SEPA zwingt auch Vereinen neue Abläufe auf und beschert ihnen deutlich mehr Verwaltungsarbeit. Zähneknirschen hilft nichts – eine SEPA-fähige Software hingegen schon. Mit einer Vereinssoftware von Lexware wird jeder Verein im Nu „SEPA-fit“ – ob bei der Beitragsabrechnung oder Mandatsverwaltung.
Es ist eine beunruhigende Vorstellung: Das Vereinskonto rutscht ins Minus, weil etliche Mitgliedsbeiträge nicht wie geplant eingezogen wurden. Und weil das finanzielle Polster des Vereins nicht gerade üppig ist, muss sich der Schatzmeister schnell etwas einfallen lassen.
Unrealistisch ist ein solches Szenario nicht. Denn mit dem Inkrafttreten von SEPA zum 1.2.2014 dürfen Banken keine Lastschrift-Transaktionen mehr ohne ein gültiges Mandat vornehmen. Ausgenommen sind hier nur elektronische Lastschriften, wie man sie vom Bezahlen an der Supermarktkasse kennt. Das aber hilft Vereinen nicht weiter. Daher müssen sie dafür sorgen, dass sie ihren Zahlungsverkehr rechtzeitig umgestellt und korrekt an SEPA angepasst haben, um keinen Liquiditätsengpass zu riskieren.
SEPA-Routinen aufbauen
Das bedeutet nicht nur, dass Kontonummern und Bankleitzahlen jetzt als BIC und IBAN erscheinen müssen. Wenn Vereins- oder Förderermitglieder Beiträge einziehen lassen wollen, muss dies per SEPA-Basislastschrift geschehen. Dazu wird ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt, das der Zahler unterschreiben muss. Die Formulare müssen bestimmte Angaben enthalten, u.a. die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins sowie die Mandatsreferenz, die den Beitragszahler eindeutig identifiziert. Da mit dem Stichtag 1.2.2014 nur noch schriftlich erteilte, unterschriebene Einzugsermächtigungen gültig sind, sollten Vereine generell von allen Mitgliedern ein SEPA-Mandat einholen.
Auch der Pflicht zur Ankündigung des Beitragseinzugs – in Form der sogenannten Pre-Notifikation – muss der Verein jetzt regelmäßig nachkommen. Das heißt, das Mitglied muss schriftlich über die Höhe des Betrags und den Zeitpunkt des Einzugs informiert werden. Dies ist auch dann nötig, wenn sich beispielsweise der Beitrag geändert hat.
Von der Avisierung bis zum Online-Banking
Alle diese Vorgänge werden von den Lexware Programmen QuickVerein/ QuickVerein Plus 2014, vereinsverwaltung/ vereinsverwaltung premium 2014 sowie die Online-Software Lexware verein.net automatisch unterstützt. Schon im April 2013 hatte Lexware Funktionen für die SEPA-Vorbereitung eingebaut, seit Januar sind die Programme voll SEPA-fähig.
So stellen sie jede im alten Format eingegebene Kontoverbindung sofort auf IBAN und BIC um. Die rechtssichere Anlage eines SEPA-Mandates ist ein Kinderspiel. Pre-Notifikationen erfolgen durch den Aufdruck des entsprechenden Textes auf den Beitragsrechnungen, unregelmäßigen Zahlungen oder auch einmaligen Lastschriften bei z. B. Rücklastschriften.
Zudem unterstützen die Lexware Vereinsprogramme das SEPA-konforme Einzugsverfahren, sei es über ein Online-Banking-Tool wie bei den Desktop-Angeboten, sei es über den Export der SEPA-Lastschriftdatei im XML-Format (wie bei der Online-Software Lexware verein.net). So lassen sich die offenen Posten im Verein komfortabel und rechtssicher managen.
Nicht trivial: Die Mandatsverwaltung
Die Vereine müssen damit leben, dass durch SEPA der Verwaltungsaufwand gestiegen ist – denn die Rechtsvorschriften sind anspruchsvoller. So muss jeder Verein auf die ordentliche Verwaltung der unterschriebenen Mandate achten. Als Beleg für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind sie aufzubewahren und notfalls vorzuzeigen.
Die eindeutige Zuordnung der Mandate zu den Zahlern ist nicht trivial, wird aber in jeder Lexware Vereinssoftware automatisch sichergestellt. Ebenso ist für eine komfortable Verwaltung der Mandate gesorgt: Einmal erzeugte Mandate lassen sich editieren oder löschen, wenn sie noch nicht verwendet wurden, abgelaufene können archiviert werden. Für neue Mitglieder gibt es Musterschreiben, die neben den üblichen Informationen auch Hinweise zum SEPA-Verfahren enthalten und das erforderliche Formular für das SEPA-Lastschriftenmandat gleich mitliefern.
Mehr Informationen online
Fazit: Mit einer zuverlässigen und rechtssicheren Vereinssoftware von Lexware ist der Grundstein für ein erfolgreiches Beitragsmanagement auch im SEPA-Zeitalter gelegt. Wertvolle Tipps und ein Forum zur SEPA-Praxis finden Vereinsvorstände, Kassenwarte oder Schatzmeister auf dem Lexware Vereinsportal: www.verein-aktuell.de.
