Contact
QR code for the current URL

Press release Box-ID: 970804

hsp Handels-Software-Partner GmbH Notkestraße 9 22607 Hamburg, Germany https://www.hsp-software.de
Contact Mr Paul Liese +49 40 534369201

Procesdocumentatie met behulp van software

(PresseBox) (Hamburg, )
Procesdocumentatie is verplicht voor Duitse ondernemingen. Het biedt de belastingdienst een instrument om snel zicht te krijgen op de verschillende digitale systemen in bedrijven. Een advocatenkantoor dat grensoverschrijdend werkt in Nederland en Duitsland maakt gebruik van software om de procesdocumentatie van haar cliënten op te stellen.

Het is voor bedrijfscontroleurs moeilijker geworden om na te gaan van waar in de systemen informatie wordt gehaald, van welke gegevens ze wordt overgenomen en waar er raakpunten zijn. Het principe van een controle stelt dat bedrijfscontroleurs binnen een redelijke termijn hun weg moeten kunnen vinden in een boekhoudsysteem. Procesdocumentatie helpt hen daarmee. Procesdocumentatie is een onderdeel van de “Basisprincipes voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang” (in Duitsland GoBD genoemd) en is verplicht voor ondernemingen in Duitsland.

Het in Kleve gevestigde advocatenkantoor NeDTax, ging op zoek naar een softwareoplossing, omdat het instrument waarover zij beschikten te ingewikkeld bleek te werken en om die reden niet gebruikt werd. Het kantoor werkt grensoverschrijdend en heeft een zusterbedrijf in de Nederlandse stad Nijmegen. Bedrijfsleider Günter Heenen ging  zoeken op het internet en ontdekte de software Opti.Tax van hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Die software wordt sinds juni 2019 gebruikt en "heeft jaren voorsprong" op de alternatieven, blijkt uit het eerste oordeel van Heenen.

Aan welke eisen moet de oplossing voldoen

NeDTax zocht naar een instrument dat vooral ondersteuning biedt en niet alleen maar templates levert. Het zou de gebruiker moeten helpen en begeleiden bij het opstellen van de procesdocumentatie. Ook was het belangrijk om zicht te krijgen op de rol van en samenwerking tussen de cliënten en het advocatenkantoor. De belastingadviseur is er niet alleen om de documentatie op te stellen, maar moet ook optreden als een bemiddelaar die vragen stelt. Dankzij deze vorm van samenwerking kunnen delen van de procesdocumentatie door de klant zelf worden overgenomen.

Procesdocumentatie is een grensoverschrijdend thema

Het zusterbedrijf in Nederland beschikt niet over een vergelijkbaar instrument, omdat procesdocumentatie in de Nederlandse wetgeving niet verplicht is. Bij grensoverschrijdende activiteiten speelt de procesdocumentatie pas een rol als een Nederlandse klant dochterondernemingen of filialen in Duitsland heeft. In dat geval moeten de belastingadviseurs hun cliënt duidelijk uitleggen dat de procesdocumentatie niet verplicht is voor het hoofdkantoor, maar wel voor de Duitse vestigingen.

Opsporen van kansen, risico's en mogelijkheden

Voor Heenen is procesdocumentatie meer dan alleen maar een wettelijke verplichting van de belastingdienst. Door met documentatie bezig te zijn, kunnen bedrijven ook hun processen en werkstromen controleren en vervolgens analyseren wat sneller en beter kan. Ook kunnen risico’s makkelijker opgespoord worden. De lastige verplichting om processen te documenteren wordt op die manier een zinvolle opdracht.

Conclusie

Het Duits-Nederlandse advocatenkantoor NeDTax vond met Opti.Tax van hsp het instrument dat het meest aan zijn eisen voldoet en is samen met de partner de goede weg ingeslagen. De strikte en logische opbouw van de software maakt het gemakkelijk om de procesdocumentatie op te stellen.

Website Promotion

Website Promotion
The publisher indicated in each case is solely responsible for the press releases above, the event or job offer displayed, and the image and sound material used (see company info when clicking on image/message title or company info right column). As a rule, the publisher is also the author of the press releases and the attached image, sound and information material. The use of information published here is generally free of charge for personal information and editorial processing. Please clarify any copyright issues with the stated publisher before further use. In case of publication, please send a specimen copy to service@pressebox.de.
Important note:

Systematic data storage as well as the use of even parts of this database are only permitted with the written consent of unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH.

unn | UNITED NEWS NETWORK GmbH 2002–2022, All rights reserved

The publisher indicated in each case is solely responsible for the press releases above, the event or job offer displayed, and the image and sound material used (see company info when clicking on image/message title or company info right column). As a rule, the publisher is also the author of the press releases and the attached image, sound and information material. The use of information published here is generally free of charge for personal information and editorial processing. Please clarify any copyright issues with the stated publisher before further use. In case of publication, please send a specimen copy to service@pressebox.de.