Anfang Januar meldete das Bundeswirtschaftsministerium einen weiteren Rückgang im Auftragsplus der deutschen Industrie. Demnach hat der vielbeschriebene Aufholprozess gegenwärtig wohl an Dynamik verloren. Dennoch gehen Experten wie etwa das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung in ihrer aktuellen Konjunkturprognose davon aus, dass Deutschland die Krise schneller überwinden könnte als vielfach erwartet. Doch solange die klammen Zeiten noch andauern, bleiben auch Kosteneinsparungen noch immer das bestimmende Thema. Gerade in der IT und artverwandten Prozessen verfechten viele Unternehmen das Minimalprinzip. Dieses besagt, dass ein bestimmtes vorgegebenes Ziel unter Einsatz geringstmöglicher Mittel erreicht werden soll. Oder anders gesagt: die gewünschten ITgestützten Prozesse und Services sollen bei gleichbleibend guter Qualität möglichst wenig kosten und geringen Aufwand mit sich bringen. Doch liegen gerade in sogenannten Nebenprozessen wie etwa der Rechnungslogistik große Potentiale, die sich einfach ausschöpfen lassen, und in schwierigen Zeiten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen können.
Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella, gibt Hinweise, wie Unternehmen mit dieser Situation umgehen können:
1. Standardisierung spart Kosten und ebnet den Weg
Als Unternehmen sollte man sich Gedanken machen, was wirklich nötig ist: Etwa, ob Rechnungen, Mahnungen oder Geschäftspost auf ganz verschiedenen, aufwändig produzierten und bereitgestellten Briefbögen separat gedruckt werden. Oder ob hier nicht eher ein einheitliches weißes Papier und ein kosteneffizienter, moderner Farbdruck für Logo und Briefkopf angebrachter wäre? Was wie ein banales Beispiel klingt, ist im Hinblick auf den Austausch von Rechnungen in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Auch teure Werbebeilagen lassen sich heute zu geringeren Kosten und höherem Wirkungsgrad durch in Geschäftsbriefe integrierte Werbebotschaften und bilder ersetzen. Gerade die Standardisierungs- und Automatisierungspotentiale sind hier noch nicht ausgeschöpft. Ein großer Fehler, denn birgt dies nicht nur große Einsparpotenziale, sondern schafft auch die Grundlage für eine langfristige und effiziente Optimierung der gesamten Rechnungslogistik-Prozesse.
2. Bündelung der Prozesse
Gerade im Konzern, aber auch im Mittelstand ist die Finanzbuchhaltung oft auf mehrere Standorte verteilt. Egal ob im Rechnungseingang oder ausgang, eine Bündelung der Prozesse, bis hin zu Shared Service Centern, bietet Chancen, die Effektivität deutlich zu steigern. Im Zuge einer Bündelung können Datenströme auch direkt digitalisiert werden und so die Umlaufgeschwindigkeit der Rechnungen im Unternehmen weiter erhöhen und die Kosten senken. Eingangsrechnungen etwa können bei Empfang eingescannt und intelligent ausgelesen und so direkt in einen digitalisierten Workflow zur Freigabe übergeben werden. Das spart sofort Zeit und Geld.
Dass Automatisierung und Standardisierung von Prozessen oder aber deren Bündelung derzeit nicht oberste Priorität haben, zeigen aktuelle Studien, etwa der buw-Unternehmensgruppe gemeinsam mit PricewaterhouseCoopers. Und dennoch sind diese zusammen mit einem Dienstleister wie etwa Itella schnell und einfach umzusetzen, ohne dabei auf Zuverlässigkeit, Servicequalität oder Flexibilität zu verzichten. Übergibt ein Unternehmen die Rechnungslogistikprozesse an einen Dienstleister, variabilisiert es damit auf einen Schlag die anfallenden Kosten. Bei eher limitiertem Auftragsniveau übernimmt der Dienstleister die Prozesse zuverlässig und kann die Produktion im Posteingang wie ausgang mit steigendem Auftragsaufkommen flexibel und schrittweise anpassen. So spart ein Unternehmen nicht nur direkt Kosten und verschlankt seine Prozesse, vielmehr macht es sich fit für die Zukunft, indem es auf flexible, skalierbare Lösungen setzt und auch eine zunehmende Digitalisierung nicht außer Acht lässt!
Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella, gibt Hinweise, wie Unternehmen mit dieser Situation umgehen können:
1. Standardisierung spart Kosten und ebnet den Weg
Als Unternehmen sollte man sich Gedanken machen, was wirklich nötig ist: Etwa, ob Rechnungen, Mahnungen oder Geschäftspost auf ganz verschiedenen, aufwändig produzierten und bereitgestellten Briefbögen separat gedruckt werden. Oder ob hier nicht eher ein einheitliches weißes Papier und ein kosteneffizienter, moderner Farbdruck für Logo und Briefkopf angebrachter wäre? Was wie ein banales Beispiel klingt, ist im Hinblick auf den Austausch von Rechnungen in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Auch teure Werbebeilagen lassen sich heute zu geringeren Kosten und höherem Wirkungsgrad durch in Geschäftsbriefe integrierte Werbebotschaften und bilder ersetzen. Gerade die Standardisierungs- und Automatisierungspotentiale sind hier noch nicht ausgeschöpft. Ein großer Fehler, denn birgt dies nicht nur große Einsparpotenziale, sondern schafft auch die Grundlage für eine langfristige und effiziente Optimierung der gesamten Rechnungslogistik-Prozesse.
2. Bündelung der Prozesse
Gerade im Konzern, aber auch im Mittelstand ist die Finanzbuchhaltung oft auf mehrere Standorte verteilt. Egal ob im Rechnungseingang oder ausgang, eine Bündelung der Prozesse, bis hin zu Shared Service Centern, bietet Chancen, die Effektivität deutlich zu steigern. Im Zuge einer Bündelung können Datenströme auch direkt digitalisiert werden und so die Umlaufgeschwindigkeit der Rechnungen im Unternehmen weiter erhöhen und die Kosten senken. Eingangsrechnungen etwa können bei Empfang eingescannt und intelligent ausgelesen und so direkt in einen digitalisierten Workflow zur Freigabe übergeben werden. Das spart sofort Zeit und Geld.
Dass Automatisierung und Standardisierung von Prozessen oder aber deren Bündelung derzeit nicht oberste Priorität haben, zeigen aktuelle Studien, etwa der buw-Unternehmensgruppe gemeinsam mit PricewaterhouseCoopers. Und dennoch sind diese zusammen mit einem Dienstleister wie etwa Itella schnell und einfach umzusetzen, ohne dabei auf Zuverlässigkeit, Servicequalität oder Flexibilität zu verzichten. Übergibt ein Unternehmen die Rechnungslogistikprozesse an einen Dienstleister, variabilisiert es damit auf einen Schlag die anfallenden Kosten. Bei eher limitiertem Auftragsniveau übernimmt der Dienstleister die Prozesse zuverlässig und kann die Produktion im Posteingang wie ausgang mit steigendem Auftragsaufkommen flexibel und schrittweise anpassen. So spart ein Unternehmen nicht nur direkt Kosten und verschlankt seine Prozesse, vielmehr macht es sich fit für die Zukunft, indem es auf flexible, skalierbare Lösungen setzt und auch eine zunehmende Digitalisierung nicht außer Acht lässt!
