Iron Mountain erweitert sein umfassendes Portfolio aus Services und Lösungen für das Informationsmanagement um einen neuen Unternehmensbereich: Geschäftsprozessmanagement. Damit kann Iron Mountain ab sofort Prozesse wie beispielsweise die gesamte Rechnungseingangsbearbeitung eines Unternehmens übernehmen. Das Angebot des neuen Geschäftsbereichs reicht von der Übernahme einzelner Prozessschritte bis zum Full-Service-Einsatz. Eine schnelle und strukturierte Rechnungseingangsbearbeitung gewinnt für viele Unternehmen immer mehr an Relevanz. Innerhalb dieses Prozesses deckt Iron Mountain Rechnungsdaten über alle Formate, von Papier bis e-invoice, und über den gesamten Lebenszyklus der Information hinweg ab. Der Vorteil für den Kunden: Alle Daten, sowohl physisch als auch digital, lassen sich sofort in unternehmensinterne Vorgänge einbinden, dazu werden sie in das bestehende Kunden-ERP (Enterprise Resource Planning)-System integriert. Iron Mountain stellt seinen neuen Unternehmensbereich auch vom 26. bis 28. Oktober auf der diesjährigen DMS Expo (Halle 7, Stand 7C51) vor.
Herausforderungen auslagern
Iron Mountain kennt die Anforderungen, welche die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt an die Buchhaltung von Unternehmen und Behörden stellt. Rechnungen werden oft nicht nur in Deutsch oder Englisch, sondern beispielsweise auch in arabischer oder einer anderen Sprache eingereicht. Was für das deutsche Buchhaltungssystem eine Herausforderung ist, stellt für Iron Mountain kein Problem dar. Das Unternehmen filtert die relevanten Informationen aus jeder Rechnung - unabhängig davon, in welcher Sprache diese verfasst ist.
Auch die Erfüllung von Compliance-Richtlinien, rechtlichen Auflagen zu Datenschutz und Datensicherheit sowie Qualitätsstandards gestaltet sich für Unternehmen zunehmend komplexer. Gleichzeitig wächst der Kosten- und Effizienzdruck - und damit der Bedarf nach standardisierten Geschäftsprozessmanagementabläufen. Nicht mehr zeitgemäße Geschäftsprozesse wie zum Beispiel die unstrukturierte Ablage von Papier verursachen unnötige Kosten und sind anfällig für den Verlust von Daten. Datenverluste und Probleme bei Ausnahmefällen erschweren zudem eine ausreichende Kontrolle. Genauso verhält es sich mit veralteten deutschen Buchhaltungssystemen. Der schnelle Austausch von Informationen und Unterlagen trägt heutzutage maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Die meisten Unternehmen tauschen ihre Informationen mit hunderten oder gar tausenden von Kunden und Geschäftspartnern. Die effiziente Abwicklung dieses Informationsaustauschs ist eine signifikante Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Unternehmen, die ein effizientes Geschäftsprozessmanagement intern abwickeln möchten, müssen zudem erst in teure Hard- und Software, IT-Personal und ständige System-Updates investieren.
Durch das Auslagern des Prozessmanagements an Iron Mountain können Unternehmen alle damit verbundenen Anforderungen an den erfahrenen Dienstleister übertragen. Dadurch können sie sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren, die eigenen Ressourcen besser nutzen und Zeit sowie Kosten sparen. Es sind keine Extra-Anschaffungen oder Schulungen für Mitarbeiter mehr nötig. Stattdessen stellt Iron Mountain die Daten digital, sicher, schnell und vorstrukturiert für die Weiterverarbeitung in den internen Unternehmensprozessen zur Verfügung. Darüber hinaus wird das Geschäftsprozessmanagement des Kunden effizienter und transparenter. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von der Erfahrung und den bewährten Vorgängen von Iron Mountain sowie von einer sicheren, rechtskonformen und strukturierten Weiterverarbeitung neu eingehender Unterlagen.
Geschäftsprozess in drei Schritten
Die Rechnungseingangsbearbeitung im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements bei Iron Mountain umfasst drei Schritte: Zunächst werden alle neu eingehenden Rechnungen automatisch an Iron Mountain geleitet und Papierdokumente sofort digital erfasst. Im nächsten Schritt validiert der Dienstleister alle enthaltenen Informationen. Dabei werden die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft, doppelte Dokumente identifiziert und mögliche Fehler in den Feldern der Unterlagen verifiziert. So kann Iron Mountain zum Beispiel jeden Brutto-Netto-Berechnungsfehler schnell und zuverlässig aufdecken.
