Für viele Unternehmen ist die Optimierung von administrativen Tätigkeiten oftmals ein Buch mit sieben Siegeln. Während Tätigkeiten in der Produktion sehr gut messbar und beobachtbar sind, entziehen sich administrative Tätigkeiten oftmals dieser Transparenz.
Betrachtet man jedoch den hohen Kostenanteil der Administration an den Gesamtkosten eines Unternehmens, wird das Potential für eine Optimierung der Servicebereiche sichtbar. Dies betrifft Produktionsunternehmen ebenso wie Dienstleistungsunternehmen oder öffentliche Verwaltungen.
Lean Administration zielt auf die Steigerung von Effektivität und Effizienz der administrativen Tätigkeiten ab. Dabei werden typische Verschwendungen wie z.B. Überspezifikation, Doppelarbeit, Wartezeiten durch fehlende Synchronisation, Suchen nach Informationen, unnötige Rekursionsschleifen, Datenbestände, Schnittstellen und Transport reduziert.
Eisold Consulting, ein auf Lean Management spezialisiertes Beratungsunternehmen, empfiehlt eine Vorgehensweise in zehn Schritten:
1. Strategie und Gesamtkonzept festlegen
Häufig starten Unternehmen neue Initiativen, haben jedoch keine klare Vorstellung was man mit einem Lean Admin System erreichen möchte. Geht es um eine angestrebte Kostensenkung um 10% in der Verwaltung oder möchte man schneller auf Kundenanfragen reagieren? Was sollen die Kernelemente und Grundprinzipien sein und passen diese zur Unternehmensstrategie? Wie kann ich Mitarbeiter für das Thema begeistern? Ein schlüssiges Gesamtkonzept hilft, Ziele und Werte klar zu kommunizieren und sich bei der Implementierung nicht zu verzetteln.
2. Kundensicht einnehmen
Bei allen Aktivitäten sollte immer der Kundennutzen im Vordergrund stehen. Während viele Mitarbeiter zwar den Endkunden (z.B. Käufer eines Produktes) mit seinen Wünschen im Auge haben, stellt eine interne Kunden-Lieferanten Beziehung eine neue Sichtweise dar. Welche Informationen braucht beispielsweise das Management vom Controlling wirklich? Ist ein 50-seitiger Bericht kundenorientiert? Erfolgt die Dienstleistung fehlerfrei und rechtzeitig? Im Mittelpunkt steht hier der Wandel zu einer dienstleistungsorientierten Unternehmenskultur, welche sich am Kundennutzen ausrichtet.
3. Defizite transparent machen
Viele Führungskräfte und Mitarbeiter stehen oftmals auf dem Standpunkt, dass die bestehenden Prozesse sich über Jahre bewährt haben und eine Veränderung wenn überhaupt, dann nur im begrenzten Ausmaß sinnvoll ist. Daher ist es oft notwendig, einen gewissen Leidensdruck zu erzeugen, welcher die Veränderungsbereitschaft stimuliert. Eine schonungslose Analyse der bestehenden Prozesse schafft dafür die Voraussetzung. Professionelle Lean Tools wie z.B. die Tätigkeitsstrukturanalyse, Verschwendungsanalyse und die Visualisierung über ein Makigami helfen, Defizite sichtbar zu machen.
4. Leistung messbar machen
Nur was gemessen wird, kann verbessert werden. Prüfen Sie einfach einmal selbst inwieweit Durchlaufzeiten, Fehler, Bestände und Bearbeitungskosten für administrative Tätigkeiten im Unternehmen bekannt sind. Wie lange dauert es beispielsweise bis ein neuer Mitarbeiter ein Mobiltelefon oder einen neuen Laptop bekommt? Wie viele Unterschriften sind für die Beschaffung von Büromaterialien notwendig? Sind die Beschaffungskosten wirklich geringer, als im Schreibwarenladen nebenan?
5. Verschwendung reduzieren
Nach erfolgreicher Analyse der bestehenden Prozesse, gilt es nun diese zu vereinfachen und zu optimieren. Die Reduzierung von Schnittstellen, die Eliminierung von Doppelarbeit und Fehlern, das Weglassen von unnötigen Prozessschritten und eine Automatisierung durch IT sind nur einige Ansätze, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu reduzieren.
6. Standards definieren
Nach erfolgreicher Reduzierung der Verschwendung, müssen die optimierten Prozesse nachhaltig eingeführt werden. Die Definition von neuen Arbeitsstandards, die Schulung der Mitarbeiter und eine kontinuierliche Prozesskontrolle helfen, einen Rückfall in alte Verhaltensmuster zu vermeiden.