Mehr zu den Lexware Vereinsprodukten unter: www.lexware.de/shop/verein
Es ist eine beunruhigende Vorstellung: Das Vereinskonto rutscht ins Minus, weil etliche Mitgliedsbeiträge nicht wie geplant eingezogen wurden. Und weil das finanzielle Polster des Vereins nicht gerade üppig ist, muss sich der Schatzmeister schnell etwas einfallen lassen.
Unrealistisch ist ein solches Szenario nicht. Denn mit dem Inkrafttreten von SEPA zum 1.2.2014 dürfen Banken keine Lastschrift-Transaktionen mehr ohne ein gültiges Mandat vornehmen. Ausgenommen sind hier nur elektronische Lastschriften, wie man sie vom Bezahlen an der Supermarktkasse kennt. Das aber hilft Vereinen nicht weiter. Daher müssen sie dafür sorgen, dass sie ihren Zahlungsverkehr rechtzeitig umgestellt und korrekt an SEPA angepasst haben, um keinen Liquiditätsengpass zu riskieren.
SEPA-Routinen aufbauen
Das bedeutet nicht nur, dass Kontonummern und Bankleitzahlen jetzt als BIC und IBAN erscheinen müssen. Wenn Vereins- oder Förderermitglieder Beiträge einziehen lassen wollen, muss dies per SEPA-Basislastschrift geschehen. Dazu wird ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt, das der Zahler unterschreiben muss. Die Formulare müssen bestimmte Angaben enthalten, u.a. die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins sowie die Mandatsreferenz, die den Beitragszahler eindeutig identifiziert. Da mit dem Stichtag 1.2.2014 nur noch schriftlich erteilte, unterschriebene Einzugsermächtigungen gültig sind, sollten Vereine generell von allen Mitgliedern ein SEPA-Mandat einholen.
Auch der Pflicht zur Ankündigung des Beitragseinzugs – in Form der sogenannten Pre-Notifikation – muss der Verein jetzt regelmäßig nachkommen. Das heißt, das Mitglied muss schriftlich über die Höhe des Betrags und den Zeitpunkt des Einzugs informiert werden. Dies ist auch dann nötig, wenn sich beispielsweise der Beitrag geändert hat.
Von der Avisierung bis zum Online-Banking
Alle diese Vorgänge werden von den Lexware Programmen QuickVerein/ QuickVerein Plus 2014, vereinsverwaltung/ vereinsverwaltung premium 2014 sowie die Online-Software Lexware verein.net automatisch unterstützt. Schon im April 2013 hatte Lexware Funktionen für die SEPA-Vorbereitung eingebaut, seit Januar sind die Programme voll SEPA-fähig.
So stellen sie jede im alten Format eingegebene Kontoverbindung sofort auf IBAN und BIC um. Die rechtssichere Anlage eines SEPA-Mandates ist ein Kinderspiel. Pre-Notifikationen erfolgen durch den Aufdruck des entsprechenden Textes auf den Beitragsrechnungen, unregelmäßigen Zahlungen oder auch einmaligen Lastschriften bei z. B. Rücklastschriften.
Zudem unterstützen die Lexware Vereinsprogramme das SEPA-konforme Einzugsverfahren, sei es über ein Online-Banking-Tool wie bei den Desktop-Angeboten, sei es über den Export der SEPA-Lastschriftdatei im XML-Format (wie bei der Online-Software Lexware verein.net). So lassen sich die offenen Posten im Verein komfortabel und rechtssicher managen.
Nicht trivial: Die Mandatsverwaltung
Die Vereine müssen damit leben, dass durch SEPA der Verwaltungsaufwand gestiegen ist – denn die Rechtsvorschriften sind anspruchsvoller. So muss jeder Verein auf die ordentliche Verwaltung der unterschriebenen Mandate achten. Als Beleg für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind sie aufzubewahren und notfalls vorzuzeigen.
Die eindeutige Zuordnung der Mandate zu den Zahlern ist nicht trivial, wird aber in jeder Lexware Vereinssoftware automatisch sichergestellt. Ebenso ist für eine komfortable Verwaltung der Mandate gesorgt: Einmal erzeugte Mandate lassen sich editieren oder löschen, wenn sie noch nicht verwendet wurden, abgelaufene können archiviert werden. Für neue Mitglieder gibt es Musterschreiben, die neben den üblichen Informationen auch Hinweise zum SEPA-Verfahren enthalten und das erforderliche Formular für das SEPA-Lastschriftenmandat gleich mitliefern.
Mehr Informationen online
Fazit: Mit einer zuverlässigen und rechtssicheren Vereinssoftware von Lexware ist der Grundstein für ein erfolgreiches Beitragsmanagement auch im SEPA-Zeitalter gelegt. Wertvolle Tipps und ein Forum zur SEPA-Praxis finden Vereinsvorstände, Kassenwarte oder Schatzmeister auf dem Lexware Vereinsportal: www.verein-aktuell.de.
Mehr zu den Lexware Vereinsprodukten unter: www.lexware.de/shop/verein
