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Lieferantenanbindung bleibt größte Herausforderung in der Optimierung des Rechnungseingangs

Itella Befragung ergab: Handlungsbedarf existiert besonders bei Eingangsrechnungen

(PresseBox) (Frankfurt, )
Die Akzeptanz für elektronische Rechnungsprozesse steigt kontinuierlich. Dennoch herrscht auch und gerade im besonders teuren und aufwändigen Rechnungseingang noch großer Nachholbedarf, so das Ergebnis einer Umfrage, die Itella unter den Vertretern großer Unternehmen auf der diesjährigen DMS EXPO in Köln durchführte. Denn gerade im Rechnungseingang und seiner Verknüpfung mit dem Einkauf eines Unternehmens steckt großes Potenzial. Bis zu zwei Drittel der Prozesskosten kann ein Unternehmen einsparen, wenn es im Rechnungseingang sein volles Optimierungspotenzial ausschöpft.

Doch selbst auf der Fachmesse für elektronisches Dokumentenmanagement erhält nur ein Drittel der Unternehmen mehr als 10 Prozent der Eingangsrechnungen schon heute elektronisch. Im Vergleich ist dieser Wert allerdings überdurchschnittlich und wird im Durchschnitt der deutschen Unternehmen bei Weitem nicht erreicht. Als Grund für den geringen e-Anteil im Rechnungseingang gab mit 26 Prozent der Großteil der befragten Experten die mangelnde Bereitschaft oder Fähigkeit ihrer Lieferanten an, auf e-Rechnungen umzustellen. Technische Hürden stellten dagegen für nur 17 Prozent der Befragten ein Hindernis dar.

„Im Bezug auf das Thema elektronische Rechnungen wurde in den vergangenen Jahren viel Aufklärungsarbeit in Deutschland geleistet. Die technischen Hürden, die viele Unternehmen noch immer sehen, stellen gerade in der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister kein Problem mehr dar“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Die Befragung hat aber gezeigt, dass es insbesondere an der Anbindungskompetenz gegenüber Lieferanten mangelt. Hier können Unternehmen am einfachsten zusammen mit professionellen, erfahrenen Dienstleistern Überzeugungsarbeit leisten und brachliegende Optimierungspotenziale nutzen. Der Dienstleister kann auch Strategien und professionelle Lösungen anbieten, um die Lieferantenanbindung erheblich zu erleichtern und selbst aktiv zu fördern. Denn im Endeffekt profitieren sowohl der Rechnungsversender als auch der Empfänger von der Digitalisierung der Prozesse.“

Auch die Verknüpfung mit einen e-Procurement-System, welches immerhin bereits bei rund 50 Prozent der befragten Unternehmen im Einsatz ist, bietet eine direkte, übergreifende Prozessoptimierung. In 70 Prozent der Fälle existiert laut Befragung jedoch noch immer eine strikte Trennung zwischen den Finanzprozessen und dem elektronischen Einkauf. „Das ist der falsche Ansatz“, so Schlotmann weiter. „Auf Basis eines solchen Systems wäre es leicht möglich, e-Invoicing mit der Lösung zu verbinden und einen automatischen, elektronischen Abgleich der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Damit spart das Unternehmen nicht nur Erfassungs-, sondern auch Kontrollaufwand.“


Weitere Ergebnisse der Umfrage:
• 52 Prozent der Befragten sehen die Hauptanforderung an einen guten Rechnungseingangsprozess in der Sicherheit, 39 Prozent in der Geschwindigkeit. Nur knapp acht Prozent fokussieren im Rechnungseingangsprozess Transparenz und Gesetzeskonformität.
• In 52 Prozent der befragten Unternehmen sind mehr als zehn Mitarbeiter mit dem Bearbeiten der Eingangsrechnungen beschäftigt, in zehn Prozent der Unternehmen sogar über 100. Die große Streuung lässt sich dabei nicht nur durch unterschiedliche Unternehmensgrößen, sondern auch Prozessdefinitionen erklären. So betrachten einige Unternehmen nur die unmittelbare Bearbeitung in der Buchhaltung, andere den kompletten Prozessaufwand inklusive den Prüfungs- und Freigabeaktivitäten in Fachabteilungen.
• 59 Prozent der befragten Unternehmen nutzen bereits einen elektronischen Umlauf- und Freigabeworkflow. Rund 50 Prozent scannen die postalisch eingehenden Rechnungen zur weiteren Bearbeitung ein. Im bundesweiten Schnitt liegt dieser Wert allerdings bei nur rund 12 Prozent.

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Itella Information ist Europas führender Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik, insbesondere im Bereich der Optimierung von Rechnungsprozessen. Das Unternehmen bietet eine einzigartige Kombination aus rund 40 Jahren Erfahrung im klassischen Archiv- und Print-Outsourcing und modernster Technologie für den elektronische Dokumenten- und Datenaustausch sowie das e-Invoicing. Itella Information, ein Geschäftsbereich der Itella Corporation (vormals Finland Post Corporation), agiert mit über 1.900 Mitarbeitern in derzeit 15 europäischen Ländern und erzielte 2008 einen Umsatz von über 250 Millionen Euro. In Deutschland ist Itella Information in den drei Niederlassungen Düsseldorf, Frankfurt am Main und München aktiv. Weitere Informationen sind unter www.itella.de, www.itella.com und www.rechnungslogistik.de zu finden.

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