7. Ziele vereinbaren
Um die Wirkungsweise und den Erfolg der neu definierten Prozessstandards zu prüfen, sollten Ziele vereinbart werden. Hier spricht man von sogenannten Service Level Agreements. Dies können z.B. Ziele für Bearbeitungszeiten, Qualität der Dienstleistung oder eine gemessene Kundenzufriedenheit sein.
8. Leuchtturm schaffen
Bei der Implementierung eines Lean Administration Systems sollten man am Anfang nicht mit dem komplexesten und schwierigsten Prozess starten. Hier sind Misserfolge oder das Risiko einer zeitlichen Verzögerung vorprogrammiert. Besser ist es in einem kleinen, abgegrenzten Bereich zu beginnen. Eine schnelle Umsetzung und nachweisbare erste Erfolge wirken wie eine Initialzündung auf den gesamten Rollout. So kann man auch Zweifler mit konkreten Ergebnissen zur Mitarbeit motivieren.
9. Kontinuierliche Verbesserung institutionalisieren
Trotz aller Bemühungen wird es bei der Einführung von neuen Prozessen immer wieder zu Schwierigkeiten oder Fehlern kommen. Statt Perfektion anzustreben, sollte man lieber auf eine kontinuierliche Verbesserung setzen. Getreu dem Motto: „Lieber 80% jetzt, als 100% nie“ empfiehlt sich ein pragmatischer Start und die Implementierung eines lernenden Systems. So können erste Standards kontinuierlich verbessert werden. Dafür sollten Personen des jeweiligen Fachbereiches Verantwortung übernehmen.
10. Nachhaltigkeit absichern
Die Absicherung der Nachhaltigkeit ist wohl der schwierigste Schritt. Hier scheitern die meisten Unternehmen. Statt schnell zum nächsten Projekt oder Workshop zu wechseln, ist es zwingend erforderlich eine Stabilisierungsphase einzuplanen. Die Einhaltung der Prozessdisziplin ist eine klare Führungsaufgabe. Eindeutige Verantwortlichkeiten, kurzzyklische Erfolgsmessungen und ein aktives Coaching helfen die neuen Prozesse zu stabilisieren und in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Betrachtet man jedoch den hohen Kostenanteil der Administration an den Gesamtkosten eines Unternehmens, wird das Potential für eine Optimierung der Servicebereiche sichtbar. Dies betrifft Produktionsunternehmen ebenso wie Dienstleistungsunternehmen oder öffentliche Verwaltungen.
Lean Administration zielt auf die Steigerung von Effektivität und Effizienz der administrativen Tätigkeiten ab. Dabei werden typische Verschwendungen wie z.B. Überspezifikation, Doppelarbeit, Wartezeiten durch fehlende Synchronisation, Suchen nach Informationen, unnötige Rekursionsschleifen, Datenbestände, Schnittstellen und Transport reduziert.
Eisold Consulting, ein auf Lean Management spezialisiertes Beratungsunternehmen, empfiehlt eine Vorgehensweise in zehn Schritten:
1. Strategie und Gesamtkonzept festlegen
Häufig starten Unternehmen neue Initiativen, haben jedoch keine klare Vorstellung was man mit einem Lean Admin System erreichen möchte. Geht es um eine angestrebte Kostensenkung um 10% in der Verwaltung oder möchte man schneller auf Kundenanfragen reagieren? Was sollen die Kernelemente und Grundprinzipien sein und passen diese zur Unternehmensstrategie? Wie kann ich Mitarbeiter für das Thema begeistern? Ein schlüssiges Gesamtkonzept hilft, Ziele und Werte klar zu kommunizieren und sich bei der Implementierung nicht zu verzetteln.
2. Kundensicht einnehmen
Bei allen Aktivitäten sollte immer der Kundennutzen im Vordergrund stehen. Während viele Mitarbeiter zwar den Endkunden (z.B. Käufer eines Produktes) mit seinen Wünschen im Auge haben, stellt eine interne Kunden-Lieferanten Beziehung eine neue Sichtweise dar. Welche Informationen braucht beispielsweise das Management vom Controlling wirklich? Ist ein 50-seitiger Bericht kundenorientiert? Erfolgt die Dienstleistung fehlerfrei und rechtzeitig? Im Mittelpunkt steht hier der Wandel zu einer dienstleistungsorientierten Unternehmenskultur, welche sich am Kundennutzen ausrichtet.
