RAAD-Studie zum Thema Archivierung: Für jeden Wein den richtigen Schlauch

Unternehmen sehen sich heutzutage vielfältigen Anforderungen zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten gegenüber. Im Rahmen einer RAAD-Studie bei Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zum Thema Document Management wurden über 300 IT-Verantwortliche unter anderem zur Nutzung einzelner Archivierungsfunktionen befragt. Nicht zuletzt im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Rahmen des Steuerrechtes oder der Produkthaftung müssen sich Unternehmen mit dem Thema Archivierung auseinandersetzen. Die Unternehmen begegnen den vielfältigen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht verschiedener Geschäftsdokumente mit Lösungen zum Document oder Enterprise Content Management. Das eingesetzte ERP-System hat dabei keinen Einfluss auf die Archivierungstätigkeiten von Unternehmen. SAP-Anwender archivieren nicht öfter oder weniger oft als Nicht-SAP-Anwender.

Im Bereich der Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Vorgaben sind die Unternehmen nach eigenen Angaben gut aufgestellt. Bereits über 90% der Unternehmen mit DMS-Einsatz nutzen ihre Lösung auch für diese Art von Archivierung. Langzeitarchivierung ist damit sicherlich ein entscheidender Treiber für die Einführung von ECM-Systemen. Allerdings ist es hier auch nicht mit der reinen Systemeinführung getan, wichtig ist auch zu definieren, welche Dokumente überhaupt archiviert werden müssen bzw. sollen.

Gleiches gilt auch für den Bereich der E-Mail-Archivierung, die von 42% der befragten Unternehmen umgesetzt wird. Auch für diesen Bereich gibt es verschiedene Treiber. Neben der Frage nach dem gesetzlichen Rahmen (bspw. welche E-Mails ggf. steuerrelevant sein könnten) ist hier auch die Frage nach der schnellen Wiederauffindbarkeit im Rahmen von Kundenbeziehungen sehr wichtig.

Das Thema File System Archiving addressiert dagegen mehr eine technische Dimension. Hier wird die Ablage des gesamten oder von Teilen des File-Systems (also des Datei-Systems) auf einem Archivierungsserver gemeint. Die Daten sind aber über den normalen Dateibaum zugreifbar und werden nur ausgelagert, wenn Sie nicht ständig genutzt werden, um den Hochverfügbarkeitsspeicher nicht zu überlasten. Die Ablage auf dem externen Server erfolgt automatisiert. Die Dateien sind dann dennoch gesammelt im DMS zu sehen, auch wenn Sie nicht alle direkt im Dateibaum liegen. Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt nach eigenen Angaben diese Speicherart.

Auch zukünftig wird das Thema Langzeitarchivierung ganz oben auf der IT-Agenda stehen. Dies ist auch für Unternehmen, die sich neu mit dem Thema ECM befassen, einer der wichtigsten Treiber. Daneben wird der Aspekt der E-Mail-Archivierung ebenfalls immer wichtiger und dies sowohl bei Unternehmen, die bereits ein DMS einsetzen, als auch bei "Neu-Einsteigern".

Die vorliegende Analyse stammt aus der RAAD-Studie "DMS-Potenziale 2009 -Anwenderanforderungen an DMS-Systeme". Für Pressevertreter wird diese Studie kostenlos bereit gestellt.

Sollten Sie Fragen zu diesen oder weiteren RAAD-Analysen haben, oder wenn Sie ein Gespräch mit dem Autor führen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Autor der Studie:

Dr. Cristian Wieland
Senior Analyst
RAAD Research GmbH

Kurzinformation zum Autor:

Dr. Cristian Wieland ist Senior-Analyst bei der RAAD Research GmbH und verantwortet dort den gesamten Bereich der Marktanalyse und Studienerstellung. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit der Beobachtung der relevanten Marktentwicklungen. Seine Erfahrung als Berater für strategische, taktische und operative Fragen gründet sich auf hunderte von Einzelprojekten mit Soft- und Hardwareherstellern, sowie IT-Dienstleistern jeder Größe.