Anschließend werden die Buchungssätze auf Konformität mit dem Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geprüft. Fortlaufende Leistungsberichte geben dem Unternehmen während des gesamten Prozesses Aufschluss über die Effizienz und die Qualität des externen Service. Durch die regelmäßigen Berichte lassen sich zudem Engpässe und notwendige Verbesserungen in den Unternehmensprozessen sofort identifizieren. Die digitalisierten Daten werden dem Unternehmen zur schnellen und einfachen Nutzung zur ständigen Verfügung gestellt. Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses indexiert Iron Mountain sowohl die gedruckten als auch die elektronischen Dokumente, sodass sie jederzeit wieder auffindbar sind, und archiviert sie nach höchsten Sicherheitsstandards. Über ein sicheres Webportal haben berechtigte Mitarbeiter des Kunden zudem jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten. Durch die schnelle Bearbeitung von Rechnungen profitieren Unternehmen auch von Skonti bei prompter Bezahlung und vermeiden so beispielsweise doppelte Zahlungen. Verbesserte Transparenz und eine schnellere Rechnungsbearbeitung erhöhen den Durchsatz in der Buchhaltungsabteilung des Kunden.
Lückenlose Transparenz
Die Rechnungseingangsbearbeitung durch Iron Mountain lässt sich auch in das bestehende unternehmenseigene ERP-System einbinden. Dabei kümmert sich Iron Mountain um die gesamte Datenabwicklung und digitalisiert alle Unterlagen in dem Format, welches das ERP-System unterstützt. Das Geschäftsprozessmanagement von Iron Mountain lässt sich herstellerunabhängig in jede vorhandene Infrastruktur und zu jedem gewünschten Prozesszeitpunkt individuell integrieren. Die Datensätze sind zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung und auch danach für das Unternehmen zugänglich. Auf Wunsch können berechtigte Mitarbeiter die Unterlagen über ein Web-Portal online abrufen oder sich über den gesicherten Fahrzeugservice von Iron Mountain das Originaldokument zustellen lassen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kümmert sich Iron Mountain auch um die sichere Vernichtung der Daten. So geht keine Rechnung verloren und jede gesetzliche Auflage ist gewährleistet.
"Die Rechnungseingangsbearbeitung ist für jedes Unternehmen ein aufwändiger Prozess - vor allem für Firmen mit mehreren Filialen in unterschiedlichen Ländern. Mit den standardisierten Services unseres neuen Geschäftsbereichs bieten wir automatisierte Prozesse sowie lückenlose Transparenz und Datengenauigkeit - Leistungen, die Unternehmen sonst nur mit hohem Kosten- und Ressourcenaufwand inhouse erbringen könnten", sagt Bettina Wonsag, General Manager Business Process Management, Iron Mountain Europe. "Darüber hinaus profitieren Unternehmen durch das Auslagern des Geschäftsprozessmanagements auch von den vorstrukturierten Daten. Auf deren Basis lassen sich leichter wichtige Unternehmensentscheidungen treffen oder Betriebskosten analysieren."
Weitere Informationen zu Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.
Herausforderungen auslagern
Iron Mountain kennt die Anforderungen, welche die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt an die Buchhaltung von Unternehmen und Behörden stellt. Rechnungen werden oft nicht nur in Deutsch oder Englisch, sondern beispielsweise auch in arabischer oder einer anderen Sprache eingereicht. Was für das deutsche Buchhaltungssystem eine Herausforderung ist, stellt für Iron Mountain kein Problem dar. Das Unternehmen filtert die relevanten Informationen aus jeder Rechnung - unabhängig davon, in welcher Sprache diese verfasst ist.
Auch die Erfüllung von Compliance-Richtlinien, rechtlichen Auflagen zu Datenschutz und Datensicherheit sowie Qualitätsstandards gestaltet sich für Unternehmen zunehmend komplexer. Gleichzeitig wächst der Kosten- und Effizienzdruck - und damit der Bedarf nach standardisierten Geschäftsprozessmanagementabläufen. Nicht mehr zeitgemäße Geschäftsprozesse wie zum Beispiel die unstrukturierte Ablage von Papier verursachen unnötige Kosten und sind anfällig für den Verlust von Daten. Datenverluste und Probleme bei Ausnahmefällen erschweren zudem eine ausreichende Kontrolle. Genauso verhält es sich mit veralteten deutschen Buchhaltungssystemen. Der schnelle Austausch von Informationen und Unterlagen trägt heutzutage maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Die meisten Unternehmen tauschen ihre Informationen mit hunderten oder gar tausenden von Kunden und Geschäftspartnern. Die effiziente Abwicklung dieses Informationsaustauschs ist eine signifikante Herausforderung, die es zu bewältigen gilt. Unternehmen, die ein effizientes Geschäftsprozessmanagement intern abwickeln möchten, müssen zudem erst in teure Hard- und Software, IT-Personal und ständige System-Updates investieren.