3. Defizite transparent machen
Viele Führungskräfte und Mitarbeiter stehen oftmals auf dem Standpunkt, dass die bestehenden Prozesse sich über Jahre bewährt haben und eine Veränderung wenn überhaupt, dann nur im begrenzten Ausmaß sinnvoll ist. Daher ist es oft notwendig, einen gewissen Leidensdruck zu erzeugen, welcher die Veränderungsbereitschaft stimuliert. Eine schonungslose Analyse der bestehenden Prozesse schafft dafür die Voraussetzung. Professionelle Lean Tools wie z.B. die Tätigkeitsstrukturanalyse, Verschwendungsanalyse und die Visualisierung über ein Makigami helfen, Defizite sichtbar zu machen.
4. Leistung messbar machen
Nur was gemessen wird, kann verbessert werden. Prüfen Sie einfach einmal selbst inwieweit Durchlaufzeiten, Fehler, Bestände und Bearbeitungskosten für administrative Tätigkeiten im Unternehmen bekannt sind. Wie lange dauert es beispielsweise bis ein neuer Mitarbeiter ein Mobiltelefon oder einen neuen Laptop bekommt? Wie viele Unterschriften sind für die Beschaffung von Büromaterialien notwendig? Sind die Beschaffungskosten wirklich geringer, als im Schreibwarenladen nebenan?
5. Verschwendung reduzieren
Nach erfolgreicher Analyse der bestehenden Prozesse, gilt es nun diese zu vereinfachen und zu optimieren. Die Reduzierung von Schnittstellen, die Eliminierung von Doppelarbeit und Fehlern, das Weglassen von unnötigen Prozessschritten und eine Automatisierung durch IT sind nur einige Ansätze, um Prozesse zu beschleunigen und Kosten zu reduzieren.
6. Standards definieren
Nach erfolgreicher Reduzierung der Verschwendung, müssen die optimierten Prozesse nachhaltig eingeführt werden. Die Definition von neuen Arbeitsstandards, die Schulung der Mitarbeiter und eine kontinuierliche Prozesskontrolle helfen, einen Rückfall in alte Verhaltensmuster zu vermeiden.
7. Ziele vereinbaren
Um die Wirkungsweise und den Erfolg der neu definierten Prozessstandards zu prüfen, sollten Ziele vereinbart werden. Hier spricht man von sogenannten Service Level Agreements. Dies können z.B. Ziele für Bearbeitungszeiten, Qualität der Dienstleistung oder eine gemessene Kundenzufriedenheit sein.
8. Leuchtturm schaffen
Bei der Implementierung eines Lean Administration Systems sollten man am Anfang nicht mit dem komplexesten und schwierigsten Prozess starten. Hier sind Misserfolge oder das Risiko einer zeitlichen Verzögerung vorprogrammiert. Besser ist es in einem kleinen, abgegrenzten Bereich zu beginnen. Eine schnelle Umsetzung und nachweisbare erste Erfolge wirken wie eine Initialzündung auf den gesamten Rollout. So kann man auch Zweifler mit konkreten Ergebnissen zur Mitarbeit motivieren.
9. Kontinuierliche Verbesserung institutionalisieren
Trotz aller Bemühungen wird es bei der Einführung von neuen Prozessen immer wieder zu Schwierigkeiten oder Fehlern kommen. Statt Perfektion anzustreben, sollte man lieber auf eine kontinuierliche Verbesserung setzen. Getreu dem Motto: „Lieber 80% jetzt, als 100% nie“ empfiehlt sich ein pragmatischer Start und die Implementierung eines lernenden Systems. So können erste Standards kontinuierlich verbessert werden. Dafür sollten Personen des jeweiligen Fachbereiches Verantwortung übernehmen.
10. Nachhaltigkeit absichern
Die Absicherung der Nachhaltigkeit ist wohl der schwierigste Schritt. Hier scheitern die meisten Unternehmen. Statt schnell zum nächsten Projekt oder Workshop zu wechseln, ist es zwingend erforderlich eine Stabilisierungsphase einzuplanen. Die Einhaltung der Prozessdisziplin ist eine klare Führungsaufgabe. Eindeutige Verantwortlichkeiten, kurzzyklische Erfolgsmessungen und ein aktives Coaching helfen die neuen Prozesse zu stabilisieren und in den Arbeitsalltag zu integrieren.
