Zwischen Sommerloch und Wirtschaftskrise geht es in vielen Doku-Abteilungen derzeit etwas ruhiger zu. Die Zeitfenster, die plötzlich offen stehen, eignen sich optimal, um wichtige Jobs zu erledigen, die bislang liegen geblieben sind. Ein guter Kandidat ist der Aufbau eines unternehmensweiten Terminologie-Managements. Wer jetzt etwas Mühe in den Aufbau einer Terminologie-Datenbank investiert, wird später durch optimierte Redaktions- und Übersetzungsprozesse effizienter arbeiten und Kosten reduzieren.
Viele Unternehmen denken beim Stichwort „Terminologie-Management“ zuerst an Datenbanken, Software-Applikationen und kostspielige Hardware – kurz: an teure Investitionen. Das Gegenteil ist der Fall: „Unternehmensweit einheitliche Begrifflichkeiten, Schreibweisen und Wordings sicherzustellen, ist keine Frage des Geldes – sondern eine Frage der Disziplin und des Engagements“, betont Dr. Markus Nickl, Geschäftsführer des Erlanger Beratungsunternehmens doctima GmbH. „Viel wichtiger als der Kauf einer mächtigen Terminologie-Management-Software ist es, dass das Thema im Unternehmen entsprechend hoch aufgehängt und von allen Mitarbeitern getragen wird.“
Unternehmen, die ein professionelles Terminologie-Management aufbauen möchten, sollten dieses daher zunächst im Workflow und in den Prozessen verankern. Hierzu gehört es:
- einen Terminologie-Verantwortlichen zu benennen und diesem die Autorität und die zeitlichen Freiräume zuzugestehen, die er für diese Aufgabe benötigt;
- das Management des Unternehmens einzubinden und mit einer Vorbildfunktion in die Pflicht zu nehmen;
- alle Mitarbeiter in allen Abteilungen für das Thema zu gewinnen und mithilfe eines Vorschlags- und Prämiensystems mit einzubeziehen;
- zu definieren, wie die Einhaltung der Terminologie-Vorgaben überwacht und durchgesetzt werden soll.
Wenn das Terminologie-Management ein Teil der Unternehmenskultur geworden ist, stellt sich die Frage, welche IT-gestützten Tools dem Verantwortlichen die Arbeit erleichtern können. „Für den Anfang reichen oft Bordmittel“, betont Markus Nickl. So eignet sich Microsoft Excel sehr gut zum Aufbau einer ersten Terminologie-Datenbank, da sich in der Tabellenstruktur parallel zu den deutschen Begriffen auch einheitliche Übersetzungen pflegen lassen. Um das Terminologie-Management in die Redaktionsprozesse einzubetten, empfiehlt Nickl, intensiv die Rechtschreibprüfung und die Benutzer-Wörterbücher von Microsoft Word zu nutzen: „Mit den Standardfunktionen von Word lassen sich bereits viele Grundanforderungen umsetzen“, so der Sprachexperte. „Wer zum Beispiel unternehmensweit die Schreibweise ‚Managementsystem‘ durchsetzen will, kann die Word-Auto-Korrektur so einstellen, dass unerwünschte Varianten wie ‚Management-System‘ und ‚Management System‘ automatisch korrigiert werden.“
Wird das Terminologie-Management vertieft in den Prozessen verankert, stoßen die Bordmittel aber an ihre Grenzen – zum Beispiel:
- wenn neben Schreibweisen auch Begriffe vorgegeben werden sollen, etwa damit durchgehend der Begriff „Kommunikationssystem“ statt „Telefonanlage“ oder „TK-Anlage“ verwendet wird;
- wenn ganze Sätze hinterlegt werden sollen, etwa um juristisch relevante Passagen stets rechtssicher zu formulieren;
- wenn Wording-Listen in spezielle Datenformate exportiert werden sollen, um sie an externe Dienstleister wie Übersetzungsbüros weiterzuleiten;
- wenn die Terminologie in mehreren Sprachen koordiniert werden soll.
Solche erweiterten Funktionen lassen sich mit Word oder Excel zwar nicht umsetzen, doch gibt es günstige Alternativen. Im Internet finden sich viele kostenlose Terminologie-Management-Programme, mit denen sich einzelne Funktionen gut abbilden lassen. Nickl rät: „Eine Google-Suche nach Begriffen wie ‚Terminologie‘, ‚Glossar‘ oder ‚Konkordanz‘ führt zu vielen interessanten Freeware- und Shareware-Tools, die den Einstieg erleichtern.“ Bei der Auswahl der Software sollten die Terminologie-Manager allerdings auf flexible Export-Funktionen und Schnittstellen achten, um ihre Wording-Listen bei wachsenden Anforderungen in ein professionelles Terminologie-Management-System überführen zu können.
Wichtig für langfristige Tragfähigkeit: Bei der Definition der Terminologie-Management-Prozesse und der Auswahl der Werkzeuge ist es oft sinnvoll, ein Beratungsunternehmen in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. „Bei solchen wichtigen Weichenstellungen können selbst kleine Fehler den langfristigen Erfolg des Projekts gefährden“, warnt Nickl. In der Praxis bedeutet dies: Kauft ein unerfahrener Mitarbeiter eine Lösung, die wichtige Schnittstellen oder Funktionen vermissen lässt, bleiben attraktive Synergie-Potenziale ungenutzt. Erfahrene Berater helfen, solche Fehler zu vermeiden und das volle Potenzial des Terminologie-Managements zu erschließen.
