von den jeweiligen Anwendern für Publikums steuernde und ebenso für Verwaltungs interne Zwecke auf den eigenen Workflow einzurichten. Bürger und Verwaltung sind sich sicher, einen wirklich effektiven und erfolgreichen Termin zu haben. Und mit der noch folgenden Web-Komponente ist für den Bürger ein Termin auch bequem über die Homepage der Stadt oder des Kreises online vereinbar.
