Globale Standardisierung der IT für mehr als 2.000 Arbeitsplätze

In über 30 Produktions- und Vertriebsstandorten auf allen Kontinenten beschäftigt die JOST Werke AG mehr als 3.500 Mitarbeiter. Zur Erfüllung des eigenen hohen Anspruchs werden hausinterne Prozesse regelmäßig hinterfragt und ggf. angepasst. Qualität, Effizienz und Kostenkontrolle stehen dabei an oberster Stelle.

Für die rund 2.000 User der Gruppe erfolgte bisher die IT-Beschaffung eigenständig über die jeweiligen Landesgesellschaften. Bedingt dadurch entstand über die Jahre eine heterogene IT-Umgebung mit unterschiedlichsten Gerätemodellen und Spezifikationen. Eine Herausforderung für die interne IT. Um das IT-Sourcing länderübergreifend zu zentralisieren, wandten sich die IT-Verantwortlichen an die IT-HAUS GmbH, um Möglichkeiten zu besprechen und konzeptionell aufzubereiten.

Um jeden Mitarbeiter mit dem jeweils passenden Endgerät auszustatten, wurden im Vorfeld fünf unterschiedliche User-Gruppen definiert. Hier reichten die Anforderungen vom Office-User bis hin zu CAD-Anwendern, auf deren Basis Gerätespezifikationen über einen Herstellerpartner angestrebt wurden. Ein globaler Rahmenvertrag ermöglicht künftig eine Volumenbündelung über alle Landesorganisationen hinaus zu deutlich günstigeren Konditionen. Dabei nutzt JOST eine webbasierte Einkaufsplattform von IT-HAUS, um weltweite IT-Bestellungen – festgelegter Produkte – durchführen zu können. Angebundene Fachhandelspartner von IT-HAUS übernehmen dabei die Auslieferung und Abwicklung in den Ländern. Als Endgeräte kommen Notebooks des Herstellers HP mit Windows 10 Pro und neuesten AMD Ryzen Pro Prozessoren zum Einsatz.

„Dank des neuen Beschaffungskonzeptes von globalen IT-Standards konnten wir sowohl Hardware- als auch Prozesskosten in Zusammenhang mit der IT-Hardwarebeschaffung drastisch senken“, so Martin Frischkorn, Team Manager IT bei JOST.

Dabei profitiert der Konzern von weiteren Vorteilen, wie bspw.

• einem globalen Onlinewarenkorb mit einheitlichen Beschaffungsprozessen.
• einer maximalen Transparenz, durch zentrale Auswertungen und Reportings zu Bestellvorgängen.
• der Abrechnung der Leasingkosten an jeden Standort in der jeweiligen Landeswährung.
• einer deutlichen Kostenreduktion durch Homogenisierung der Geräte-Landschaft auf einen Herstellerpartner und einer konzernweiten Volumenbündelung.
• von leistungsstarken Endgeräten mit AMD Ryzen Pro Prozessoren, mit einem weltweit einzigartigen erweiterten Verschlüsselungsschutz. Wodurch Systemdaten auch im Falle eines Geräteverlustes durch Diebstahl geschützt bleiben.
• einer direkten Lagerbevorratung bei IT-HAUS, so dass im Falle eines Defekts ein direkter Geräteaustausch erfolgen kann.

Das Beispiel der JOST Werke AG macht deutlich, wie sich auch für global agierende Unternehmen die Beschaffungsprozesse weiter zentralisieren und vereinfachen lassen.

Aufgrund des Hardware-Leasings mit fest definierten Laufzeiten sind nun dauerhaft die neuesten Technologie-Standards für alle Mitarbeiter gewährleistet, so dass nach Ablauf des Mietzeitraums ein Geräteaustausch durch ein optimiertes Lifecycle-Management erfolgt.

Auf den neuesten Endgeräten mit Windows 10 lässt sich künftig die Windows Autopilot-Funktion aktivieren, wodurch die userspezifische Bereitstellung von PCs/Notebooks erheblich vereinfacht wird. Auch bieten die AMD PRO Prozessoren umfassende Verwaltungsfunktionen, die mit allen CPUs und Infrastrukturen kompatibel sind.

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit diesem Ansatz für den IT-Workplace hat sich JOST entschlossen auch für die Bereiche Drucker und IT-Infrastruktur eine ähnliche Beschaffungsstrategie umzusetzen.

Künftig könnten weitere Dienstleistungen im Rahmen eines Device-as-a-Service-Konzeptes einfließen. Dadurch lassen sich zeitaufwendige administrative Aufgaben, wie Rollouts, Softwarebetankungen oder der First-Level-Support gezielt auslagern, um sich intern auf die strategisch wichtigeren Dinge konzentrieren zu können.