Eine File-Archivierung für das sichere Speichern aller Dokumente sowie für reduzierte Storage-Kosten hat die H&S Heilig & Schubert InformationsManagement GmbH in ihrem Portfolio. Die Lösung file@PAM basiert auf der HSM-Technologie (HSM = Hierarchisches Speicher Management) und verwendet die PAM-STORAGE HSM Archive Engine, die in allen ECM-Komponenten von H&S eingesetzt wird. Dies sichert dem Anwender eine durchgängige Archivstruktur, wenn das System um Komponenten wie E-Mail-Archiv, DMS oder Workflow erweitert wird. Wesentliche Aufgabe der File-Archivierung ist es, die zu archivierenden Dateien auf preiswerte Speichermedien auszulagern. So wird der Fileserver des Unternehmens entlastet. Auf diesem verbleibt lediglich ein Link, so dass sich die Filegröße hier auf wenige Kilobyte reduziert. Für den Anwender ändert sich seine gewohnte Arbeitsweise nicht: Beim Doppelklick auf den Link öffnet sich die Datei in der jeweiligen Applikation. Zudem prüft file@PAM mit dem Single-Instance-Verfahren, ob identische Files bereits archiviert sind. Auf diese Weise werden Mehrfachspeicherungen vermieden. Beim Archivierungsvorgang werden nur noch die Daten neu gespeichert, die seit der letzten Archivierung verändert oder neu abgelegt wurden. Durch den Einsatz der Lösung von H&S verkürzt sich der Backup-Prozess drastisch, da nur noch ein Link auf dem Fileserver verbleibt. Damit ist auch ein Restore der Daten in kürzester Zeit möglich, weil lediglich nur der Link auf dem Fileserver wiederhergestellt werden muss. Durch den Einsatz der H&S-Archivierungslösung profitiert das Unternehmen an der Einsparung wertvoller Arbeits- und Ausfallzeiten. Die Besonderheit der File-Archivierung von H&S ist die Verwendung einer offenen Datenbank für die Indizierung, nämlich Microsoft MS-SQL und Oracle ab 8.x. Während andere Anbieter hier auf eine eigene Datenbank zurückgreifen, bietet file@PAM den Anwendern einen hohen Investitionsschutz für spätere Anforderungen und Migrationen.
Michael Flegel, Geschäftsführer der H&S Heilig & Schubert InformationsManagement GmbH, empfiehlt Unternehmen, bei einem DMS-Projekt zunächst mit der File-Archivierung zu beginnen: „Die File-Archivierung ist innerhalb kürzester Zeit eingeführt und reduziert den Speicherbedarf sowie Zeit und Kosten für die Archivierung. Ohne eine File-Archivierung als Basis speichern die Unternehmen immer wieder aufs neue ganze Datendeponien, die keiner benötigt.“ Die Archivierungsaufgaben erledigt file@PAM in hohem Maße automatisiert. Eine einfache Konfiguration entlastet Administratoren von zeitraubenden Tätigkeiten. So wird mit file@PAM ein Administratorentool mitgeliefert, das für die Erstellung von Schedularjobs verwendet wird. Dokumente können daher nach unterschiedlichen Kriterien der automatischen Archivierung zugeführt werden, etwa in Abhängigkeit von einem gewissen Filetyp, von einer bestimmten Größe oder von dem Erstellungs- oder Änderungsdatum. Eine weitere Funktionalität von file@PAM ist die automatische Versionierung von Dokumenten, die bereits archiviert, dann aber erneut geöffnet und bearbeitet wurden. So bleiben alle Versionen erhalten, und die Archivierung ist völlig gesetzeskonform.
Erfahrungsgemäß sind 85 Prozent der gespeicherten Dokumente in einem Unternehmen älter als sechs Monate und werden in der Regel selten oder nicht mehr benötigt. „Angesichts der kurzen Lebenszyklen von Dokumenten ist file@PAM eine sehr wirtschaftliche Lösung, die das Problem der teueren Backups nachhaltig behebt. Backup und Recovery lassen sich mit Hilfe der File-Archivierung sehr viel schneller durchführen und kostspielige Storage-Hardware einsparen“, betont Michael Flegel.
Michael Flegel, Geschäftsführer der H&S Heilig & Schubert InformationsManagement GmbH, empfiehlt Unternehmen, bei einem DMS-Projekt zunächst mit der File-Archivierung zu beginnen: „Die File-Archivierung ist innerhalb kürzester Zeit eingeführt und reduziert den Speicherbedarf sowie Zeit und Kosten für die Archivierung. Ohne eine File-Archivierung als Basis speichern die Unternehmen immer wieder aufs neue ganze Datendeponien, die keiner benötigt.“ Die Archivierungsaufgaben erledigt file@PAM in hohem Maße automatisiert. Eine einfache Konfiguration entlastet Administratoren von zeitraubenden Tätigkeiten. So wird mit file@PAM ein Administratorentool mitgeliefert, das für die Erstellung von Schedularjobs verwendet wird. Dokumente können daher nach unterschiedlichen Kriterien der automatischen Archivierung zugeführt werden, etwa in Abhängigkeit von einem gewissen Filetyp, von einer bestimmten Größe oder von dem Erstellungs- oder Änderungsdatum. Eine weitere Funktionalität von file@PAM ist die automatische Versionierung von Dokumenten, die bereits archiviert, dann aber erneut geöffnet und bearbeitet wurden. So bleiben alle Versionen erhalten, und die Archivierung ist völlig gesetzeskonform.
Erfahrungsgemäß sind 85 Prozent der gespeicherten Dokumente in einem Unternehmen älter als sechs Monate und werden in der Regel selten oder nicht mehr benötigt. „Angesichts der kurzen Lebenszyklen von Dokumenten ist file@PAM eine sehr wirtschaftliche Lösung, die das Problem der teueren Backups nachhaltig behebt. Backup und Recovery lassen sich mit Hilfe der File-Archivierung sehr viel schneller durchführen und kostspielige Storage-Hardware einsparen“, betont Michael Flegel.
