Das Goethe-Institut ist das weltweit tätige Kulturinstitut der Bundesrepublik Deutschland. Es fördert die Kenntnis der deutschen Sprache im Ausland, pflegt die internationale kulturelle Zusammenarbeit und vermittelt ein umfassendes Deutschlandbild. Seit über 60 Jahren eröffnet es den Zugang zur deutschen Sprache und Kultur und engagiert sich für den partnerschaftlichen Dialog mit den Zivilgesellschaften unserer Gastländer. Damit schaffen die Goethe-Institute nachhaltiges Vertrauen in Deutschland. Die Arbeit des Goethe-Instituts wird vom Auswärtigen Amt unterstützt und erfolgt eigenverantwortlich sowie parteipolitisch ungebunden. Rund ein Drittel seines Budgets erwirtschaftet das Goethe-Institut durch Einnahmen aus Sprachkursen und Prüfungen selbst. Derzeit verfügt das Goethe-Institut über 159 Institute in 98 Ländern, davon 12 Goethe-Institute in Deutschland.
"Mit der Einführung eines auf SAP-basierenden Personal-Management-Systems haben wir unser Ziel, einer zukunftsorientierten Betreuung unserer weltweit mehr als 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erfolgreich umgesetzt. Auf diesem Weg hat uns die IT2-Solutions-AG als kompetenter, zuverlässiger Partner begleitet und war maßgeblich an der Umsetzung beteiligt“ berichtet Sabine Walz-Jaeger, Leiterin der Personalabteilung.
Das neue Personalverwaltungssystem mit Mitarbeiterportal beinhaltet umfangreiche Portalfunktionen wie Antragsdatenbanken und -workflows, Stellenausschreibungen und die Zeitkontenverwaltung. Eigene Daten können selbstständig gepflegt werden und Führungskräfte haben schnell Einblick in Mitarbeiterprofile, Zeitkonten, Abwesenheitsgenehmigungen, umzugsbedingte Leistungen u. v. m.
In der neu eingeführten elektronischen Personalakte der IT2 werden alle relevanten Mitarbeiterunterlagen durch das vollständig in SAP ERP HCM umgesetzte Berechtigungs- und Zugriffskonzept revisionssicher geschützt geführt und elektronisch archiviert.
Das interne und externe Bewerbermanagement wird zukünftig durch das e-recruiting Portal vereinfacht. Personalverantwortliche haben hier potentielle interne Kandidaten im Blick und verwalten gleichzeitig die Bewerbungen, die von außen eingehen. So fließen allein im Herbst 2015 mehrere tausend Bewerbungsunterlagen für Volontärstellen via Internet direkt in das System.
Zur Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen führte IT2 die LSO Learning Solution für das Goethe Institut ein. Jeder Mitarbeiter kann sich jetzt – unabhängig von seinem Standort – für Fortbildungsmaßnahmen direkt anmelden. Nachdem das Budget zentral vergeben wurde, haben die Führungskräfte den vollständigen Überblick über alle genehmigten und durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen.
Alle Bausteine der neuen SAP ERP HCM Lösung im Goethe Institut gingen bis November 2015 vollständig in Betrieb und der weltweite Rollout wird 2016 abgeschlossen. IT2 hat alle Projektphasen von der Konzeption bis zur Systemabnahme begleitet und wird im Rahmen eines mehrjährigen Wartungsvertrages das Personalmanagementsystem im laufenden Betrieb betreuen.
„Mit diesem Projekt wurde eine der größten SAP-HCM-Installationen im Bereich einer öffentlichen Verwaltung konfiguriert und implementiert“, sagt Volker Müller, Vorstand der IT2™ Solutions AG zum Ausmaß der umgesetzten IT-Lösung mit Personalverwaltungssystem, digitale Personalakte, e-recruiting Portal und LSO Learning Solution.
"Mit der Einführung eines auf SAP-basierenden Personal-Management-Systems haben wir unser Ziel, einer zukunftsorientierten Betreuung unserer weltweit mehr als 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erfolgreich umgesetzt. Auf diesem Weg hat uns die IT2-Solutions-AG als kompetenter, zuverlässiger Partner begleitet und war maßgeblich an der Umsetzung beteiligt“ berichtet Sabine Walz-Jaeger, Leiterin der Personalabteilung.
Das neue Personalverwaltungssystem mit Mitarbeiterportal beinhaltet umfangreiche Portalfunktionen wie Antragsdatenbanken und -workflows, Stellenausschreibungen und die Zeitkontenverwaltung. Eigene Daten können selbstständig gepflegt werden und Führungskräfte haben schnell Einblick in Mitarbeiterprofile, Zeitkonten, Abwesenheitsgenehmigungen, umzugsbedingte Leistungen u. v. m.
In der neu eingeführten elektronischen Personalakte der IT2 werden alle relevanten Mitarbeiterunterlagen durch das vollständig in SAP ERP HCM umgesetzte Berechtigungs- und Zugriffskonzept revisionssicher geschützt geführt und elektronisch archiviert.
Das interne und externe Bewerbermanagement wird zukünftig durch das e-recruiting Portal vereinfacht. Personalverantwortliche haben hier potentielle interne Kandidaten im Blick und verwalten gleichzeitig die Bewerbungen, die von außen eingehen. So fließen allein im Herbst 2015 mehrere tausend Bewerbungsunterlagen für Volontärstellen via Internet direkt in das System.
Zur Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen führte IT2 die LSO Learning Solution für das Goethe Institut ein. Jeder Mitarbeiter kann sich jetzt – unabhängig von seinem Standort – für Fortbildungsmaßnahmen direkt anmelden. Nachdem das Budget zentral vergeben wurde, haben die Führungskräfte den vollständigen Überblick über alle genehmigten und durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen.
Alle Bausteine der neuen SAP ERP HCM Lösung im Goethe Institut gingen bis November 2015 vollständig in Betrieb und der weltweite Rollout wird 2016 abgeschlossen. IT2 hat alle Projektphasen von der Konzeption bis zur Systemabnahme begleitet und wird im Rahmen eines mehrjährigen Wartungsvertrages das Personalmanagementsystem im laufenden Betrieb betreuen.
„Mit diesem Projekt wurde eine der größten SAP-HCM-Installationen im Bereich einer öffentlichen Verwaltung konfiguriert und implementiert“, sagt Volker Müller, Vorstand der IT2™ Solutions AG zum Ausmaß der umgesetzten IT-Lösung mit Personalverwaltungssystem, digitale Personalakte, e-recruiting Portal und LSO Learning Solution.
