Verkehrsunternehmen, die mit dem kommenden GoBD-Release des Fahrgeldmanagementsystems TicketOffice arbeiten, gehen steuerlich auf Nummer sicher. Denn das integrierte Buchhaltungsmodul erfüllt nachweislich sämtliche Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Diese vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten und zuletzt im November 2019 neu gefassten Vorgaben regeln den Umgang mit elektronisch erstellten geschäftlichen Belegen.
Zum Nachweis der GoBD-Konformität wurde das in TicketOffice enthaltene Buchhaltungsmodul im Dezember 2019 einer einschlägigen Prüfung durch einen akkreditierten Wirtschaftsprüfer unterzogen. Leitlinie war dabei der Standard IDW PS 880 zur Prüfung von Softwareprodukten, der sowohl die GoBD-konforme Funktionalität der Software als auch das Entwicklungs- und Freigabeverfahren beim Hersteller, also highQ, umfasst. Im Ergebnis wurde der „Nachweis der vollständigen und richtigen Verarbeitung“ erbracht sowie die „Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen“ hinsichtlich der Datenarchivierung und der Aufzeichnungspflichten bescheinigt.
Eine Detailprüfung bestand beispielsweise darin, das System mit inkorrekten und inkonsistenten Daten zu beschicken und so zu prüfen, ob die Plausibilitätskontrollen der Software greifen. „Die von uns durchgeführten Transaktionen wurden systemseitig vollständig und richtig abgebildet“, wird im Prüfzertifikat bescheinigt. Und weiter: „Die Softwareapplikation TicketOffice konnte die Anforderungen an die Belegfunktion, die Journalfunktion, die Kontenfunktion, die Protokollierungsfunktion, die Dokumentation, den Zugriffsschutz sowie die Datensicherungs-, Archivierungs- und Wiederanlaufverfahren erfüllen.“
Migration auf aktuelles Release empfohlen
Neben den genannten Funktionen zur Erfüllung der GoBD-Konformität wurden auch weitere (optionale) Funktionen implementiert. „Neben der Sicherheit, dass alle Abläufe im steuerlichen Sinn korrekt sind, profitieren unsere Kunden also auch von einem deutlich erweiterten Funktionsumfang“, erklärt der highQ-Produktentwicklungsverantwortliche Simon Gumbert. „Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von erhöhten Beförderungsentgelten, Großkundenverträgen sowie eine SAP-Anbindung.“
Auch highQ Vertriebsleiter Kai Horn freut sich über die erfolgreiche Zertifizierung von TicketOffice und empfiehlt allen Anwendern ein baldiges Upgrade: „Die Entwicklung war anspruchsvoll und hat enorme Ressourcen gebunden. Aufgrund der Vielzahl an Unternehmen, die TicketOffice einsetzen, war sie aber auch wichtig, und wir werden allen interessierten Kunden ein faires Angebot für das Upgrade machen. Und für Frühzeichner bieten wir bis zum 30. April 2020 nochmals vergünstigte Sonderkonditionen an.“ An alle Neukunden werde TicketOffice ab Februar 2020 bereits mit dem aktuellen, GoBD-zertifizierten Buchhaltungsmodul ausgeliefert.
Zum Nachweis der GoBD-Konformität wurde das in TicketOffice enthaltene Buchhaltungsmodul im Dezember 2019 einer einschlägigen Prüfung durch einen akkreditierten Wirtschaftsprüfer unterzogen. Leitlinie war dabei der Standard IDW PS 880 zur Prüfung von Softwareprodukten, der sowohl die GoBD-konforme Funktionalität der Software als auch das Entwicklungs- und Freigabeverfahren beim Hersteller, also highQ, umfasst. Im Ergebnis wurde der „Nachweis der vollständigen und richtigen Verarbeitung“ erbracht sowie die „Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen“ hinsichtlich der Datenarchivierung und der Aufzeichnungspflichten bescheinigt.
Eine Detailprüfung bestand beispielsweise darin, das System mit inkorrekten und inkonsistenten Daten zu beschicken und so zu prüfen, ob die Plausibilitätskontrollen der Software greifen. „Die von uns durchgeführten Transaktionen wurden systemseitig vollständig und richtig abgebildet“, wird im Prüfzertifikat bescheinigt. Und weiter: „Die Softwareapplikation TicketOffice konnte die Anforderungen an die Belegfunktion, die Journalfunktion, die Kontenfunktion, die Protokollierungsfunktion, die Dokumentation, den Zugriffsschutz sowie die Datensicherungs-, Archivierungs- und Wiederanlaufverfahren erfüllen.“
Migration auf aktuelles Release empfohlen
Neben den genannten Funktionen zur Erfüllung der GoBD-Konformität wurden auch weitere (optionale) Funktionen implementiert. „Neben der Sicherheit, dass alle Abläufe im steuerlichen Sinn korrekt sind, profitieren unsere Kunden also auch von einem deutlich erweiterten Funktionsumfang“, erklärt der highQ-Produktentwicklungsverantwortliche Simon Gumbert. „Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von erhöhten Beförderungsentgelten, Großkundenverträgen sowie eine SAP-Anbindung.“
Auch highQ Vertriebsleiter Kai Horn freut sich über die erfolgreiche Zertifizierung von TicketOffice und empfiehlt allen Anwendern ein baldiges Upgrade: „Die Entwicklung war anspruchsvoll und hat enorme Ressourcen gebunden. Aufgrund der Vielzahl an Unternehmen, die TicketOffice einsetzen, war sie aber auch wichtig, und wir werden allen interessierten Kunden ein faires Angebot für das Upgrade machen. Und für Frühzeichner bieten wir bis zum 30. April 2020 nochmals vergünstigte Sonderkonditionen an.“ An alle Neukunden werde TicketOffice ab Februar 2020 bereits mit dem aktuellen, GoBD-zertifizierten Buchhaltungsmodul ausgeliefert.
