Die DSGVO legt fest, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer Zweckbindung unterliegt. Dieses gilt grundsätzlich auch für Dateien, die personenbezogenen Daten enthalten. Entfällt der Zweck, für den eine solche Datei angelegt wurde, so ist sie unverzüglich zu löschen. Dies stellt Finanzinstitute vor große Herausforderungen, da Dateien wie Anschreiben, Berechnungen in Tabellenkalkulationen, Kampagnenlisten u. v. m. häufig in den unterschiedlichsten Verzeichnissen abgelegt werden, um später noch geändert zu werden oder als Vorlage für ähnliche Vorgänge zu dienen. Ist ihre Löschung rechtlich notwendig, werden diese Dateien im hektischen Arbeitsalltag häufig schlichtweg vergessen.
Abhilfe schafft hier ein neues Dienstleistungsprodukt der Firma emagixx, dass insbesondere im Sparkassenmarkt zum Einsatz kommt. Softwaregestützt werden mithilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes die textuellen Inhalte aus Office Dateien wie Word, Excel, Access etc. extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob sie gelöscht bzw. archiviert werden müssen. Durch einen regelmäßigen Einsatz können Sparkassen sicherstellen, dass sich in ihren Verzeichnissen keine, gemäß DSGVO zu löschenden, Dateien mit personenbezogenen Merkmalen verstecken.
Darüber hinaus profitieren Institute beim Einsatz der Dienstleistung davon, dass auch Kopien von Dateien erkannt werden. Die Praxis zeigt, dass sich häufig Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen finden lassen. Durch die inkludierte automatische Löschung wird unnötigerweise belegter Speicherplatz wieder frei.
Abhilfe schafft hier ein neues Dienstleistungsprodukt der Firma emagixx, dass insbesondere im Sparkassenmarkt zum Einsatz kommt. Softwaregestützt werden mithilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes die textuellen Inhalte aus Office Dateien wie Word, Excel, Access etc. extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob sie gelöscht bzw. archiviert werden müssen. Durch einen regelmäßigen Einsatz können Sparkassen sicherstellen, dass sich in ihren Verzeichnissen keine, gemäß DSGVO zu löschenden, Dateien mit personenbezogenen Merkmalen verstecken.
Darüber hinaus profitieren Institute beim Einsatz der Dienstleistung davon, dass auch Kopien von Dateien erkannt werden. Die Praxis zeigt, dass sich häufig Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen finden lassen. Durch die inkludierte automatische Löschung wird unnötigerweise belegter Speicherplatz wieder frei.
