Die HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG, Hersteller von Decks- und Rudermaschinen sowie Kompressoren für den modernen Schiffbau, hat sich für die Software docuglobe der technotrans AG entschieden. Der norddeutsche Seeschiffausrüster wird künftig mit dieser universell einsetzbaren Lösung seine umfassenden, mehrsprachigen Dokumentationen erstellen und verwalten.
„Wir fertigen sehr häufig Einzelstücke, die jeweils individuelle Betriebs- und Wartungsanleitungen in mehreren Sprachen benötigen“, schildert Sönke Tanz die Rahmenbedingungen bei HATLAPA, wo der Ingenieur als Hauptverantwortlicher für die Technische Dokumentation zuständig ist. Bislang wurden dort die Dokumente auf herkömmliche Weise als Ganzes in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und neue Versionen nach Bedarf „zusammenkopiert“. „Da ist es schwer, den Überblick über die verschiedenen Versionen zu behalten, und vieles muss immer wieder komplett neu gemacht werden“, so Tanz. Hinzu kam, dass immer mehr Kunden ihre Dokumentationen zusätzlich auf CD verlangen. HATLAPA entschloss sich daher zu einer Modernisierung seiner Dokumentationsarbeit durch den Einsatz von docuglobe.
docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen.
„Durch die Zerlegung der Dokumentationen in Module haben wir die Wiederverwendbarkeit von einmal erstellten Inhalten gesteigert und gewinnen mehr Zeit für die qualitative Arbeit“, erläutert Sönke Tanz. „Die docuglobe-Sprachverwaltung hilft uns außerdem, den internen Übersetzungsaufwand deutlich zu reduzieren.“ Neben dem Qualitätsgewinn versprechen sich die drei Mitarbeiter in der Technischen Dokumentation eine deutlich bessere Übersicht und erhebliche Zeitersparnisse bei der Herstellung der Dokumente.
docuglobe läuft bei HATLAPA in einer Client/Server-Konstellation und MS Word 2000 ist als Editor integriert. Offizieller Start der Arbeit mit dem Redaktionssystem ist die Basisschulung der Anwender am 21. Juni. Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Modularisierung ihrer vorhandenen Dokumentationen. „Eine gute Gelegenheit, das Material dabei auch einer gründlichen Überarbeitung zu unterziehen“, meint Tanz.
Für Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions der technotrans AG, ist die Entscheidung von HATLAPA für docuglobe ein weiterer Beweis für die Leistungsfähigkeit des Systems: „Hier kann docuglobe richtig zeigen, was es kann! Gerade dort, wo individuelle Dokumente für einzelne Maschinen und Geräte erforderlich werden, kommen die Vorteile der zentralen Verwaltung und des modularen Aufbaus voll zum Tragen.“
„Wir fertigen sehr häufig Einzelstücke, die jeweils individuelle Betriebs- und Wartungsanleitungen in mehreren Sprachen benötigen“, schildert Sönke Tanz die Rahmenbedingungen bei HATLAPA, wo der Ingenieur als Hauptverantwortlicher für die Technische Dokumentation zuständig ist. Bislang wurden dort die Dokumente auf herkömmliche Weise als Ganzes in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und neue Versionen nach Bedarf „zusammenkopiert“. „Da ist es schwer, den Überblick über die verschiedenen Versionen zu behalten, und vieles muss immer wieder komplett neu gemacht werden“, so Tanz. Hinzu kam, dass immer mehr Kunden ihre Dokumentationen zusätzlich auf CD verlangen. HATLAPA entschloss sich daher zu einer Modernisierung seiner Dokumentationsarbeit durch den Einsatz von docuglobe.
docuglobe verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen.
„Durch die Zerlegung der Dokumentationen in Module haben wir die Wiederverwendbarkeit von einmal erstellten Inhalten gesteigert und gewinnen mehr Zeit für die qualitative Arbeit“, erläutert Sönke Tanz. „Die docuglobe-Sprachverwaltung hilft uns außerdem, den internen Übersetzungsaufwand deutlich zu reduzieren.“ Neben dem Qualitätsgewinn versprechen sich die drei Mitarbeiter in der Technischen Dokumentation eine deutlich bessere Übersicht und erhebliche Zeitersparnisse bei der Herstellung der Dokumente.
docuglobe läuft bei HATLAPA in einer Client/Server-Konstellation und MS Word 2000 ist als Editor integriert. Offizieller Start der Arbeit mit dem Redaktionssystem ist die Basisschulung der Anwender am 21. Juni. Dann beginnen die Mitarbeiter mit der Modularisierung ihrer vorhandenen Dokumentationen. „Eine gute Gelegenheit, das Material dabei auch einer gründlichen Überarbeitung zu unterziehen“, meint Tanz.
Für Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions der technotrans AG, ist die Entscheidung von HATLAPA für docuglobe ein weiterer Beweis für die Leistungsfähigkeit des Systems: „Hier kann docuglobe richtig zeigen, was es kann! Gerade dort, wo individuelle Dokumente für einzelne Maschinen und Geräte erforderlich werden, kommen die Vorteile der zentralen Verwaltung und des modularen Aufbaus voll zum Tragen.“
