Wenn das Geschäft brummt, machen sich viele Unternehmen aus Zeit- und Personalmangel zu wenig Gedanken darüber, dass sie auch Strategie und Organisation anpassen müssen. Mit Unterstützung von Experten lässt sich jedoch ein guter Weg beim Mitwachsen von Strukturen finden.
Unternehmen müssen wachsen. Nur dann bestehen sie auf Dauer und haben Erfolg. Doch häufig ist nicht das fehlende Wachstum das Problem, sondern das zu schnelle Wachstum – gerade in Phasen der Hochkonjunktur, wie sie in Deutschland seit mehreren Jahren herrscht. „Wenn Strukturen nicht entsprechend mitwachsen und vieles liegen bleibt oder einfach so weiterläuft, ,wie wir es immer gemacht haben‘, dann ist oft der Keim für künftige Probleme gelegt. Denn irgendwann ist der kritische Punkt erreicht“, beobachtet Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing.
Fachleute sind deshalb schon frühzeitig einzubeziehen und nicht erst dann, wenn Liquiditätsprobleme auftauchen. Dabei ist es oftmals schwierig, dass viele Themen lange nicht als Problem erkannt werden. „Zeit und fehlendes Fachpersonal sind die limitierenden Faktoren“, weiß Bachmeier, „wer zu uns kommt, hat die Problematik jedoch erkannt.“
Gerade bei Unternehmen, die aus kleinen Anfängen schnell wachsen, liegt oft viel zu viel Verantwortung beim Unternehmenschef – der ja auch einmal ausfallen kann. Angesichts der Vielzahl neuer Themen kann er teilweise gar nicht über alles im Detail Bescheid wissen. „Ab einer gewissen Größe ist eine zweite Führungsebene notwendig. Daran führt kein Weg vorbei“, sagt Bachmeier. Doch die Einstellung versierter Fachleute ist häufig gerade für unbekannte Newcomer schwierig. Angesichts der guten Konjunktur haben Bewerber ausgezeichnete Auswahl. Größere Betriebe bieten meist attraktivere Gehälter, geregeltere Arbeitszeiten und sind gerade in der Anfangsphase einer Karriere interessanter für den Lebenslauf. Kleinere Betriebe könnten damit punkten, schon früh Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen oder ein familiäres Klima zu bieten – wenn der Unternehmenschef wirklich dazu bereit ist.
Personalplanung vorantreiben
„Bei Einstellungen werden oftmals große Fehler gemacht“, weiß Timo Skowronek, Steuerberater bei Ecovis in Hannover. Häufig fehle ein Konzept. Schon einfache Fragen wie die, wo der oder die Neue sitzt, was man von ihm oder ihr erwartet oder welcher Kollege für die Einarbeitung zuständig ist, seien nicht geklärt. Unklar und unzureichend besprochen sind allzu oft auch die Auswirkungen auf das Betriebsklima. Weiterer Knackpunkt ist die fehlende Vorbereitung älterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die möglicherweise einen Teil ihrer bisherigen Verantwortlichkeiten abgeben oder mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten müssen. Während in vielen Betrieben neue Mitarbeiter einfach einen Schreibtisch hingestellt bekämen, übertrieben andere und mieteten langfristig riesige Büros an, die überdimensioniert seien und sich dann als zu groß erweisen.
Maßnahmen frühzeitig ergreifen
Nach Ansicht von André Rogge, Steuerberater bei Ecovis in Dresden, „zögern viele Unternehmen zu lange, die nötigen Maßnahmen zu ergreifen. Interne Strukturen bleiben auf dem Niveau eines Kleinunternehmens. Irgendwann geht das angesichts der Daten- und Auftragsflut nicht mehr.“ Da gehe es etwa um rechtliche und steuerliche Fragen im Export. Häufig fehlten auch geschulte Fachleute, die beispielsweise wissen, wie Rechnungen in anderen Ländern aussehen müssen. Doch auch bei Fragen zu Versicherungen fehle es oft an Know-how: In der Betriebshaftpflicht drohe bisweilen eine Unterversicherung.