Viele Unternehmen denken beim Stichwort „Terminologie-Management“ zuerst an Datenbanken, Software-Applikationen und kostspielige Hardware – kurz: an teure Investitionen. Das Gegenteil ist der Fall: „Unternehmensweit einheitliche Begrifflichkeiten, Schreibweisen und Wordings sicherzustellen, ist keine Frage des Geldes – sondern eine Frage der Disziplin und des Engagements“, betont Dr. Markus Nickl, Geschäftsführer des Erlanger Beratungsunternehmens doctima GmbH. „Viel wichtiger als der Kauf einer mächtigen Terminologie-Management-Software ist es, dass das Thema im Unternehmen entsprechend hoch aufgehängt und von allen Mitarbeitern getragen wird.“
Unternehmen, die ein professionelles Terminologie-Management aufbauen möchten, sollten dieses daher zunächst im Workflow und in den Prozessen verankern. Hierzu gehört es:
- einen Terminologie-Verantwortlichen zu benennen und diesem die Autorität und die zeitlichen Freiräume zuzugestehen, die er für diese Aufgabe benötigt;
- das Management des Unternehmens einzubinden und mit einer Vorbildfunktion in die Pflicht zu nehmen;
- alle Mitarbeiter in allen Abteilungen für das Thema zu gewinnen und mithilfe eines Vorschlags- und Prämiensystems mit einzubeziehen;
- zu definieren, wie die Einhaltung der Terminologie-Vorgaben überwacht und durchgesetzt werden soll.
Wenn das Terminologie-Management ein Teil der Unternehmenskultur geworden ist, stellt sich die Frage, welche IT-gestützten Tools dem Verantwortlichen die Arbeit erleichtern können. „Für den Anfang reichen oft Bordmittel“, betont Markus Nickl. So eignet sich Microsoft Excel sehr gut zum Aufbau einer ersten Terminologie-Datenbank, da sich in der Tabellenstruktur parallel zu den deutschen Begriffen auch einheitliche Übersetzungen pflegen lassen. Um das Terminologie-Management in die Redaktionsprozesse einzubetten, empfiehlt Nickl, intensiv die Rechtschreibprüfung und die Benutzer-Wörterbücher von Microsoft Word zu nutzen: „Mit den Standardfunktionen von Word lassen sich bereits viele Grundanforderungen umsetzen“, so der Sprachexperte. „Wer zum Beispiel unternehmensweit die Schreibweise ‚Managementsystem‘ durchsetzen will, kann die Word-Auto-Korrektur so einstellen, dass unerwünschte Varianten wie ‚Management-System‘ und ‚Management System‘ automatisch korrigiert werden.“
Wird das Terminologie-Management vertieft in den Prozessen verankert, stoßen die Bordmittel aber an ihre Grenzen – zum Beispiel:
- wenn neben Schreibweisen auch Begriffe vorgegeben werden sollen, etwa damit durchgehend der Begriff „Kommunikationssystem“ statt „Telefonanlage“ oder „TK-Anlage“ verwendet wird;
- wenn ganze Sätze hinterlegt werden sollen, etwa um juristisch relevante Passagen stets rechtssicher zu formulieren;
- wenn Wording-Listen in spezielle Datenformate exportiert werden sollen, um sie an externe Dienstleister wie Übersetzungsbüros weiterzuleiten;
- wenn die Terminologie in mehreren Sprachen koordiniert werden soll.
Solche erweiterten Funktionen lassen sich mit Word oder Excel zwar nicht umsetzen, doch gibt es günstige Alternativen. Im Internet finden sich viele kostenlose Terminologie-Management-Programme, mit denen sich einzelne Funktionen gut abbilden lassen. Nickl rät: „Eine Google-Suche nach Begriffen wie ‚Terminologie‘, ‚Glossar‘ oder ‚Konkordanz‘ führt zu vielen interessanten Freeware- und Shareware-Tools, die den Einstieg erleichtern.“ Bei der Auswahl der Software sollten die Terminologie-Manager allerdings auf flexible Export-Funktionen und Schnittstellen achten, um ihre Wording-Listen bei wachsenden Anforderungen in ein professionelles Terminologie-Management-System überführen zu können.
Wichtig für langfristige Tragfähigkeit: Bei der Definition der Terminologie-Management-Prozesse und der Auswahl der Werkzeuge ist es oft sinnvoll, ein Beratungsunternehmen in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. „Bei solchen wichtigen Weichenstellungen können selbst kleine Fehler den langfristigen Erfolg des Projekts gefährden“, warnt Nickl. In der Praxis bedeutet dies: Kauft ein unerfahrener Mitarbeiter eine Lösung, die wichtige Schnittstellen oder Funktionen vermissen lässt, bleiben attraktive Synergie-Potenziale ungenutzt. Erfahrene Berater helfen, solche Fehler zu vermeiden und das volle Potenzial des Terminologie-Managements zu erschließen.
