Den proceduremæssige dokumentation, der kræves for tyske virksomheder, er et værktøj for den økonomiske administration for hurtigt at finde deres vej i de forskellige digitale systemer i virksomhederne. Et advokatfirma, der opererer på tværs af grænserne i Tyskland og Holland, forbereder procesdokumentationen for sine kunder vha. software.
Det bliver vanskeligere for revisorer at forstå, hvor information kommer fra, hvilke data de er hentet fra, og hvor der er grænseflader. Derfor findes der et verifikationsprincip, at en revisor skal være i stand til at navigere i et regnskabssystem inden for en rimelig tidsperiode. Processdokumentationen giver denne retningslinje. Det er obligatorisk for virksomheder i Tyskland som en del af adfærdskodeksen for korrekt styring og opbevaring af bøger, poster og dokumenter i elektronisk form og datatilgang (GoBD).
Advokatfirmaet NeDTax med sæde i Kleeve ledte efter en softwareløsning, fordi det gamle værktøj havde vist sig at være for kompliceret og blev derfor ikkebrugt. Advokatfirmaet arbejder på tværs af grænser. Søsterfirmaet er beliggende i den hollandske by Nijmegen. Administrerende direktør Günter Heenen opdagede Opti.Tax-løsningen fra hsp Handels-Software-Partner GmbH i Hamborg via internetsøgning. Siden juni 2019 er softwaren nu i brug, og sammenlignet med alternativerne "er der en verden til forskel", vurderer Heenens.
Krav til løsningen
NeDTax ønskede sig et værktøj, der gav mere støtte end blot skabeloner. Det skal ledsage og guide brugerne gennem forberedelsen af procesdokumentationen. Det var også vigtigt at se på rollerne og samarbejdet mellem kunder og advokatfirmaet. Skattekonsulenten skal ikke kun udfærdige dokumentationen, men også fungere som en moderator, der stiller spørgsmål. Takket være sådan et samarbejde kan dele af procesdokumentationen overtages af kunden selv.
Proceduredokumentation er et grænseoverskridende problem
Søsterselskabet i Holland benytter ikke et lignende værktøj, da den hollandske lovgivning ikke kræver proceduremæssig dokumentation. For grænseoverskridende aktiviteter er procesdokumentationen et problem, når en hollandsk kunde har datterselskaber eller afdelinger i Tyskland. I sådanne tilfælde skal skattekonsulenterne gøre det klart for deres kunde, at selv om en proceduremæssig dokumentation ikke er obligatorisk for hovedsædet i Holland, er det dog obligatorisk for de afdelingerne i Tyskland.
Mulighed for at afdække risici og potentialer
For Heenen er procesdokumentationen ikke kun en juridisk forpligtelse overfor skattemyndighederne. Ved at behandle dokumentationen kan virksomheder undersøge deres processer og arbejdsgange og endelig analysere, hvad der kan gøres hurtigere og bedre. Også risici kan afsløres. Forpligtelsen til at behandle dokumentation kan således skabe en chance for at drage fordel af en besværlig opgave.
Konklusion
Det tysk-hollandske advokatfirma NeDTax har valgt det rigtige værktøj til deres krav med Opti.Tax fra hsp og er på den rigtige vej sammen med partneren. På grund af dets strenge og logiske struktur gør softwaren det nemt at udfærdige procesdokumentation.
Det bliver vanskeligere for revisorer at forstå, hvor information kommer fra, hvilke data de er hentet fra, og hvor der er grænseflader. Derfor findes der et verifikationsprincip, at en revisor skal være i stand til at navigere i et regnskabssystem inden for en rimelig tidsperiode. Processdokumentationen giver denne retningslinje. Det er obligatorisk for virksomheder i Tyskland som en del af adfærdskodeksen for korrekt styring og opbevaring af bøger, poster og dokumenter i elektronisk form og datatilgang (GoBD).
Advokatfirmaet NeDTax med sæde i Kleeve ledte efter en softwareløsning, fordi det gamle værktøj havde vist sig at være for kompliceret og blev derfor ikkebrugt. Advokatfirmaet arbejder på tværs af grænser. Søsterfirmaet er beliggende i den hollandske by Nijmegen. Administrerende direktør Günter Heenen opdagede Opti.Tax-løsningen fra hsp Handels-Software-Partner GmbH i Hamborg via internetsøgning. Siden juni 2019 er softwaren nu i brug, og sammenlignet med alternativerne "er der en verden til forskel", vurderer Heenens.
Krav til løsningen
NeDTax ønskede sig et værktøj, der gav mere støtte end blot skabeloner. Det skal ledsage og guide brugerne gennem forberedelsen af procesdokumentationen. Det var også vigtigt at se på rollerne og samarbejdet mellem kunder og advokatfirmaet. Skattekonsulenten skal ikke kun udfærdige dokumentationen, men også fungere som en moderator, der stiller spørgsmål. Takket være sådan et samarbejde kan dele af procesdokumentationen overtages af kunden selv.
Proceduredokumentation er et grænseoverskridende problem
Søsterselskabet i Holland benytter ikke et lignende værktøj, da den hollandske lovgivning ikke kræver proceduremæssig dokumentation. For grænseoverskridende aktiviteter er procesdokumentationen et problem, når en hollandsk kunde har datterselskaber eller afdelinger i Tyskland. I sådanne tilfælde skal skattekonsulenterne gøre det klart for deres kunde, at selv om en proceduremæssig dokumentation ikke er obligatorisk for hovedsædet i Holland, er det dog obligatorisk for de afdelingerne i Tyskland.
Mulighed for at afdække risici og potentialer
For Heenen er procesdokumentationen ikke kun en juridisk forpligtelse overfor skattemyndighederne. Ved at behandle dokumentationen kan virksomheder undersøge deres processer og arbejdsgange og endelig analysere, hvad der kan gøres hurtigere og bedre. Også risici kan afsløres. Forpligtelsen til at behandle dokumentation kan således skabe en chance for at drage fordel af en besværlig opgave.
Konklusion
Det tysk-hollandske advokatfirma NeDTax har valgt det rigtige værktøj til deres krav med Opti.Tax fra hsp og er på den rigtige vej sammen med partneren. På grund af dets strenge og logiske struktur gør softwaren det nemt at udfærdige procesdokumentation.