Zudem sind viele Unternehmer fachlich und technisch äußerst versiert, haben aber teilweise weniger Finanz-Know-how. Eine große Gefahr stellt nach Ansicht von Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin, das Thema Zahlungsziele dar. „Bei Forderungen von einer Million Euro bedeutet ein Zahlungsziel von 30 Tagen einen zusätzlichen Vorfinanzierungsbedarf von etwa 83.000 Euro. Da kann leicht ein existenzbedrohender Liquiditätsengpass entstehen“, erklärt Olivie. Wenn aber das nötige Know-how nicht vorhanden ist, kann der betroffene Unternehmer in Verhandlungen das wichtige Thema Zahlungsziel nicht ansprechen. Auch das Wissen um Alternativen wie Factoring, also den Verkauf von Forderungen an Dritte, wodurch sich Zahlungsziele deutlich reduzieren lassen, ist oft nicht vorhanden.
Auf anderen Gebieten müssen die Strukturen im Unternehmen ebenso mitwachsen. Der Bedarf an Material steigt, der Einkauf muss professioneller arbeiten. Das Lagerhaltungssystem entspricht nicht mehr den aktuellen Anforderungen, doch die Anschaffung eines elektronischen Warenwirtschaftssystems zieht sich (zu) lange hin.
Eine große Herausforderung ist auch das Thema Digitalisierung oder generell die gesamte IT. „Vor allem kleine Betriebe arbeiten oft mit handgefertigten Excel-Tabellen. Da fehlt einfach eine einheitlich IT-Lösung, die alles bündelt. Das sorgt für Reibungsverluste“, sagt André Rogge.
Expertenwissen nutzen
Das EcovisNetzwerk bietet umfangreiche Hilfen an, doch zu lange warten sollte man nicht, bis man Experten einschaltet. „Wachstum allein ist keine Strategie. Das kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn andere Werte wie Qualität oder Nachhaltigkeit auf der Strecke bleiben“, meint Unternehmensberater Andreas Bachmeier. Wenn etwa die Qualität oder andere Faktoren das oberste Ziel darstellten, müsse man auch mal einen Auftrag liegen lassen, um die Ziele nicht zu gefährden.
Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing
Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin
Timo Skowronek , Steuerberater bei Ecovis in Hannover
André Rogge , Steuerberater bei Ecovis in Dresden
Unternehmen müssen wachsen. Nur dann bestehen sie auf Dauer und haben Erfolg. Doch häufig ist nicht das fehlende Wachstum das Problem, sondern das zu schnelle Wachstum – gerade in Phasen der Hochkonjunktur, wie sie in Deutschland seit mehreren Jahren herrscht. „Wenn Strukturen nicht entsprechend mitwachsen und vieles liegen bleibt oder einfach so weiterläuft, ,wie wir es immer gemacht haben‘, dann ist oft der Keim für künftige Probleme gelegt. Denn irgendwann ist der kritische Punkt erreicht“, beobachtet Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing.
Fachleute sind deshalb schon frühzeitig einzubeziehen und nicht erst dann, wenn Liquiditätsprobleme auftauchen. Dabei ist es oftmals schwierig, dass viele Themen lange nicht als Problem erkannt werden. „Zeit und fehlendes Fachpersonal sind die limitierenden Faktoren“, weiß Bachmeier, „wer zu uns kommt, hat die Problematik jedoch erkannt.“
Gerade bei Unternehmen, die aus kleinen Anfängen schnell wachsen, liegt oft viel zu viel Verantwortung beim Unternehmenschef – der ja auch einmal ausfallen kann. Angesichts der Vielzahl neuer Themen kann er teilweise gar nicht über alles im Detail Bescheid wissen. „Ab einer gewissen Größe ist eine zweite Führungsebene notwendig. Daran führt kein Weg vorbei“, sagt Bachmeier. Doch die Einstellung versierter Fachleute ist häufig gerade für unbekannte Newcomer schwierig. Angesichts der guten Konjunktur haben Bewerber ausgezeichnete Auswahl. Größere Betriebe bieten meist attraktivere Gehälter, geregeltere Arbeitszeiten und sind gerade in der Anfangsphase einer Karriere interessanter für den Lebenslauf. Kleinere Betriebe könnten damit punkten, schon früh Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen oder ein familiäres Klima zu bieten – wenn der Unternehmenschef wirklich dazu bereit ist.