Durch das Auslagern des Prozessmanagements an Iron Mountain können Unternehmen alle damit verbundenen Anforderungen an den erfahrenen Dienstleister übertragen. Dadurch können sie sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren, die eigenen Ressourcen besser nutzen und Zeit sowie Kosten sparen. Es sind keine Extra-Anschaffungen oder Schulungen für Mitarbeiter mehr nötig. Stattdessen stellt Iron Mountain die Daten digital, sicher, schnell und vorstrukturiert für die Weiterverarbeitung in den internen Unternehmensprozessen zur Verfügung. Darüber hinaus wird das Geschäftsprozessmanagement des Kunden effizienter und transparenter. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von der Erfahrung und den bewährten Vorgängen von Iron Mountain sowie von einer sicheren, rechtskonformen und strukturierten Weiterverarbeitung neu eingehender Unterlagen.
Geschäftsprozess in drei Schritten
Die Rechnungseingangsbearbeitung im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements bei Iron Mountain umfasst drei Schritte: Zunächst werden alle neu eingehenden Rechnungen automatisch an Iron Mountain geleitet und Papierdokumente sofort digital erfasst. Im nächsten Schritt validiert der Dienstleister alle enthaltenen Informationen. Dabei werden die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft, doppelte Dokumente identifiziert und mögliche Fehler in den Feldern der Unterlagen verifiziert. So kann Iron Mountain zum Beispiel jeden Brutto-Netto-Berechnungsfehler schnell und zuverlässig aufdecken.
Anschließend werden die Buchungssätze auf Konformität mit dem Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geprüft. Fortlaufende Leistungsberichte geben dem Unternehmen während des gesamten Prozesses Aufschluss über die Effizienz und die Qualität des externen Service. Durch die regelmäßigen Berichte lassen sich zudem Engpässe und notwendige Verbesserungen in den Unternehmensprozessen sofort identifizieren. Die digitalisierten Daten werden dem Unternehmen zur schnellen und einfachen Nutzung zur ständigen Verfügung gestellt. Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses indexiert Iron Mountain sowohl die gedruckten als auch die elektronischen Dokumente, sodass sie jederzeit wieder auffindbar sind, und archiviert sie nach höchsten Sicherheitsstandards. Über ein sicheres Webportal haben berechtigte Mitarbeiter des Kunden zudem jederzeit Zugriff auf sämtliche Daten. Durch die schnelle Bearbeitung von Rechnungen profitieren Unternehmen auch von Skonti bei prompter Bezahlung und vermeiden so beispielsweise doppelte Zahlungen. Verbesserte Transparenz und eine schnellere Rechnungsbearbeitung erhöhen den Durchsatz in der Buchhaltungsabteilung des Kunden.
Lückenlose Transparenz
Die Rechnungseingangsbearbeitung durch Iron Mountain lässt sich auch in das bestehende unternehmenseigene ERP-System einbinden. Dabei kümmert sich Iron Mountain um die gesamte Datenabwicklung und digitalisiert alle Unterlagen in dem Format, welches das ERP-System unterstützt. Das Geschäftsprozessmanagement von Iron Mountain lässt sich herstellerunabhängig in jede vorhandene Infrastruktur und zu jedem gewünschten Prozesszeitpunkt individuell integrieren. Die Datensätze sind zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung und auch danach für das Unternehmen zugänglich. Auf Wunsch können berechtigte Mitarbeiter die Unterlagen über ein Web-Portal online abrufen oder sich über den gesicherten Fahrzeugservice von Iron Mountain das Originaldokument zustellen lassen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kümmert sich Iron Mountain auch um die sichere Vernichtung der Daten. So geht keine Rechnung verloren und jede gesetzliche Auflage ist gewährleistet.
"Die Rechnungseingangsbearbeitung ist für jedes Unternehmen ein aufwändiger Prozess - vor allem für Firmen mit mehreren Filialen in unterschiedlichen Ländern. Mit den standardisierten Services unseres neuen Geschäftsbereichs bieten wir automatisierte Prozesse sowie lückenlose Transparenz und Datengenauigkeit - Leistungen, die Unternehmen sonst nur mit hohem Kosten- und Ressourcenaufwand inhouse erbringen könnten", sagt Bettina Wonsag, General Manager Business Process Management, Iron Mountain Europe. "Darüber hinaus profitieren Unternehmen durch das Auslagern des Geschäftsprozessmanagements auch von den vorstrukturierten Daten. Auf deren Basis lassen sich leichter wichtige Unternehmensentscheidungen treffen oder Betriebskosten analysieren."
Weitere Informationen zu Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.
