Die Anforderungen in dem Projekt an HELD waren hoch, denn es galt nicht nur REGISAFE public einzuführen, sondern auch die Vorzüge und Spezialitäten des Vorgängersystems innerhalb der neuen Lösung nutzen zu können. Die Migration des überholten DMS erforderte mehrere Monate konzeptioneller Erstellung, Analyse und vieler Tests.
Mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes im Juni 2007 wurden auch spezielle Programmerweiterungen vorgenommen, die dem OKR eine Umstellung von alter auf neuer Software erleichtern sollen. Dazu gehören die automatische Vergabe von Schriftstücknummer pro Akte, eine spezielle Schriftstück- und Adresssuche, Barcode-Etiketten für die automatische Ausgabe / Rücknahme von Akten, die Entwicklung einer in REGISAFE public integrierten Stichwortverwaltung zur schnellen Identifikation des korrekten Aktenzeichens u.a.
In der Abteilung Zentrale Registratur/DMS arbeiten mit REGISAFE public künftig rund zehn Mitarbeiter/innen, hinzu kommen weitere Arbeitsplätze in der Verwaltung, an denen Teilfunktionen der Software genutzt werden. Für die Anwendung von Personalakten entwickelte HELD ein spezielles Berechtigungsverfahren, da hinter den Personalakten des OKR unterschiedliche Zugriffsrechte liegen. Die künftige Ausbau um weitere Tools aus dem KommunalPlus-Programm, darunter Sitzungsverwaltung, ist beim OKR bereits fest eingeplant.
Mit dieser flexiblen Anpassung und Migration besitzt nun das OKR nicht nur alle bestehenden Vorzüge das Vorgängersystems, sondern auch die Vorzüge von REGISAFE public – und das sozusagen in einer „Special Edition“.