Personalplanung vorantreiben
„Bei Einstellungen werden oftmals große Fehler gemacht“, weiß Timo Skowronek, Steuerberater bei Ecovis in Hannover. Häufig fehle ein Konzept. Schon einfache Fragen wie die, wo der oder die Neue sitzt, was man von ihm oder ihr erwartet oder welcher Kollege für die Einarbeitung zuständig ist, seien nicht geklärt. Unklar und unzureichend besprochen sind allzu oft auch die Auswirkungen auf das Betriebsklima. Weiterer Knackpunkt ist die fehlende Vorbereitung älterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die möglicherweise einen Teil ihrer bisherigen Verantwortlichkeiten abgeben oder mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten müssen. Während in vielen Betrieben neue Mitarbeiter einfach einen Schreibtisch hingestellt bekämen, übertrieben andere und mieteten langfristig riesige Büros an, die überdimensioniert seien und sich dann als zu groß erweisen.
Maßnahmen frühzeitig ergreifen
Nach Ansicht von André Rogge, Steuerberater bei Ecovis in Dresden, „zögern viele Unternehmen zu lange, die nötigen Maßnahmen zu ergreifen. Interne Strukturen bleiben auf dem Niveau eines Kleinunternehmens. Irgendwann geht das angesichts der Daten- und Auftragsflut nicht mehr.“ Da gehe es etwa um rechtliche und steuerliche Fragen im Export. Häufig fehlten auch geschulte Fachleute, die beispielsweise wissen, wie Rechnungen in anderen Ländern aussehen müssen. Doch auch bei Fragen zu Versicherungen fehle es oft an Know-how: In der Betriebshaftpflicht drohe bisweilen eine Unterversicherung.
Zudem sind viele Unternehmer fachlich und technisch äußerst versiert, haben aber teilweise weniger Finanz-Know-how. Eine große Gefahr stellt nach Ansicht von Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin, das Thema Zahlungsziele dar. „Bei Forderungen von einer Million Euro bedeutet ein Zahlungsziel von 30 Tagen einen zusätzlichen Vorfinanzierungsbedarf von etwa 83.000 Euro. Da kann leicht ein existenzbedrohender Liquiditätsengpass entstehen“, erklärt Olivie. Wenn aber das nötige Know-how nicht vorhanden ist, kann der betroffene Unternehmer in Verhandlungen das wichtige Thema Zahlungsziel nicht ansprechen. Auch das Wissen um Alternativen wie Factoring, also den Verkauf von Forderungen an Dritte, wodurch sich Zahlungsziele deutlich reduzieren lassen, ist oft nicht vorhanden.
Auf anderen Gebieten müssen die Strukturen im Unternehmen ebenso mitwachsen. Der Bedarf an Material steigt, der Einkauf muss professioneller arbeiten. Das Lagerhaltungssystem entspricht nicht mehr den aktuellen Anforderungen, doch die Anschaffung eines elektronischen Warenwirtschaftssystems zieht sich (zu) lange hin.
Eine große Herausforderung ist auch das Thema Digitalisierung oder generell die gesamte IT. „Vor allem kleine Betriebe arbeiten oft mit handgefertigten Excel-Tabellen. Da fehlt einfach eine einheitlich IT-Lösung, die alles bündelt. Das sorgt für Reibungsverluste“, sagt André Rogge.
Expertenwissen nutzen
Das EcovisNetzwerk bietet umfangreiche Hilfen an, doch zu lange warten sollte man nicht, bis man Experten einschaltet. „Wachstum allein ist keine Strategie. Das kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn andere Werte wie Qualität oder Nachhaltigkeit auf der Strecke bleiben“, meint Unternehmensberater Andreas Bachmeier. Wenn etwa die Qualität oder andere Faktoren das oberste Ziel darstellten, müsse man auch mal einen Auftrag liegen lassen, um die Ziele nicht zu gefährden.
Andreas Bachmeier, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing
Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin
Timo Skowronek , Steuerberater bei Ecovis in Hannover
André Rogge , Steuerberater bei Ecovis in Dresden
