Die Stadtwerke Greifswald GmbH, ein kommunales Energieversorgungs- und Dienstleistungsunternehmen, versorgen mehr als 70.000 Menschen in Mecklenburg-Vorpommern mit Strom, Gas, Trinkwasser und Fernwärme. In Greifswald selbst betreiben sie zudem den öffentlichen Personenverkehr, das Freizeitbad sowie das Bildungszentrum und sind für die Stadt Greifswald Strom und Gas Grundversorger.
Da sie einerseits bei der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung der Sektorenverordnung (SektVO) unterliegen, andererseits bei sektorenfremden Tätigkeiten die strengere Vergabeverordnung umsetzen müssen ist die Beschaffung bei den Stadtwerken Greifswald besonders herausfordernd.
Zur Unterstützung dieser komplexen Einkaufsprozesse wurde die branchenspezifische Lösung „HCM Lieferantenmanagement ES“ der HCM CustomerManagement GmbH eingeführt. Die speziell auf Stadtwerke und Energieversorger ausgerichtete Variante der Weblösung ist modular aufgebaut und unterstützt den strategischen Einkauf entlang des ganzen Lieferantenregelkreises vom Onboarding-Prozess mit Lieferantenregistrierung und -qualifizierung bis hin zur Lieferantenbewertung und –entwicklung. Sie bietet zudem zahlreiche, explizit auf die Branche zugeschnittene Features wie etwa verschiedene Vergabeverfahren, Submissionsfunktion, Unterstützung für branchenspezifische Zertifikate sowie die mit der EU-Richtlinie RL2014/25/EU ab 2016 verpflichtende e-Vergabe.
Verbesserungen bei den Stadtwerken Greifswald
Bereits kurz nach der Einführung des HCM Lieferantenmanagement zeigten sich durchweg positive Effekte. Die Benutzerakzeptanz war durch die einfache und intuitive Bedienung des Systems sehr hoch. Im Rahmen einer Befragung bestätigten über 90% der Lieferanten die Benutzerfreundlichkeit des Systems und gaben an, die Lösung ohne Schulungsmaßnahmen direkt bedienen zu können.
Die Einkaufsabteilung wurde erheblich entlastet. Durch die aktive Einbindung von über 750 Lieferanten in die Einkaufsprozesse sowie die Pflege der Lieferanteninformationen und Zertifikate wurden der Aufwand für Datenverwaltung und Aktualisierung im Rahmen der strategischen und operativen Einkaufsprozesse erheblich reduziert.
Ein weiterer Mehrwert war die Vereinheitlichung der Einkaufsprozesse und die Harmonisierung der internen und externen Systemlandschaft im Rahmen des HCM Einkaufsportals. Einkauf und Bedarfsträger der Stadtwerke Greifswald wickeln medienbruchfrei alle Beschaffungsprozesse in einem System ab. Definierte Workflows unterstützen die Benutzer in den Prozessen und steuern ebenfalls automatische Übernahmen von Bestellungen in das ERP-System.
Henrik Umnus, Projektleiter Optimierung Einkauf bei den Stadtwerken Greifswald, fasst zusammen: „Mithilfe der smarten und intuitiven Lösung von HCM konnten wir unsere Durchlaufzeiten von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung stark verkürzen und die Beschaffungsprozesse für Benutzer deutlich vereinfachen. Wir werden nun gemeinsam mit der HCM weitere Schritte gehen, und am Systemausbau arbeiten. Bis Ende des Jahres sollen über 1000 Lieferanten das System aktiv nutzen. Für die nächste Ausbaustufe sind dann vor allem erweiterte Monitoring-Funktionalitäten für Lieferantensteuerung und Entwicklung geplant.“
Da sie einerseits bei der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung der Sektorenverordnung (SektVO) unterliegen, andererseits bei sektorenfremden Tätigkeiten die strengere Vergabeverordnung umsetzen müssen ist die Beschaffung bei den Stadtwerken Greifswald besonders herausfordernd.
Zur Unterstützung dieser komplexen Einkaufsprozesse wurde die branchenspezifische Lösung „HCM Lieferantenmanagement ES“ der HCM CustomerManagement GmbH eingeführt. Die speziell auf Stadtwerke und Energieversorger ausgerichtete Variante der Weblösung ist modular aufgebaut und unterstützt den strategischen Einkauf entlang des ganzen Lieferantenregelkreises vom Onboarding-Prozess mit Lieferantenregistrierung und -qualifizierung bis hin zur Lieferantenbewertung und –entwicklung. Sie bietet zudem zahlreiche, explizit auf die Branche zugeschnittene Features wie etwa verschiedene Vergabeverfahren, Submissionsfunktion, Unterstützung für branchenspezifische Zertifikate sowie die mit der EU-Richtlinie RL2014/25/EU ab 2016 verpflichtende e-Vergabe.
Verbesserungen bei den Stadtwerken Greifswald
Bereits kurz nach der Einführung des HCM Lieferantenmanagement zeigten sich durchweg positive Effekte. Die Benutzerakzeptanz war durch die einfache und intuitive Bedienung des Systems sehr hoch. Im Rahmen einer Befragung bestätigten über 90% der Lieferanten die Benutzerfreundlichkeit des Systems und gaben an, die Lösung ohne Schulungsmaßnahmen direkt bedienen zu können.
Die Einkaufsabteilung wurde erheblich entlastet. Durch die aktive Einbindung von über 750 Lieferanten in die Einkaufsprozesse sowie die Pflege der Lieferanteninformationen und Zertifikate wurden der Aufwand für Datenverwaltung und Aktualisierung im Rahmen der strategischen und operativen Einkaufsprozesse erheblich reduziert.
Ein weiterer Mehrwert war die Vereinheitlichung der Einkaufsprozesse und die Harmonisierung der internen und externen Systemlandschaft im Rahmen des HCM Einkaufsportals. Einkauf und Bedarfsträger der Stadtwerke Greifswald wickeln medienbruchfrei alle Beschaffungsprozesse in einem System ab. Definierte Workflows unterstützen die Benutzer in den Prozessen und steuern ebenfalls automatische Übernahmen von Bestellungen in das ERP-System.
Henrik Umnus, Projektleiter Optimierung Einkauf bei den Stadtwerken Greifswald, fasst zusammen: „Mithilfe der smarten und intuitiven Lösung von HCM konnten wir unsere Durchlaufzeiten von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung stark verkürzen und die Beschaffungsprozesse für Benutzer deutlich vereinfachen. Wir werden nun gemeinsam mit der HCM weitere Schritte gehen, und am Systemausbau arbeiten. Bis Ende des Jahres sollen über 1000 Lieferanten das System aktiv nutzen. Für die nächste Ausbaustufe sind dann vor allem erweiterte Monitoring-Funktionalitäten für Lieferantensteuerung und Entwicklung geplant.“
